Służba cywilna. lustracja, zmiany w czasie pracy i uproszczenia w zatrudnieniu urzędników [PORADNIK]

Już teraz obowiązują przepisy wprowadzające lustrację. Jednak większość zmian w ustawie o służbie cywilnej wejdzie w życie po trzech miesiącach od ogłoszenia, czyli 27 września 2023 r., z pewnymi wyjątkami, których termin obowiązywania nie jest jeszcze dokładnie określony – wejdą w życie po upływie siedmiu dni od dnia ogłoszenia komunikatu przez prezesa Rady Ministrów.

Pod znakiem porządków, ułatwień i uproszczeń

Nie tylko lustracja, lecz także bardziej elastyczne zasady pracy w służbie cywilnej, odbiurokratyzowanie i uelastycznienie naboru do niej, uproszczenia w zatrudnianiu cudzoziemców, uelastycznienie zasad tworzenia i funkcjonowania komisji dyscyplinarnych – to wszystko niesie za sobą głośna nowela ustawy o służbie cywilnej

Mowa o ustawie z 14 kwietnia 2023 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1195; dalej: ustawa nowelizująca). ramka 1

Już teraz obowiązują przepisy wprowadzające lustrację (pisaliśmy szczegółowo o niej m.in. w tekście „Lustracja w administracji: pozostały trzy tygodnie na złożenie oświadczeń” – dodatek Samorząd i Administracja z 5 lipca 2023 r.; DGP nr 128). Jednak większość zmian w ustawie o służbie cywilnej wejdzie w życie po trzech miesiącach od ogłoszenia, czyli 27 września 2023 r., z pewnymi wyjątkami, których termin obowiązywania nie jest jeszcze dokładnie określony – wejdą w życie po upływie siedmiu dni od dnia ogłoszenia komunikatu przez prezesa Rady Ministrów.

Między innymi od końca września zaczną obowiązywać przepisy, które sprawią, że w korpusie służby cywilnej ma się pracować elastyczniej. Chodzi np. o możliwość wprowadzenia zadaniowego systemu czasu pracy, skróconego tygodnia pracy, wykonywania zadań w weekendy oraz wydłużenia okresu rozliczeniowego aż do czterech miesięcy. Ponadto ustawa nowelizująca wprowadza przepisy przewidujące odbiurokratyzowanie i uelastycznienie naboru do służby cywilnej i uelastycznienie zasad tworzenia i funkcjonowania komisji dyscyplinarnych. Natomiast właśnie zmiany oraz ułatwienia w zatrudnianiu cudzoziemców w większości przypadków wejdą w życie po siedmiu dniach od ogłoszenia przez premiera komunikatu o gotowości do uruchomienia systemu elektronicznego naboru. Ponadto ustanowiony zostanie również Dzień Służby Cywilnej (będzie to 17 lutego) oraz wprowadzona Odznaka Honorowa za Zasługi dla Służby Cywilnej.

Poniżej opisujemy najbardziej istotne nowości oraz podpowiadamy, jak je wdrożyć w praktyce.

Już obowiązuje: lustracja urzędników

Jedną z ważniejszych zmian, które niesie za sobą ustawa nowelizująca, są przepisy powszechnie nazywane lustracyjnymi. Za ich sprawą ze służby cywilnej i urzędów państwowych mają być z mocy prawa zwolnione osoby, które służyły i pracowały w organach bezpieczeństwa PRL lub były ich współpracownikami

Przepisy lustracyjne obowiązują już teraz, bo zostały wprowadzone z dniem następującym po dniu ogłoszenia ustawy nowelizującej, czyli od 27 czerwca br. Tak szybkie wejście w życie umożliwiło niezwłoczne rozpoczęcie czynności lustracyjnych. Jak wyjaśniono w uzasadnieniu do rządowego projektu ustawy (druk sejmowy nr 3090), zasadniczym powodem tych zmian jest konieczność zapewnienia bezpieczeństwa wewnętrznego państwa, szczególnie w sytuacji podwyższonego zagrożenia w związku z trwającym konfliktem zbrojnym wywołanym atakiem Federacji Rosyjskiej na terytorium Ukrainy. Stąd też szybkie tempo wdrożenia tych przepisów.

Dla pracowników oraz kierowników urzędów to tempo oznacza, że tegoroczne wakacje są okresem realizacji wprowadzonych w ustawie obowiązków, m.in. wczoraj (27 lipca) minął termin złożenia do kierownika urzędu oświadczenia lustracyjnego lub informacji o uprzednim złożeniu oświadczenia przez zobowiązanych do tego członków korpusu służby cywilnej oraz urzędników państwowych. Dziś zaś (28 lipca) mija termin na zawiadomienie o wygaśnięciu z mocy prawa stosunku pracy członków korpusu służby cywilnej oraz urzędników państwowych, którzy do 27 lipca nie złożyli oświadczenia lustracyjnego ani informacji o złożeniu oświadczenia lustracyjnego. Najważniejsze terminy związane z przepisami lustracyjnymi wskazujemy obok. ramka 2

Blokada zatrudnienia

Obecnie co do zasady w służbie cywilnej mogą być zatrudnione osoby, które (z pewnymi wyjątkami) mają obywatelstwo polskie, korzystają z pełni praw publicznych, nie były skazane prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwa, mają odpowiednie kwalifikacje do zajmowanego stanowiska, a także cieszą się nieposzlakowaną opinią. Od 27 czerwca dla osób urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r. dodatkowym warunkiem jest złożenie oświadczenia lustracyjnego. Tak skonstruowane przepisy uniemożliwić mają zatrudnienie osób, które w okresie od 22 lipca 1944 r. do 31 lipca 1990 r. pracowały lub pełniły służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub były współpracownikami tych organów ‒ w rozumieniu przepisów ustawy z 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 342; dalej: ustawa lustracyjna).

Powyższy zakaz dotyczy zatrudniania w:

• korpusie służby cywilnej, o którym mowa w ustawie o służbie cywilnej, oraz
• urzędach państwowych, o których mowa w ustawie z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych.

Co istotne, oznacza to nie tylko brak możliwości kontynuowania stosunków pracy osób już zatrudnionych, wypełniających powyższe przesłanki, ale również wyklucza zatrudnienie takich osób w przyszłości.

W związku z powyższym w ustawie lustracyjnej nastąpiły następujące zmiany:

• w art. 4 ustawy lustracyjnej rozszerzono katalog osób pełniących funkcje publiczne, których dotyczył obowiązek złożenia oświadczenia lustracyjnego, o członków korpusu służby cywilnej oraz urzędników państwowych i innych pracowników, o których mowa w ustawie o pracownikach urzędów państwowych,
• w art. 8 ustawy lustracyjnej wskazano organy właściwe do przedłożenia oświadczeń lustracyjnych przez ww. kategorie osób.

Czynności sprawdzających będzie dokonywać prezes Instytutu Pamięci Narodowej. Warto dodać, że ponieważ czynności te obejmą dużą grupę osób, wobec tego w ustawie nowelizującej przyjęto stosunkowo długi, bo pięciomiesięczny termin na ich dokonanie przez prezesa IPN. Natomiast stosunki pracy osób, które już wcześniej złożyły oświadczenia lustracyjne, potwierdzające pracę lub służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub współpracę z nimi, wygasną po upływie 30 dni od dnia otrzymania informacji od prezesa IPN.

Różne obowiązki wobec różnych grup

W praktyce można wyodrębnić cztery grupy osób, wobec których ustawa przewiduje różne obowiązki, które mogą wystąpić w związku z realizacją obowiązku lustracyjnego. I tak odmienny sposób postępowania dotyczy osób:

▶ które są już zatrudnione i składały wcześniej oświadczenie lustracyjne;

▶ które są już zatrudnione i nie składały oświadczenia lustracyjnego;

▶ które dopiero przystąpią do naboru;

▶ wobec których zostanie wydane prawomocne orzeczenie sądu stwierdzające fakt złożenia niezgodnego z prawdą oświadczenia lustracyjnego.

Pisaliśmy o tym szczegółowo we wspomnianym wyżej artykule „Lustracja w administracji: pozostały trzy tygodnie na złożenie oświadczeń”. Dziś na s. B4‒5 prezentujemy tabelę, w której w przejrzysty sposób przypominamy, kto należy do wyszczególnionych czterech grup, na kim ciążą nowe obowiązki lustracyjne, na czym polegają owe obowiązki, jaki jest odmienny sposób postępowania w stosunku do wyodrębnionych powyżej grup.

Co nowego w systemach czasu pracy

Czas pracy osób zatrudnionych w służbie cywilnej ma być bardziej elastyczny niż do tej pory. W tym celu wprowadzono m.in. możliwość zastosowania szerszego niż dotychczas katalogu systemów i rozkładów czasu pracy

W obecnym stanie prawnym art. 97 ust. 1 i 2 u.s.c. przewiduje stosowanie w służbie cywilnej dwóch systemów czasu pracy.

▶ Systemu podstawowy – przewiduje pracę codziennie od poniedziałku do piątku w wymiarze nieprzekraczającym 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 8 tygodni.

▶ System równoważny – może być wprowadzony w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy i jej organizacją; w systemie tym jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę, z tym że czas pracy nie może jednak przekraczać średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 12 tygodni.

Obecnie rozkład czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiar w poszczególnych dniach tygodnia ustala dyrektor generalny urzędu według zasad określonych w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 25 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (Dz.U. nr 76, poz. 505; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 120 poz. 775), czasowo utrzymanym w mocy przez art. 207 ustawy o służbie cywilnej. Po zmianach, które jak wcześniej wspomniano, wejdą w życie 27 września 2023 r., zasady te będzie określał prezes Rady Ministrów w drodze zarządzenia wydawanego na podstawie art. 97 ust. 3 u.s.c.

Odpowiedź na postulaty

Jak podkreślano w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej, urzędy administracji rządowej mają zróżnicowaną specyfikę i różny zakres zadań. Bardzo często jest to praca odmienna od powszechnie rozumianej pracy biurowej. Jak wynika z informacji przekazywanych przez niektóre urzędy administracji rządowej (inspekcja weterynaryjna, inspekcja transportu drogowego, inspekcja ochrony środowiska, inspekcja ochrony roślin i nasiennictwa), realizują one różnorodne zadania wymagające funkcjonowania urzędów w innym czasie niż dni przypadające między poniedziałkiem a piątkiem, a także w innych godzinach niż uznawane za zwykłe godziny pracy (między 8.15 a 16.15). Dlatego obowiązujące w służbie cywilnej szczególne rozwiązania w zakresie systemów czasu pracy były często niewystarczające do sprawnej realizacji istotnych zadań – np. inspekcji, komend i straży, które odpowiadają za zdrowie i bezpieczeństwo obywateli. Z tego powodu część z nich wprowadziła odrębne przepisy w tym zakresie. Wprowadzenie elastycznych rozwiązań dla całej służby cywilnej było zatem niezbędne, aby funkcjonowanie administracji rządowej było efektywne.

Okres rozliczeniowy dłuższy

Stosowanie w służbie cywilnej szerszego niż dotychczas katalogu systemów i rozkładów czasu pracy będzie możliwe dzięki modyfikacji art. 97 u.s.c. ramka 3

W podstawowym systemie czasu pracy zmieni się sposób określania długości okresu rozliczeniowego oraz czas jego trwania. Z dotychczasowego określania w tygodniach nastąpi zmiana na miesiące. Taka sama zmiana nastąpi w równoważnym systemie czasu pracy. Ponadto w tych dwóch systemach okres rozliczeniowy będzie wynosił tyle samo. Urzędy będą mogły ustalić maksymalny czas trwania okresu rozliczeniowego nawet na cztery miesiące. Umożliwi to korzystanie z dłuższych okresów rozliczeniowych (obecnie jest to odpowiednio maksymalnie 8 lub 12 tygodni). Dłuższe okresy rozliczeniowe pozwolą na racjonalne gospodarowanie czasem pracy, stosownie do zapotrzebowania na pracę w danym okresie, i ułatwiają rekompensowanie pracy nadliczbowej czasem wolnym od pracy. przykład 1

Ważne! Okres czterech miesięcy nie jest sztywny i jedynie określa maksymalną długość okresu rozliczeniowego. Przepisy dają urzędom możliwość wydłużenia okresów rozliczeniowych, ale nie wprowadzają automatycznego ich wydłużenia.

Zalety nowych systemów

Nowelizacja przewiduje możliwość stosowania w służbie cywilnej trzech nowych systemów czasu pracy, tj.: zadaniowego, skróconego tygodnia oraz systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta.

▶ Zadaniowy system czasu pracy – dostępny dla wszystkich członków korpusu służby cywilnej, niezależnie od zajmowanego stanowiska, a decyzję podejmuje pracodawca w porozumieniu z urzędnikiem. Cechuje go znaczna elastyczność. Może być wykorzystywany szczególnie w pracach, które ze względu na ich rodzaj i organizację stanowią zamknięty zespół czynności, których wykonanie jest całkowicie zależne od pracownika. Zadania ustalane przez pracodawcę nie mogą jednak przekraczać ogólnych norm czasu pracy wyrażonych w art. 97 ust. 1 u.s.c., tj. 8 godzin dziennie i średnio 40 godzin tygodniowo. W taki sposób pracownik zyskuje swobodę w organizacji pracy własnej.

▶ System skróconego tygodnia – dostępny dla wszystkich członków korpusu służby cywilnej, niezależnie od zajmowanego stanowiska, a decyzję podejmuje pracodawca w porozumieniu z urzędnikiem. Podobnie jak równoważny system czasu pracy charakteryzuje się możliwością wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin. Zastosowanie go nie jest jednak uzależnione od rodzaju organizacji pracy, co daje możliwość jego elastycznego kształtowania. Zasady jego stosowania są wypracowywane w drodze porozumienia, na wniosek pracownika, przez strony stosunku pracy, co daje dużą swobodę i ułatwia godzenie życia rodzinnego z pracą.

▶ Praca w soboty, niedziele i święta – dostępna dla niektórych członków korpusu służby cywilnej, niezależnie od zajmowanego stanowiska, a decyzję podejmuje pracodawca w porozumieniu z urzędnikiem. System ten jest w szczególności wykorzystywany przez osoby pracujące w niepełnym wymiarze etatu. W niektórych urzędach zadania są wykonywane w sposób ciągły, np. kontrole drogowe wykonywane przez inspektorów transportu drogowego lub kontrole weterynaryjne na granicach. W Kancelarii Prezesa Rady Ministrów czy w Ministerstwie Zdrowia okresowo niezbędny jest np. ciągły kontakt z mediami. W tym systemie praca w nietypowe dni jest łatwiejsza do rozplanowania, gdyż nie jest uzależniona od katalogu sytuacji wymienionych w art. 15110 k.p. oraz ogólnych zasad rekompensowania pracy w wyrażonych w art. 15111 k.p. Możliwość jej zastosowania jest dodatkowym ułatwieniem dla godzenia życia rodzinnego z pracą dla osób, które podjęły pracę na część etatu.

Podkreślenia wymaga, że zmiany długości okresu rozliczeniowego nie dokonuje się w jego trakcie. Pracodawca będzie decydował w akcie wewnętrznym, kiedy będzie zmieniał długość okresów rozliczeniowych.

Ponadto odstąpiono od obowiązku ewidencjonowania godzin pracy dyrektorów generalnych urzędów i kierowników urzędów będących jednocześnie stanowiskami urzędniczymi w służbie cywilnej – z uwagi na charakter zadań realizowanych na tych stanowiskach.

Uchylenie regulacji w ustawach branżowych

Uelastycznienie systemów i rozkładów czasu pracy w służbie cywilnej powoduje, że niecelowe jest odrębne uregulowanie tych kwestii w ustawach „branżowych”. Dlatego zostaną uchylone przepisy dotyczące czasu pracy w ustawach szczególnych (art. 77a ust. 1–3 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym; t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2201; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1193) oraz art. 8f ust. 1–3 ustawy z 20 lipca 1991 r. o Inspekcji Ochrony Środowiska; t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 824). Nie ulegną jednak zmianie gwarancje przyznane inspektorom Inspekcji Transportu Drogowego oraz inspektorom Inspekcji Ochrony Środowiska dotyczące zasad pracy w porze nocnej.

Jak organizować elastyczny czas pracy

Planując grafik pracy w danym okresie rozliczeniowym, urząd powinien najpierw określić liczbę godzin, jaka odpowiada wymiarowi czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego (biorąc pod uwagę liczbę dni pracy w danym miesiącu). Jeśli np. w miesiącu wypadną 22 dni pracy, to trzeba przyjąć, że będzie to 176 godzin, które potem oczywiście będą rozłożone w zależności od regulacji obowiązujących w regulaminie. Nie może to być jednak ani więcej godzin (gdyż byłyby to planowanie nadgodzin, co jest niedopuszczalne), ani mniej (w takiej sytuacji należałoby zapłacić wynagrodzenie jak za pełny wymiar czasu pracy).

Tyle że w praktyce, jeżeli w systemie równoważnym stosuje się wydłużone godziny pracy w określone dni tygodnia (np. w poniedziałki – 10 godzin, w zamian za to w piątki – 6 godzin), to siłą rzeczy zwykle okazuje się, że zsumowane godziny pracy nie wpasowują się w wymiar czasu pracy. Konieczne jest wobec tego każdorazowo, tzn. przed każdym miesiącem (okresem rozliczeniowym), przeanalizowanie wpływu stosowanego rozkładu czasu pracy na faktyczną liczbę godzin, które zostaną przepracowane i – w razie potrzeby – zastosowanie odpowiedniej korekty (w praktyce oznacza to wręczenie harmonogramu czasu pracy wprowadzającego np. odpowiednio dłuższą lub krótszą pracę, np. jednego dnia). przykłady 2‒6

Zmiany w regulaminie – o czym pamiętać

Aby skorzystać z nowych rozwiązań, trzeba zmienić regulamin pracy. Tworząc w nim rozdział dotyczący czasu pracy, należy – poza określeniem obligatoryjnych elementów – zastanowić się nad wprowadzeniem w nim dodatkowych regulacji, które są niezbędne ze względu na organizację czasu pracy lub warunki jej wykonywania. Mogą być to regulacje ustalające:

• zasady przebywania na terenie urzędu po godzinach pracy,
• organizację pracy nadliczbowej,
• organizację dyżurów, jeśli są polecane pracownikom,
• zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Jeśli u pracodawcy praca odbywa się na podstawie harmonogramów czasu pracy, to w praktyce należy jeszcze wskazać na jeden ważny element: ustalić reguły dokonywania zmian w harmonogramach czasu pracy obowiązujących pracowników. W przypadku urzędów, gdzie praca będzie świadczona nierównomiernie, czyli na zmiany, w różne dni tygodnia czy w systemach równoważnego czasu pracy, warto w regulaminie opisać zasady tworzenia harmonogramów. W tym zakresie punktem wyjścia jest określenie, na jaki okres będzie tworzony harmonogram czasu pracy, gdyż w tym przypadku z przepisów wynikają różne długości dla poszczególnych grup zawodowych. Kodeks pracy nie reguluje, w jaki sposób należy zapoznać pracowników z obowiązującym harmonogramem czasu pracy. Pracodawcy mają w praktyce pozostawioną swobodę wyboru metody. Mogą ten obowiązek spełnić w różny sposób, w tym poprzez:

• wydrukowanie indywidualnego harmonogramu i wręczenie go osobiście pracownikowi;
• umieszczenie harmonogramu w pulpicie pracownika i zobowiązanie do zapoznania się z nim elektronicznie;
• wysłanie harmonogramu pracownikowi mailem;
• wysłanie harmonogramu pracownikowi na telefon służbowy w postaci MMS;
• umieszczenie harmonogramu na przeznaczonym do tego celu dysku sieciowym i zobowiązanie do zapoznania się z nim elektronicznie.

W regulaminie pracy można przewidzieć zmianę harmonogramu z wyprzedzeniem kilku dni, np. trzech czy pięciu, ale maksymalnie w ocenie Państwowej Inspekcji Pracy zmiana taka powinna nastąpić jeden dzień przed dniem, którego ona dotyczy.

W przypadku gdy praca odbywa się na podstawie harmonogramów czasu pracy, niezmiernie ważnym elementem regulaminu pracy jest opisanie zasad dokonywania zmian w harmonogramach czasu pracy. Zgodnie ze stanowiskiem PIP zmiany są dopuszczalne, pod warunkiem że możliwość taką przewidują obowiązujące w firmie przepisy wewnątrzzakładowe, czyli przede wszystkim regulamin pracy (stanowisko Departamentu Prawnego GIP z 6.4.2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu, nr GPP-417-4560-19/09/PE/RP). Regulamin pracy powinien przy tym przewidywać nie tylko samą możliwość dokonania zmiany harmonogramu, lecz także przypadki uzasadniające takie działanie oraz sposób i termin poinformowania o zmianie pracowników.

wzór 1

WZÓR 2

Odbiurokratyzowanie i uelastycznienie naboru do służby cywilnej

Ustawa nowelizująca przewiduje wprowadzenie regulacji, które mają ułatwić urzędom zapełnianie coraz większej liczby wakatów w administracji

Mowa o regulacjach, które przewidują m.in.:

• uproszczenie możliwości ogłaszania naboru na stanowisko, o które może ubiegać się także osoba niemająca obywatelstwa polskiego,
• zmianę podstawowej formy aplikowania na dane stanowisko na formę elektroniczną,
• umożliwienie komisji przeprowadzającej nabór wyłonienia więcej niż pięciu najlepszych kandydatów,
• zmianę zasad wyłaniania kandydatów przez komisję naborową,
• doprecyzowanie regulacji dotyczących udostępniania informacji publicznej związanej z naborem.

