Inwentaryzacja roczna w jednostkach w ośmiu krokach

W naszej jednostce budżetowej ma zostać przeprowadzona obowiązkowa coroczna inwentaryzacja, ale kierownik nie wydał jeszcze odpowiedniego zarządzenia. Jakie czynności należy wykonać, aby się do niej dobrze przygotować? Czy można wykorzystać dokumenty z ubiegłego roku?

Od października jednostki, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, mogą wystartować z inwentaryzacją. Trzeba ją bowiem rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć 15 stycznia następnego roku. Generalnie należy jej dokonać na dzień bilansowy. Inwentaryzacja to najlepsze narzędzie do zweryfikowania prawdziwej ilości i jakości aktywów jednostki oraz źródeł ich finansowania. Ma na celu stwierdzenie stanu rzeczywistego aktywów i pasywów, porównanie go ze stanem ewidencyjnym oraz zidentyfikowanie i wyjaśnienie różnic.

Przeprowadzenie inwentaryzacji jest obowiązkiem kierownika jednostki, także jednostki sektora finansów publicznych, co wynika z art. 26–27 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.). Niestety, ustawa ta wskazuje tylko zasady inwentaryzacji (jej rodzaje, zakres, terminy i częstotliwość oraz zasady ujęcia wyników). Dlatego warto posiłkować się stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, a także Krajowym Standardem Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”. Jak widać, wypełnienie obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji nie jest proste, warto więc się do tego odpowiednio przygotować. Wtedy mamy pewność, że wszystko odbędzie się sprawnie i terminowo.

Krok 1. Ocena przydatności składników majątku

Jedną z pierwszych czynności przed przystąpieniem do inwentaryzacji powinno być sprawdzenie, czy środki trwałe i pozostałe środki trwałe w użytkowaniu mają oznakowanie pozwalające na ich pełną identyfikację oraz ocenę przydatności. Może się zdarzyć, że go nie mają, wtedy trzeba je oznakować zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych w danej jednostce. Następnie należy przystąpić do oceny przydatności poszczególnych składników majątkowych i dokonać likwidacji składników nienadających się do dalszego użytkowania z powodu uszkodzenia, zniszczenia lub wyeksploatowania, w trybie określonym np. w zarządzeniu na temat gospodarowania majątkiem trwałym danej jednostki. Protokół likwidacji środków trwałych (środków trwałych w używaniu) powinien zawierać:

• datę zniszczenia,
• nazwę, rodzaj i cechy identyfikujące składnik majątku ruchomego,
• przyczynę zniszczenia,
• podpisy z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska osób upoważnionych do podpisywania protokołu.

Na tym etapie pozostaje jeszcze ustalenie, czy osoby dysponujące poszczególnymi składnikami mienia jednostki przyjęły na piśmie materialną odpowiedzialność za te składniki.

Krok 2. Analiza dotychczasowej instrukcji

Instrukcja inwentaryzacyjna jest dokumentem wewnętrznym jednostki, który wprowadza się na podstawie zarządzenia (lub decyzji) kierownika jednostki, określając moment, od którego zacznie obowiązywać. Dokument instrukcji wraz ze wzorami dokumentów inwentaryzacyjnych powinien stanowić załącznik do tego zarządzenia. Jeśli dana jednostka ma już taką instrukcję inwentaryzacyjną z minionych lat, to obecnie warto przyjrzeć się jej treści i ewentualnie dokument tylko zaktualizować poprzez dokonanie odpowiednich zmian.

Ponadto należy zwrócić uwagę na wszelkie różnice pojawiające się w poszczególnych instrukcjach dotyczących inwentaryzacji. Chodzi tu także o instrukcje szczegółowe dotyczące druków ścisłego zarachowania, magazynu czy kasy. Warto również uprościć procedury, o ile jest to możliwe.

Warto również zauważyć, że, jak wskazał Komitet Standardów Rachunkowości w zaleceniach dotyczących inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, instrukcja inwentaryzacyjna ma stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Należy się więc zastanowić, jakie rozwiązanie jest najlepsze dla danej jednostki i jak np. powinien wyglądać obieg dokumentów inwentaryzacyjnych. Przy okazji aktualizacji instrukcji warto się nad tym zastanowić. Wtedy potem wszyscy zainteresowani ‒ w zależności od rozwiązań przyjętych w wewnętrznych aktach prawnych – będą widzieć, że np. arkusze spisów z natury i protokoły inwentaryzacyjne za pośrednictwem komisji inwentaryzacyjnej lub wprost od zespołów spisowych trafiają do księgowości. Najczęściej to przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przekazuje arkusze spisowe głównemu księgowemu, który zarządza wycenę składników majątkowych.

Przykładowy obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczeń różnic inwentaryzacyjnych może być następujący:

1) przekazanie arkuszy spisu z natury i innych materiałów z inwentaryzacji przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej,

2) przekazanie głównemu księgowemu przez przewodniczącego komisji skontrolowanych pod względem formalnym i rachunkowym materiałów z inwentaryzacji,

3) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i przekazanie komisji zestawień różnic inwentaryzacyjnych,

4) powiadomienie o stwierdzonych różnicach osób materialnie odpowiedzialnych i złożenie pisemnych wyjaśnień przez te osoby,

5) opracowanie protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych przez komisję i przedłożenie kierownikowi wniosków do akceptacji (nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od zakończenia inwentaryzacji),

6) ujęcie w księgach rachunkowych wyników rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych (w następnym miesiącu po terminie inwentaryzacji, nie później jednak niż z datą ostatniego dnia roku).

Krok 3. Wsparcie informatyczne

Spis z natury jest często pracochłonny, a zwłaszcza jeśli chodzi o inwentaryzację zapasów. Dlatego można w jednostce rozważyć wsparcie informatyczne przy tych czynnościach. Jak wskazuje Krajowy Standard Rachunkowości w swoim stanowisku w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów – informatyczne wspomaganie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury przyspiesza przebieg spisu i zmniejsza ryzyko błędów. Wspomaganie może polegać m.in. na:

a) elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej, przede wszystkim arkuszy spisowych;

b) korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych, w szczególności zapewniających bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych;

c) przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń – skanerów, pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów stanowiących przedmiot spisu odpowiednimi kodami (oznaczeniami) identyfikującymi; skanery stosuje się do identyfikacji i liczenia składników zapasów (nie zapewniają one ustalenia wagi ani objętości); kolejne etapy spisu (sporządzanie arkuszy, ustalanie różnic) również następują z użyciem oprogramowania.

Stanowisko KSR zawiera też wskazówkę, że przed samym przed przystąpieniem do spisu niezbędne jest uzgodnienie danych o zapasach zapisanych w skanerach z centralną bazą danych (bieżącą ewidencją księgową) i autoryzacja członków zespołu spisowego, aby umożliwić im korzystanie ze skanerów. Uzgodnienie dotyczy symboli (indeksów) składników zapasów, jednostek miary i ewentualnie opisu ich cech i lokalizacji, jeżeli są one weryfikowane podczas spisu. W czasie spisu zespół spisowy skanuje kody i weryfikuje odczytane przez skaner szczegółowe informacje o spisywanym składniku zapasów, np. jego cechy zewnętrzne, termin przydatności, umiejscowienie w magazynie. Stany i kody (oznaczenia) identyfikujące składniki zapasów są automatycznie zapisywane w pamięci skanerów, przy czym zespół spisowy nie ma możliwości ich modyfikowania. Po zakończeniu spisu wynik skanowania jest przekazywany do centralnego systemu informatycznego w celu sporządzenia arkuszy spisowych lub równoważnych im dokumentów.

Ujawnione w trakcie spisu składniki zapasów o kodach nieujętych w bazie danych skanerów lub pozbawione kodu są spisywane według ogólnych zasad na papierowym arkuszu spisowym. Dokumenty spisowe są podpisywane elektronicznie albo tradycyjnie w zależności od przyjętego w systemie sposobu autoryzacji.

Krok 4. Zarządzenie kierownika

Na kierowniku jednostki spoczywa obowiązek wydania zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Ma ono określać terminy poszczególnych czynności i osoby za nie operacyjnie odpowiedzialne. Takie zarządzenie jest wydawane regularnie co roku, kierownik wskazuje w nim czas trwania inwentaryzacji, który musi być zgodny z terminami wynikającymi z przepisów. Ponadto ustala skład komisji inwentaryzacyjnej, a także podział całego spisu z natury na poszczególne pola spisowe, do których przydziela zespoły spisowe oraz kontrolerów każdego zespołu spisowego.

wzór 1

Inwentaryzacje niezapowiedziane zarządza się w odrębnym trybie i na podstawie odrębnego planu inwentaryzacji niezapowiedzianych, a nawet incydentalnie poza planem.

