Urząd przyjmujący wniosek ma pilnować, czy ofertę zatwierdziły osoby uprawnione

Regionalna izba obrachunkowa podważyła udzielenie dotacji w trybie otwartego konkursu ofert dla stowarzyszenia prowadzącego orkiestrę miejską. Uznała za wadliwe przyjęcie przez nasz urząd gminy oferty, która była podpisana jedynie przez prezesa stowarzyszenia, podczas gdy według zapisów w Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenia ma on składać wspólnie ze skarbnikiem. Czy rzeczywiście to błąd, który unieważnia dotację? Czy można się odwołać od ustaleń RIO?

Z kontekstu pytania należy wnioskować, że chodzi o dotacje udzielane w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (dalej: u.d.p.p.w.). W jej art. 13 ust. 1‒2 postanowiono, że organ administracji publicznej zamierzający zlecić realizację zadania publicznego organizacjom pozarządowym lub podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3 ogłasza otwarty konkurs ofert. Termin do składania ofert nie może być krótszy niż 21 dni od dnia ukazania się ogłoszenia. Owo ogłoszenie otwartego konkursu ofert powinno zawierać informacje o: 1) rodzaju zadania; 2) wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację tego zadania; 3) zasadach przyznawania dotacji; 4) terminach i warunkach realizacji zadania; 5) terminie składania ofert; 6) trybie i kryteriach stosowanych przy wyborze ofert oraz terminie dokonania wyboru ofert; 7) realizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 u.d.p.p.w.

Natomiast w art. 14 ust. 1 u.d.p.p.w. wskazano niezbędne elementy oferty realizacji zadania publicznego złożonej w trybie otwartego konkursu ofert. W szczególności powinna ona zawierać:

1) szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji;

2) termin i miejsce realizacji zadania publicznego;

3) kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego;

4) informację o wcześniejszej działalności organizacji pozarządowej lub podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 składających ofertę w zakresie, którego dotyczy zadanie publiczne;

5) informację o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych zapewniających wykonanie zadania publicznego oraz o planowanej wysokości środków finansowych na realizację danego zadania pochodzących z innych źródeł;

6) deklarację o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania publicznego.

Podpisy upoważnionych

Szczegółowy zakres danych podawanych w ramach oferty określa załącznik nr 1 do rozporządzenia przewodniczącego Komitetu ds. Pożytku Publicznego w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań. Na końcu załączonego tam wzoru wymagany jest „podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu oferentów”.

Jakkolwiek nie wynika to wprost z powyższych przepisów, to powinność odpowiedniego podpisywania ofert można wywieść z innych regulacji prawnych, w tym z art. 10 ust. 1 prawa o stowarzyszeniach, gdzie postanowiono, że „statut stowarzyszenia określa w szczególności: (…)

6) sposób reprezentowania stowarzyszenia, w szczególności sposób zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności uchwał władz stowarzyszenia (…)”. Znaczenie ma także art. 38 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym „osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie”.

Orzecznictwo

Na szczególną uwagę zasługują ustalenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie z 12 lipca 2023 r. (znak WK.6130.15.23). RIO podczas kontroli stwierdziła brak wszystkich wymaganych podpisów: „Oferta (…) została podpisana jednoosobowo przez Prezesa Zarządu, podczas gdy z załączonego do niej odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego wynika, że dokumenty w imieniu Stowarzyszenia podpisują Prezes lub Wiceprezes i Skarbnik”. Jak wskazano, jest to niezgodnie z zapisami w KRS oraz narusza art. 38 kodeksu cywilnego oraz art. 10 ust. 1 pkt prawa o stowarzyszeniach. W ramach wniosku pokontrolnego nakazano, aby rozpatrywać oferty w ramach otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych gminy przez podmioty prawidłowo reprezentowane, zgodnie z przywołanymi wyżej przepisami ustaw i rozporządzenia.

Zatem biorąc pod uwagę przytoczone przepisy i orzecznictwo, w opisanej w pytaniu sytuacji ustalenia kontrolne RIO są uzasadnione. Oferta na realizację zadania i wsparcie dotacyjne powinna być kompletna również w zakresie oświadczeń woli składanych przez oferenta, którym jest w tym przypadku osoba prawna – stowarzyszenie. Skoro przepisy wymagają należytej reprezentacji, to powinna być ona zachowana, a zadaniem urzędu gminy jest odpowiednia weryfikacja składanej dokumentacji, w tym podpisów na ofercie. ©℗