Ustawodawca zakłada, że dzięki wdrożeniu proponowanych zmian przeprowadzenie naboru będzie łatwiejsze i szybsze. Omawiamy kolejno najważniejsze z tych zmian.

Uproszczenie w zatrudnianiu cudzoziemców

Cudzoziemcy będą mogli ubiegać się o stanowiska w służbie cywilnej, chyba że w ogłoszeniu o naborze będzie zastrzeżone, że na konkretnym stanowisku może być zatrudniony wyłącznie obywatel polski.

▶ Koniec obowiązku uzyskiwania zgody szefa służby cywilnej. Zgodnie z dotychczasowymi przepisami dyrektor generalny (kierownik) urzędu, ogłaszając nabór, wskazuje, za zgodą szefa służby cywilnej, stanowiska, o które mogą ubiegać się również cudzoziemcy. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy, wpływa to na wydłużenie procesu naboru. Dlatego ustawa nowelizująca usuwa obowiązek występowania przez dyrektora generalnego lub kierownika urzędu do szefa służby cywilnej o wyrażenie zgody na wskazanie stanowiska pracy, o które, poza obywatelami polskimi, mogą ubiegać się także cudzoziemcy (wykreślono dotychczasowe brzmienie art. 5 ust. 1 u.s.c.).

▶ Nie tylko obywatele polscy. Równocześnie ustawa nowelizująca przewiduje nowe brzmienie art. 4 pkt 1 u.s.c., zgodnie z którym do podjęcia pracy w służbie cywilnej uprawnia posiadanie obywatelstwa Unii Europejskiej lub obywatelstwa innego państwa, którego obywatelom na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a także posiadanie ważnej Karty Polaka (przepis wejdzie w życie po siedmiu dniach od ogłoszenia wspomnianego wcześniej komunikatu premiera). ramka 4

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu nowelizacji, zakłada się, że za sprawą tych zmian zwiększy się liczba ogłoszeń o naborach na stanowiska pracy dostępnych także dla cudzoziemców.

▶ Możliwość zastrzeżenia przez szefa urzędu. Jednocześnie w nowym brzmieniu art. 5 ust. 1 u.s.c. pojawi się zastrzeżenie, że na stanowisku pracy, na którym wykonywana praca polega na bezpośrednim lub pośrednim udziale w wykonywaniu władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa, może zostać zatrudniona wyłącznie osoba mająca obywatelstwo polskie. Decyzja w tym zakresie zostanie pozostawiona dyrektorom generalnym (kierownikom) urzędów.

W pozostałych przypadkach osoba niemająca obywatelstwa polskiego będzie mogła być zatrudniona, jeżeli wylegitymuje się znajomością języka polskiego potwierdzoną następującym dokumentem:

1) certyfikatem znajomości języka polskiego poświadczającym zdany egzamin z języka polskiego na poziomie średnim ogólnym lub zaawansowanym, wydany przez Państwową Komisję Poświadczania Znajomości Języka Polskiego jako Obcego;

2) dokumentem potwierdzającym ukończenie studiów wyższych prowadzonych w języku polskim;

3) świadectwem dojrzałości uzyskanym w polskim systemie oświaty;

4) świadectwem nabycia uprawnień do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego wydanym przez ministra sprawiedliwości (rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 23 kwietnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej; Dz.U. nr 64, poz. 539).

Wymogu potwierdzenia znajomości języka polskiego ww. dokumentami nie będzie się stosować do osób posiadających ważną Kartę Polaka.

Preferowane aplikowanie elektroniczne

Ustawa zakłada, że podstawowym sposobem aplikowania na wolne stanowisko pracy będzie forma elektroniczna. Nie oznacza to jednak, że całkowicie zlikwidowano możliwość składania dokumentów w formie papierowej.

Obecnie nabór odbywa się głównie z wykorzystaniem aplikacji składanych w formie papierowej. Jednak już wkrótce (po siedmiu dniach od opublikowania komunikatu prezesa Rady Ministrów) ma to się zmienić. Zacznie obowiązywać regulacja, zgodnie z którą składanie dokumentów w formie elektronicznej będzie podstawową (domyślną) formą aplikowania na wolne stanowisko pracy. Równocześnie pozostawiono możliwość składania dokumentów w postaci papierowej. A to oznacza, że urząd organizujący nabór będzie miał obowiązek przyjąć dokumenty złożone przez kandydata w każdej z tych form – i to ostatecznie kandydat będzie decydował, w jaki sposób będzie chciał je dostarczyć. ramka 5

Ogłoszenie po nowemu

Ogłoszenie o naborze i o jego wyniku będą dostępne – tak jak dotychczas – w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów i urzędu, który organizuje nabór.

