Samorządy deklarują, że zdążą przed ustawowym terminem, ale nie wszędzie złożono wnioski o elektroniczne adresy do doręczeń i rozpoczęto prace nad dostosowaniem wewnętrznych procedur.

Jednostki samorządu terytorialnego są jednymi z tych podmiotów, które są zobowiązane do stosowania krajowego systemu doręczeń elektronicznych już od 10 grudnia br. Termin ten dotyczy również niektórych zawodów zaufania publicznego – m.in. adwokatów, radców prawnych czy notariuszy. Docelowo obowiązek korzystania z systemu obejmie wszystkie instytucje publiczne i firmy zarejestrowane w KRS i CEIDG. E-doręczenia, będące elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, mają usprawnić i zwiększyć bezpieczeństwo korespondencji wymienianej przez obywateli, urzędy i firmy.

Pierwszym krokiem do uruchomienia usługi jest złożenie wniosku o adres do e-doręczeń. Ministerstwo Cyfryzacji (MC) informuje, że jak na razie zdecydował się na to niewielki procent podmiotów publicznych objętych grudniowym terminem. Jak dowiedział się DGP, część gmin rzeczywiście czeka z uruchomieniem e-doręczeń (patrz: infografika). Niektóre samorządy zgłaszają problemy ze stabilnością rządowego środowiska testowego, zwracają uwagę na dodatkowe koszty generowane przez nowy system i czekają z uruchomieniem usługi do ustawowego terminu.

Ministerstwo pospiesza, niektóre urzędy czekają

Resort cyfryzacji zachęca do jak najszybszego składania wniosków o adresy do e-doręczeń i przypomina, że nie ma obowiązku aktywowania ich przed 10 grudnia.

– Pracownicy boją się, że zrobią coś źle i będą musieli obsługiwać e-doręczenia przed 10 grudnia, więc chcą to odłożyć na ostatni możliwy termin – ocenia Patrycja Grebla-Tarasek ze Związku Powiatów Polskich, która prowadzi dla urzędników szkolenia dotyczące wdrożenia i obsługi e-doręczeń.

Ekspertka zwraca uwagę, że nie zawsze złożenie wniosku jest łatwe. Brakuje takiej opcji dla jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego. – Jest też kwestia dotycząca rozumienia definicji podmiotu publicznego na gruncie ustawy. Chodzi o ostateczne rozstrzygnięcie, czy jednostka samorządu terytorialnego, np. powiat, i urząd ją obsługujący powinny mieć dwa osobne adresy do e-doręczeń czy też jeden – dodaje Patrycja Grebla-Tarasek.

Ścieżką proponowaną przez MC poszedł m.in. Lublin, który ma już adres, ale aktywację planuje na ostatni dzień roboczy przed ustawowym terminem, podobnie jest w Łodzi, która zamierza zrobić to w połowie grudnia. W samym tym mieście przeszkolono już ok. 1000 pracowników. W Opolu, które jest w trakcie składania wniosku, przeszkolono już pracowników koordynujących wdrożenie e-doręczeń, a do 10 grudnia jest planowane przeszkolenie wszystkich urzędników. Tam, gdzie gminy uzyskały już adres, trwa również dostosowywanie wewnętrznych procedur, co również zaleca ministerstwo – w Łodzi jest przygotowywana zmiana zarządzenia prezydenta miasta w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych. Praktyka jest jednak różna. „Wewnętrzne procedury obiegu korespondencji nie będą wymagały zmian ze względu na elastyczność tych przepisów. Urząd od wielu lat odbierał i wysyłał już korespondencję elektroniczną za pośrednictwem ePUAP. Adres do e-doręczeń będzie de facto kolejną elektroniczną skrzynką podawczą, w pewnych przypadkach stosowaną obligatoryjnie” – informują urzędnicy z Białegostoku.

Wątpliwości samorządów

Na problemy ze stabilnością środowiska testowego udostępnionego przez resort cyfryzacji zwraca uwagę Unia Metropolii Polskich.

– Nie możemy jeszcze w pełnym zakresie testować systemu, zwłaszcza integracji systemu kancelaryjnego EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentacją – przyp. red.) z systemem e-doręczeń – potwierdza Joanna Żabierek, rzecznik prasowy prezydenta Poznania i urzędu miasta.

Samorządy zwracają uwagę, że dopiero pod koniec października MC wydało stanowisko, w którym stwierdza, że po 10 grudnia br. doręczanie korespondencji za pośrednictwem ePUAP będzie prawnie skuteczne (platforma zostanie wygaszona w 2029 r.). W przypadku korespondencji kierowanej z urzędu do obywatela przez ePUAP – w przeciwieństwie do e-doręczeń – nie będzie jednak działała tzw. fikcja doręczenia – w przypadku braku potwierdzenia odbioru organ będzie musiał podjąć ponowną próbę doręczenia za pośrednictwem e-doręczeń lub w formie papierowej.

– Funkcjonowanie obok siebie dwóch systemów będzie powodowało chaos, kiedy doręczenie jest skuteczne na gruncie KPA, a kiedy nie – komentuje Patrycja Grebla-Tarasek.

Andrzej Wojewódzki, sekretarz miasta Lublin, przypomina, że obecnie adres do doręczeń elektronicznych (ADE) nie ma usług, które są dostępne na ePUAP, więc do momentu przeniesienia wszystkich funkcjonalności te dwie formy doręczeń powinny być równoważne. Wskazuje również, że nowy system, poza kosztami integracji systemów czy szkoleń, będzie również generował wydatki w zakresie samej obsługi wysyłki.

– Do tej pory korespondencja przez ePUAP była bezpłatna, natomiast poprzez ADE za wszystkie przesyłki kierowane do podmiotów niepublicznych, w tym osób fizycznych, obowiązuje opłata 5,41 zł brutto za każde 15 MB – podkreśla Andrzej Wojewódzki.

To pociąga za sobą z kolei problem z oszacowaniem tych kosztów, ponieważ – jak zaznacza Marta Bartoszewicz, rzeczniczka prasowa Urzędu Miasta Olsztyna – gminy nie mają wiedzy, do ilu osób będzie kierowana wysyłka poprzez e-doręczenia. Samorządom nie podoba się również, że teraz to podmiot publiczny będzie sprawdzał, czy dana osoba lub inna instytucja czy firma posiada adres do e-doręczeń, odwrotnie niż jest to w przypadku platformy ePUAP.

– To oznacza, że adresat każdego dokumentu wymagającego potwierdzenia dostarczenia musi zostać zweryfikowany przez urzędnika w bazie adresów elektronicznych (BAE), co znacząco może wydłużyć postępowanie z korespondencją wychodzącą – mówi Marta Stachowiak, rzeczniczka prasowa prezydenta miasta Bydgoszczy.©℗

Harmonogram wdrażania e-doręczeń w podmiotach publicznych / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe