Nieujmowanie w ewidencji księgowej operacji gospodarczych występujących na rachunkach bankowych czy podwójne wykazywanie stanu środków pieniężnych zgromadzonych na koncie – to jedne z najistotniejszych nieprawidłowości, na jakie wskazuje Krajowa Rada Regionalnych Izb Obrachunkowych w informacji o kontroli „Ewidencja środków pieniężnych na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego (JST)”, przeprowadzonej przez 16 RIO w 95 samorządach. W 14 przypadkach skierowano zawiadomienie do rzecznika dyscypliny finansów publicznych.

Głównym celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości prowadzenia ewidencji obrotów i stanu środków na rachunkach bankowych oraz rzetelności przygotowywanych sprawozdań w tym zakresie. Kontrolą został objęty 2021 r., pod lupę kontrolerzy wzięli w szczególności stan środków pieniężnych na 31 grudnia 2021 r. Jak podkreśla RIO, wyniki kontroli wskazują na znaczną skalę nieprawidłowości, a do najważniejszych należą: nieujmowanie w ewidencji księgowej operacji gospodarczych występujących na rachunkach bankowych budżetu albo urzędu JST; podwójne wykazywanie stanu środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym; nierzetelne ewidencjonowanie operacji gospodarczych oraz naruszanie zasad funkcjonowania kont; zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji lub nierzetelne ich przeprowadzanie, udokumentowanie i rozliczanie; wykazywanie w sprawozdaniach finansowych, budżetowych i sprawozdaniach z operacji finansowych danych niezgodnych z ewidencją księgową lub stanem rzeczywistym.

„Najwięcej problemów w zakresie ewidencji środków pieniężnych na rachunkach bankowych stwarza w praktyce ewidencja środków na rachunkach służących do obsługi realizacji projektów lub programów z udziałem środków pomocowych oraz realizacji innych zadań, w zakresie których umowa lub przepisy prawa nakładają obowiązek wydzielenia środków pieniężnych na odrębnych rachunkach i ograniczają swobodę jednostki w zakresie dokonywanych na nich operacji środkami” – czytamy w dokumencie. Samorządy mają również problemy z rachunkami podzielonej płatności VAT (tzw. split payment – podzielenie płatności na kwotę netto i VAT, które trafiają na dwa odrębne rachunki). Według KR RIO powodem występowania nieprawidłowości są nieznajomość, nieprzestrzeganie lub błędna interpretacja przepisów dotyczących rachunkowości i sprawozdawczości (ale również ich nieprecyzyjność) czy ograniczenia stosowanych przez JST systemów finansowo-księgowych i niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez pracowników.

W ocenie KR RIO jest potrzebne ujednolicenie i doprecyzowanie zasad ewidencji środków pieniężnych na rachunkach bankowych, ponieważ dziś przepisy dopuszczają odmienne sposoby ujmowania operacji gospodarczych, co w konsekwencji powoduje, że informacje w księgach rachunkowych i sprawozdaniach nie zawsze są porównywalne i wiarygodne.

Kontroli poddano 56 gmin wiejskich, 26 gmin miejsko-wiejskich, 10 powiatów i trzy gminy miejskie, sporządzając 284 wnioski pokontrolne dotyczące nieprawidłowości. W 14 przypadkach RIO zawiadomiły rzecznika dyscypliny finansów publicznych.©℗