Ogłoszenie o naborze będzie zawierać co najmniej:

1) nazwę i adres urzędu,

2) określenie stanowiska pracy,

3) określenie wymiaru czasu pracy,

4) określenie liczby stanowisk pracy,

5) określenie wymagań związanych ze stanowiskiem pracy zgodnie z jego opisem wraz ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,

6) określenie zakresu wykonywanych zadań,

7) informację o warunkach pracy,

8) informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę ogłoszenia naboru wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wynosił co najmniej 6 proc.,

9) wskazanie wymaganych dokumentów i oświadczeń,

10) określenie terminu i sposobów złożenia wymaganych dokumentów w postaci elektronicznej i papierowej, a w odniesieniu do wymaganych dokumentów w postaci papierowej ‒ także określenie miejsca ich złożenia,

11) wysokość wynagrodzenia zasadniczego.

Ważne! Jeżeli w urzędzie wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w miesiącu poprzedzającym datę ogłoszenia naboru był niższy niż 6 proc., to pierwszeństwo w zatrudnieniu będzie przysługiwać osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie pięciu najlepszych kandydatów. Taka osoba złoży wraz z wymaganymi dokumentami kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.

Jeżeli nabór będzie przeprowadzany na stanowisko pracy, na którym wykonywana praca polega na bezpośrednim lub pośrednim udziale w wykonywaniu władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa, ogłoszenie o naborze będzie zawierać także informację, że o zatrudnienie może ubiegać się wyłącznie osoba mająca obywatelstwo polskie.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy będą określane w następujący sposób:

1) wymagania niezbędne to wymagania konieczne do podjęcia pracy na danym stanowisku pracy,

2) wymagania dodatkowe to pozostałe wymagania, pozwalające na optymalne wykonywanie zadań na danym stanowisku pracy.

Termin złożenia potrzebnych dokumentów nie może być krótszy niż pięć dni od dnia ogłoszenia naboru w Biuletynie Kancelarii.

Podkreślenia też wymaga, że u.s.c. zawiera standardowe przepisy określające, kto będzie administratorem systemu teleinformatycznego i jakie zadania z tego tytułu spoczywają na tym administratorze. Znalazł się w nim także katalog przetwarzanych w systemie danych o użytkownikach. Wśród nich są informacje o korzystaniu z pełni praw publicznych i o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe oraz – w odniesieniu do naboru na konkretne stanowiska pracy – informacje o spełnianiu wymagań wynikających z przepisów szczególnych.

Dane osobowe

Zgodnie z art. 27a ust. 3 u.s.c. w systemie teleinformatycznym będą przetwarzane następujące dane osobowe użytkownika:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) data urodzenia,

3) płeć,

4) obywatelstwo,

5) informacja, czy posiada ważną Kartę Polaka,

6) adres poczty elektronicznej,

7) numer telefonu,

8) wykształcenie,

9) kwalifikacje zawodowe,

10) przebieg dotychczasowego zatrudnienia,

11) informacja o niekaralności oraz warunkach wynikających z przepisów szczególnych;

12) informacja o niepełnosprawności.

Dostęp do ww. systemu będzie oczywiście bezpłatny zarówno dla pracowników urzędów, które organizują nabory, jak i osób zainteresowanych pracą w służbie cywilnej. Założenie profilu użytkownika także będzie bezpłatne. Dostęp do systemu będzie możliwy z poziomu powszechnie dostępnych przeglądarek internetowych. Nie będzie więc wymagane instalowanie specjalnego oprogramowania ani bardziej zaawansowana aktualizacja standardowego oprogramowania komputerów. W tym aspekcie dla urzędów, które będą w systemie ogłaszać nabory i ich wyniki, nie będzie to więc odczuwalna zmiana w porównaniu do obecnej obsługi systemu dostępnego pod adresem: https://nabory.kprm.gov.pl/.

Uprawnienia do dostępu do systemu na poziomie administratora dla poszczególnych urzędów będzie nadawał departament służby cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Uprawnienia niższego poziomu (w tym redaktora ogłoszeń, czyli osoby, która publikuje ogłoszenia w systemie) będzie nadawał administrator w danym urzędzie. Założenie profilu użytkownika i dostęp do niego, podobnie jak skuteczne złożenie dokumentów aplikacyjnych, będą bezpłatne, ale będzie należało użyć profilu zaufanego, profilu osobistego albo innego środka identyfikacji elektronicznej przyłączonego do tzw. węzła krajowego.

Komisja wyłoni najlepszych

Zmiana dotyczy też zasad wyłaniania kandydatów przez komisję naborową. Do tej pory regulacje określają, że przy wyłanianiu kandydatów, których następnie przedstawia się dyrektorowi generalnemu (kierownikowi) urzędu, komisja naborowa musi brać pod uwagę spełnianie wymagań niezbędnych oraz spełnianie w największym stopniu wymagań dodatkowych. O wyłonieniu decyduje więc to, czy kandydaci spełnili wymagania niezbędne, czy nie, a następnie to, czy spełnili w najwyższym stopniu wymagania dodatkowe. Jednak nie uwzględnia to tego, że wśród kandydatów, którzy spełnili wymagania niezbędne, są osoby, które spełniły je w różnym stopniu (czasem nawet znacznie się różniącym), a zatem w różnym stopniu nadają się do objęcia stanowiska.