Krok 5. Opracowanie harmonogramu

Harmonogram inwentaryzacji to dokument uzupełniający do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji. Zapewnia on skuteczność przeprowadzenia inwentaryzacji w określonych z góry terminach. Umożliwia to sporządzenie sprawozdania finansowego w wyznaczonym ustawowo czasie. Harmonogram inwentaryzacji jest tworzony najczęściej na potrzeby jednego roku obrotowego. W dużych jednostkach plany inwentaryzacji mogą być tworzone na kilka lat. Obejmuje on wykaz poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych, jakie kolejno mają być podejmowane na etapie przygotowawczym, spisowym oraz rozliczeniowym. Harmonogram inwentaryzacji drogą spisu z natury zawiera wykaz (nazwy) pól spisowych, daty (w których będzie przeprowadzany w nich spis z natury) oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach.

wzór 2

Krok 6. Plan sytuacyjny

Warto też zastanowić się nad przygotowaniem planu sytuacyjnego (mapy terenu jednostki), który zawierał będzie odpowiednio nazwane miejsca składowania poszczególnych rodzajów zapasów w jednostce z podaniem osób za nie odpowiedzialnych i określeniem asortymentów (rodzajów) zapasów składowanych w tych miejscach. Posiadanie aktualnego planu sytuacyjnego ułatwia wyodrębnienie pól spisowych, zwłaszcza w jednostkach o zróżnicowanym asortymencie zapasów i wielu miejscach ich składowania. Pozwoli to na właściwy dobór osób do zespołu spisowego i wyznaczenie pola spisowego, którego wielkość umożliwi przeprowadzenie spisu z natury w ciągu jednego dnia.

Krok 7. Powołanie komisji

Kolejnym etapem jest powołanie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych. Osoby wchodzące w skład zespołu spisowego nie powinny mieć informacji o wynikających z ewidencji księgowej ilościach inwentaryzowanych składników majątku. Nie powinny to być więc osoby: odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury, prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury, niebędące w stanie ‒ z innych względów ‒ zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Zazwyczaj w skład komisji inwentaryzacyjnej wchodzą co najmniej dwie, trzy osoby. Jednak można zastanowić się nad zmniejszeniem tej liczby. Taką możliwość daje stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Jest tam zalecenie, aby w jednostkach o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób czynności spisowe przeprowadzała jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób. Jeśli jednostka wprowadzi odpowiednie procedury zapewniające rzetelność i prawidłowość spisu, to można powołać jednoosobowe zespoły także w większych jednostkach. Liczbę i skład zespołu spisowego reguluje się w przepisach wewnętrznych i tu, jeśli jest to uzasadnione, można zastosować pewne uproszczenia. Oczywiście o ile będą też wprowadzone odpowiednie procedury. Na przykład jeżeli spisu dokonuje jedna osoba, to każde pole spisowe po zakończeniu czynności, a przed otwarciem magazynu, powinno być kontrolowane przez jednego z trzech specjalnie powołanych kontrolerów spisowych.

Kierownik jednostki (lub osoba odpowiedzialna) powołuje też przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który powinien czuwać nad rzetelnym przeprowadzeniem spisu z natury i nad przebiegiem innych czynności związanych z inwentaryzacją.

W przypadku istnienia składników majątku, których wartość ustala się na podstawie obmiaru lub szacunku (np. zapasy węgla przechowywane w pryzmach), do ich pomiaru powołuje się odrębną komisję, której członkowie mają odpowiednie uprawnienia. Odrębna komisja powinna zostać powołana również do wyceny niepełnowartościowych składników majątku jednostki.

Krok 8. Przeszkolenie pracowników

Warto przed rozpoczęciem inwentaryzacji przeszkolić wszystkie osoby zajmujące się jej przeprowadzeniem. Zwiększy to z pewnością skuteczność, poprawność oraz zgodność z obowiązującymi przepisami przeprowadzania czynności inwentaryzacyjnych. Obowiązek ten wynika z instrukcji inwentaryzacyjnej i zarządzenia wewnętrznego kierownika jednostki (lub jednego z tych dokumentów).

Szkolenie dotyczy członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych. Często jednak biorą w nim udział także osoby zatrudnione przy inwentaryzacji sald środków pieniężnych w bankach oraz rozrachunków inwentaryzowanych za pomocą potwierdzeń sald, przy inwentaryzacji pozostałych aktywów i pasywów inwentaryzowanych w drodze porównania i weryfikacji stanów ewidencyjnych z dokumentacją, pozostali pracownicy księgowości, kontrolerzy spisowi, a zwłaszcza osoby materialnie odpowiedzialne za inwentaryzowane składniki. Ponadto w szkoleniu mogą wziąć udział osoby przewidziane na ewentualne zastępstwo. Przedmiotem szkolenia są zagadnienia przygotowania, techniki, dokumentacji oraz przebiegu spisów i innych czynności inwentaryzacyjnych.

Metody i zakres szkolenia wybierze kierownik jednostki. Obecnie warto zastanowić się nad przeprowadzeniem takiego szkolenia zdalnie.©℗