Wyjazd urzędnika gminy poza miejscowość pojazdem służbowym wymaga delegowania

Regionalna izba obrachunkowa zarzuciła burmistrzowi, że nie wystawia poleceń wyjazdu służbowego w związku z podróżami pojazdami służbowymi. Uzasadniamy to w większości przypadków brakiem konieczności wypłacania pracownikom należności w związku z taką podróżą. Czy więc pisemne delegowanie jest zawsze konieczne?

Podstawowe reguły dotyczące relacji prawnych pomiędzy pracodawcą samorządowym a pracownikiem samorządowym zawarto w ustawie o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). W art. 7 u.p.s. postanowiono m.in., że czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za jednostki, o których mowa w art. 2, z zastrzeżeniem art. 8 ust. 2, art. 9 ust. 2 i 3 oraz art. 10 ust. 2 i 3, wykonują:

1) wójt (burmistrz, prezydent miasta) ‒ wobec zastępcy wójta (burmistrza, prezydenta miasta), sekretarza gminy, skarbnika gminy oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;

2) przewodniczący zgromadzenia związku jednostek samorządu terytorialnego ‒ wobec członków zarządu tego związku;

3) wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego ‒ wobec pozostałych pracowników urzędu oraz wobec kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych innych niż wymienione w pkt 1 i 2;

4) kierownik jednostki organizacyjnej – za inne niż wymienione w pkt 1‒3 jednostki.

Wyjazd służbowy

Znaczenie ma również art. 775 kodeksu pracy. Z tego przepisu wynika m.in., że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Przepis wskazuje też, że minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju ‒ walutę, w jakiej będą ustalane dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Na podstawie tej dyspozycji minister pracy i polityki społecznej wydał rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie). W par. 2 rozporządzenia postanowiono, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanych w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Co do podróży służbowych krajowych warto przypomnieć, że zgodnie z par. 6 rozporządzenia miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Kiedy należności

Co jednak istotne, nie zawsze wyjazd służbowy musi się wiązać z koniecznością wypłaty należności na rzecz osoby (pracownika) odbywającego tę podróż. Na te kwestie zwrócono również uwagę w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z 2 października 2023 r. (znak RIO.V.6001-1/23, https://bip.bialystok.rio.gov.pl). W podanym dokumencie stwierdzono „zaniechanie wystawiania poleceń wyjazdu służbowego w związku z podróżami odbywanymi pojazdami służbowymi. W rozumieniu art. 775 par. 1 kodeksu pracy podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Podróżą służbową pracownika Urzędu Gminy (…) jest więc każdy wyjazd w celach służbowych poza miejscowość”.

Jednocześnie RIO stwierdziła, że według przepisów rozporządzenia podróż służbowa nie musi w każdym przypadku oznaczać konieczności wypłaty należności na rzecz osoby odbywającej tę podróż. Jednocześnie podkreślono, że: „Nie oznacza to jednak, że odbywana podróż przestaje przez to być podróżą służbową, a w efekcie, że możliwe jest pominięcie wymogów w zakresie formalnego delegowania pracownika przez osobę upoważnioną do zlecenia podróży. Formalne delegowanie w podróż służbową jest bowiem warunkiem niezbędnym nie tylko dla wypłaty należności pracownikowi, ale także do tego, aby np. uzasadnić jego nieobecność w miejscu pracy”. W ramach wniosku pokontrolnego nakazano jednostce zapewnić odbywanie podróży służbowych pojazdami służbowymi na podstawie pisemnego polecenia wyjazdu.

Podsumowując, należy stwierdzić, że polecenie wyjazdu służbowego w związku z podróżą służbową powinno być wystawione przez pracodawcę samorządowego niezależnie od tego, czy wiąże się to z wypłatą należności dla pracowników samorządowych, czy też nie. W opisanych okolicznościach pracownikowi należy zatem każdorazowo wystawić pisemne polecenie wyjazdu służbowego, więc zarzuty stawiane przez RIO są prawnie uzasadnione. ©℗