Wprowadzono więc zasadę, aby komisja naborowa wyłaniała nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów spośród osób, które w wystarczającym stopniu spełniły wymagania niezbędne, i przedstawiała ich dyrektorowi generalnemu (kierownikowi) urzędu. Jednocześnie przy decydowaniu o tym, które z tych osób zostaną wybrane, komisja będzie brała pod uwagę poziom spełniania wymagań zarówno niezbędnych, jak i dodatkowych. Oznacza to, że o tym, którzy z kandydatów zostaną wyłonieni (tzn. są najlepsi), komisja decyduje na podstawie oceny poziomu spełniania przez nich wszystkich wymagań na stanowisko, przy czym wyważenie proporcji w tym zakresie należy do komisji. W ten sposób będzie możliwe w jednym naborze wyłonienie kandydatów, którzy okażą się bezkonkurencyjni z punktu widzenia spełniania wymagań niezbędnych, chociaż nie spełniali na najwyższym poziomie wymagań dodatkowych (ponieważ będzie można uznać ich za lepszych od kandydatów, którzy spełnili co prawda wymagania niezbędne, ale na niższym poziomie, i spełnili wymagania dodatkowe na wysokim poziomie), a w innym naborze – kandydatów, którzy spełnili wymagania niezbędne na zbliżonym poziomie, ale okazali się lepsi z punktu widzenia wymagań dodatkowych. Ma to pozwolić na elastyczne wybieranie najlepszych potencjalnych pracowników.

Nowe brzmienie art. 29a u.s.c. umożliwi komisji naborowej wyłanianie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów – proporcjonalnie do liczby stanowisk, na które jest prowadzony nabór. Tym samym zostanie zniesione ograniczenie liczby stanowisk, na które można ogłosić i prowadzić jeden nabór, które obecnie wynika z liczby maksymalnie pięciu kandydatów możliwych do wyłonienia w toku jednego naboru.

Na uwagę zasługuje także, że dyrektor generalny urzędu będzie mógł zaproponować stanowisko innej osobie z listy najlepszych kandydatów. Równocześnie zrezygnowano ze wskazywania miejsca zamieszkania osoby wybranej do zatrudnienia jako informacji, która obecnie podlega częstym zmianom i ma w praktyce niewielkie znaczenie dla osób zapoznających się z wynikami naboru. Uchylono również obowiązek fizycznego upowszechniania ogłoszenia o naborze oraz o wyniku naboru w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu – ograniczając go do formy elektronicznej.

Ogłoszenie o wyniku naboru będzie dostępne w Biuletynie Kancelarii oraz w biuletynie urzędu przez trzy miesiące i będzie zawierać:

• nazwę i adres urzędu,
• określenie stanowiska pracy,
• imię i nazwisko wybranej osoby albo informację o zakończeniu naboru bez dokonania wyboru.

Doprecyzowanie regulacji dotyczących udostępniania informacji publicznej

Kilka zmian dotyczy udostępniania informacji publicznej związanej z naborem.

▶ Zrezygnowano z dookreślenia, że „każdemu obywatelowi” przysługuje prawo do informacji o wolnych stanowiskach w służbie cywilnej. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 6i u.s.c. prawo to będzie przysługiwać „każdemu” – co jest zrozumiałe, biorąc chociażby pod uwagę rozszerzenie uprawnień dla obcokrajowców.

▶ Postanowiono usunąć wątpliwości interpretacyjne dotyczące tego, co jest informacją publiczną w naborze. Zgodnie z art. 30a u.s.c. informacją publiczną dotyczącą kandydatów do pracy w służbie cywilnej będą imiona i nazwiska wyłonionych kandydatów oraz informacje o nich w zakresie objętym wymaganiami na dane stanowisko pracy.

Zawartość protokołu naboru

W katalogu informacji, które będzie zawierał protokół z naboru, znalazły się przede wszystkim:

1) stanowisko pracy, na które był przeprowadzany nabór,

2) określenie liczby nadesłanych ofert,

3) imiona i nazwiska wyłonionych kandydatów wraz ze wskazaniem kandydatów niepełnosprawnych,

4) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru,

5) uzasadnienie dokonanego wyboru,

6) określenie składu komisji przeprowadzającej nabór.

Jednocześnie zrezygnowano z obowiązku umieszczania w nim liczby ofert spełniających wymagania formalne.

Uporządkowanie kwestii funkcjonowania komisji przeprowadzającej nabór

Nowelizacja uporządkowała kwestie funkcjonowania komisji przeprowadzającej nabór. Dotychczas w ustawie nie było przepisu nakazującego dyrektorowi generalnemu urzędu powołanie takiej komisji, jak również nie było wprost powiązania działania tej komisji z określoną w art. 6 u.s.c. otwartością i konkurencyjnością naboru do służby cywilnej.

W nowym art. 26a u.s.c. wskazano więc, że:

1) dyrektor generalny urzędu powoła komisję, której zadaniem będzie przeprowadzenie naboru w sposób gwarantujący zachowanie otwartości i konkurencyjności,

2) w skład komisji wejdą osoby, których wiedza i doświadczenie dają rękojmię wyłonienia najlepszych kandydatów,

3) członek komisji zachowa w tajemnicy uzyskane w trakcie naboru informacje o kandydatach.

Uelastycznienie zasad tworzenia i funkcjonowania komisji dyscyplinarnych

Dopuszczono zmiany we wspólnych komisjach dyscyplinarnych w trakcie trwania kadencji oraz odłączenie się urzędu od wspólnej komisji dyscyplinarnej. Będzie również możliwość rozwiązania wspólnej komisji dyscyplinarnej – przed upływem jej kadencji – na mocy aktu woli wszystkich stron porozumienia o jej utworzeniu

Niezmiennie sprawy dyscyplinarne członków korpusu służby cywilnej rozpoznają komisje dyscyplinarne:

• w I instancji – komisja dyscyplinarna,
• w II instancji – Wyższa Komisja Dyscyplinarna Służby Cywilnej.

