statystyki

Kreatywne samorządy chcą ciąć koszty. Stawiają na niekonwencjonalne rozwiązania

17.02.2016, 15:00
biznes, firma, urządzenia mobilne

Cały sektor administracji publicznej i samorządy szukają oszczędności. Nie stronią od alternatywnych rozwiązań i chętnie korzystają z pomocy specjalistów.źródło: ShutterStock

Oszczędzać można m.in. na korespondencji, energii, dzięki grupom zakupowym i licytacji elektronicznej. Nie należy się bać innowacji. Przykład dają maleńkie gminy, duże miasta, a także ZUS...

Cały sektor administracji publicznej i samorządy szukają oszczędności. Nie stronią od alternatywnych rozwiązań i chętnie korzystają z pomocy specjalistów. By znacznie ściąć koszty administracyjne w zakresie korespondencji masowej, dobrym pomysłem jest np. skorzystanie z oferty outsourcingu produkcji i nadawania listów. Specjalizują się w tym tzw. lettershopy, które za urzędników drukują, adresują i nadają pocztę. Oszczędza to nie tylko czas, ale i pieniądze. Oszczędności rosną wraz z liczbą korespondencji. W przypadku 100 listów dziennie można zaoszczędzić nawet do 34 tys. zł rocznie. Przy większych nadawcach oferta jest negocjowana indywidualnie, czyli skala oszczędności może być jeszcze większa. Z takiego rozwiązania korzysta od niedawna ZUS, który jest niekwestionowanym krajowym potentatem w produkcji korespondencji. Jeśli jego proces zarządzania pocztą napotka utrudnienia, jego obowiązki natychmiast przejmie jeden z lettershopów. Pieniądze w kieszeni to także używanie mniejszej ilości papieru, np. przy obsłudze pracy rad gmin, miast czy powiatów. Jest to możliwe przy wykorzystaniu systemów do elektronicznej wymiany korespondencji między radnymi i pracownikami biura obsługi rady. Nie wszystkie dokumenty trzeba drukować, nadawać lub wysyłać za pośrednictwem kuriera. System zarządza też posiedzeniem, głosowaniem i umożliwia zdalną interpelację. To oszczędność nie tylko czasu i pieniędzy. To także wygoda, systematyzacja pracy i dbanie o ekologię. Większe oszczędności w samorządach mogą generować zakupy grupowe zarówno energii, gazu, jak i ubezpieczeń. Ważne, by inicjatywę negocjacyjną podjął przedsiębiorczy lider grupy lub sprawdzony broker. Do jego zadań należeć będzie rozeznanie rynku, organizacja przetargów i zadbanie o korzystne umowy. Okazuje się, że JST nie muszą płacić za wszystkie usługi. Dobry doradca pomoże w dobraniu oferty, co pozwoli zaoszczędzić nawet setki tysięcy złotych. A im większe grupy, tym większa oszczędność. Tak zrobił Sandomierz i przyległe gminy, tak zadziałał też powiat strzyżowski. By zyskać na prądzie, można również korzystać z licytacji elektronicznych. Podstawową funkcjonalnością specjalnych e-platform jest system grupowych aukcji odwrotnych. Polega on na wirtualnym grupowaniu wolumenów zużycia energii elektrycznej. To z kolei pozwala na minimalizowanie ceny za kWh energii elektrycznej, a tym samym na obniżanie rachunków za prąd. Dla samorządu koszty obsługi transakcji są zerowe. Wynagrodzenie dla pełnomocnika zamawiającego pokrywa sprzedawca, który zaoferował najniższą cenę energii. Z tych możliwości korzystają obecnie gminy: Kluki, Dobryszyce i Drużbice. By zyskać darmową inwestycję, trzeba mieć wciąż otwarte oczy i interesować się nowymi rozwiązaniami i badaniami. Tak zrobiła gmina Błażowa w woj. podkarpackim. W przebiegającej przez nią drodze powiatowej postawiono pierwszy most kompozytowy. Zastosowana technologia kosmiczna zapewnia trwałość materiału, a tym samym oszczędność w późniejszej konserwacji i nie wymaga kolejnych inwestycji. Z problemem ciągłych nakładów borykają się metropolie. Generuje je wzrastająca liczba użytkowników pojazdów. Powstają koszty w postaci budowy nowych parkingów, pasów ruchu, mostów itd. Jednym z pomysłów na oszczędności może być tzw. carsharing. Dzięki używaniu pojazdu, a nie konieczności jego posiadania, wprowadzona usługa wypożyczania może doprowadzić do zmniejszenia liczby samochodów. Znacznie zyska na tym również ekologia. Taki system powstaje we Wrocławiu. Niedawno zdecydowała się na niego Warszawa. Co o oszczędzaniu sądzą specjaliści? Grzegorz Kubalski, zastępca dyrektora i ekspert Związku Powiatów Polskich, twierdzi, że każde rozwiązanie przynoszące oszczędności w funkcjonowaniu administracji publicznej przy zachowaniu jakości jej działania zasługuje na poparcie. Oszczędności są potrzebne, biorąc pod uwagę obecną i przewidywaną (podwyższenie kwoty wolnej od podatku) sytuację systemu finansów publicznych. Nie da się syntetycznie powiedzieć, które narzędzia są odpowiednie. O tym musi przesądzić konkretna jednostka samorządu terytorialnego.

1 Lettershopy – fabryka listów

To coś dla szukających oszczędności w obszarze kosztów administracyjnych. By obniżyć wydatki na korespondencję, wiele instytucji zrezygnowało częściowo z usług poczty na rzecz własnych gońców. Ale można nowocześniej. Warto zainteresować się rozwiązaniem kompleksowym – zewnętrzną produkcją i nadawaniem korespondencji. Umożliwia ono nadanie w jeden dzień więcej listów niż pracownik urzędu jest w stanie przygotować w miesiąc, oszczędzając przy tym nie tylko czas, ale i pieniądze pracodawcy. Piotr Rogut, wiceprezes zarządu Emerson Direct Communication, twierdzi, że z usług outsourcingu przez lata korzystały m.in. firmy z sektora finansowego, operatorzy telekomunikacyjni, telewizje kablowe oraz producenci samochodów. Ostatnio rośnie zainteresowanie ze strony sektora publicznego – coraz więcej jednostek samorządu terytorialnego docenia niższe koszty i prostotę usług outsourcingu korespondencji. – Najnowszy kontrakt mamy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Pozwala on na zabezpieczenie terminowości i ciągłości wydruku oraz kopertowania dokumentów personalizowanych wytwarzanych w ZUS – mówi Rogut. Jeśli zakład nie będzie w stanie pełnić swoich zadań z jakiegoś powodu, ma zabezpieczenie w postaci technologii lettershopu. Ten natychmiast może przejąć obowiązki w zakresie korespondencji, dzięki czemu urząd nie będzie miał opóźnień.

Jak to działa?


Pozostało jeszcze 76% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Redakcja poleca

Galerie

Wyszukiwarka kancelarii

Szukaj

Polecane