Jednak obecne przepisy nie przewidują ani możliwości wcześniejszego zakończenia kadencji komisji dyscyplinarnej, ani możliwości połączenia dwóch funkcjonujących komisji dyscyplinarnych we wspólną komisję, ani też dołączenia urzędu do istniejącej już komisji dyscyplinarnej. To wszystko powoduje problemy z ich tworzeniem – szczególnie dla mniejszych urzędów. Jak podnoszono w uzasadnieniu do projektu ustawy zmieniającej, tylko dla ok. 7 proc. urzędów działa komisja dyscyplinarna, brak komisji dotyczy zaś przede wszystkim urzędów małych, które nie są w stanie samodzielnie ich stworzyć. Uznano, że regulacje dotyczące tworzenia komisji dyscyplinarnych do tej pory nadmiernie krępowały samodzielność pracodawców.

Procedura tworzenia

1. Komisję dyscyplinarną urzędu powoła dyrektor generalny urzędu spośród członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędzie (utrzymano przepis).

2. Dyrektorzy generalni urzędów będą w drodze porozumienia powołać wspólną komisję dyscyplinarną dla kierowanych przez nich urzędów (utrzymano przepis).

3. Dyrektorzy generalni urzędów będą, w drodze porozumienia, przystępować do wspólnych komisji dyscyplinarnych powołanych na podstawie lub z nich występować (nowość).

4. O powołaniu komisji dyscyplinarnej zawiadamia się niezwłocznie szefa służby cywilnej (utrzymano przepis).

5. Komisję dyscyplinarną, w liczbie co najmniej 10 członków, powołuje się na okres czterech lat (utrzymano przepis).

6. Dyrektor generalny urzędu:

1) rozwiąże komisję dyscyplinarną urzędu – w przypadku powołania wspólnej komisji dyscyplinarnej albo przystąpienia do wspólnej komisji dyscyplinarnej,

2) powoła komisję dyscyplinarną urzędu – w przypadku wystąpienia ze wspólnej komisji dyscyplinarnej albo rozwiązania wspólnej komisji dyscyplinarnej (nowość).

7. Rozwiązanie wspólnej komisji dyscyplinarnej przed upływem jej kadencji będzie możliwe na mocy porozumienia dyrektorów generalnych urzędów (utrzymano przepis).

8. Komisja dyscyplinarna powoła ze swojego grona przewodniczącego komisji i jego dwóch zastępców (utrzymano przepis).

9. Tryb pracy komisji dyscyplinarnej określi regulamin uchwalony przez komisję dyscyplinarną i zatwierdzony przez dyrektora generalnego urzędu (utrzymano przepis).

Nowe święto i nowa odznaka

W związku z 100. rocznicą uchwalenia ustawy z 17 lutego 1922 r. o państwowej służbie cywilnej wprowadzono regulacje dotyczące ustanowienia Dnia Służby Cywilnej. Dla wyróżniających się przewidziano specjalną odznakę

Dla uczczenia rocznicy uchwalenia pierwszej ustawy dotyczącej służby cywilnej Dzień Służby Cywilnej będzie obchodzony właśnie 17 lutego. Ponadto ustanowiono Odznakę Honorową za Zasługi dla Służby Cywilnej. Przyznanie odznaki będzie formą dostrzeżenia, wyróżnienia i docenienia ciężkiej pracy i starań osób, które w działalności na rzecz prawidłowego, sprawnego i skutecznego funkcjonowania administracji rządowej stanowią wzór do naśladowania. Odznaka będzie przyznawana osobom zasłużonym dla służby cywilnej, czyli:

• legitymującym się wieloletnim doświadczeniem oraz szczególnymi osiągnięciami w pracy w służbie cywilnej,
• zaangażowanym w kształtowanie kadr służby cywilnej,
• szczególnie zaangażowanym w rozwój służby cywilnej,
• prowadzącym prace naukowe nad służbą cywilną.

Prezes Rady Ministrów określi w drodze rozporządzenia wzór wniosku o nadanie odznaki, odznaki i dyplomu potwierdzającego nadanie odznaki oraz sposób noszenia odznaki.

Nadanie

W nowych przepisach uregulowano szczegółowe kwestie dotyczące przyznawania odznaki. Wskazano m.in., kto może złożyć wniosek o jej przyznanie, elementy wniosku o jej przyznanie, a także kwestie dotyczące ewidencji osób wyróżnionych odznaką.

Odznakę będzie nadawał prezes Rady Ministrów:

1) z własnej inicjatywy lub

2) na pisemny wniosek szefa służby cywilnej, lub

3) na pisemny – wniosek:

a) szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,

b) członka Rady Ministrów,

c) kierownika centralnego organu administracji rządowej,

d) wojewody

– po zasięgnięciu opinii szefa służby cywilnej.

Wniosek o nadanie odznaki będzie zawierał:

1) dane osoby przedstawionej do wyróżnienia:

a) imię (imiona),

b) nazwisko,

c) datę i miejsce urodzenia,

d) imię ojca;

2) uzasadnienie nadania odznaki, ze szczególnym uwzględnieniem zasług;

3) wskazanie wnioskodawcy;

4) imię, nazwisko i podpis wnioskodawcy lub osoby działającej w imieniu wnioskodawcy;

5) datę podpisania wniosku.

Ważne! Prezes Rady Ministrów rozpatrzy wniosek o nadanie odznaki w terminie 60 dni od dnia jego otrzymania. Osoba wyróżniona odznaką otrzyma ją wraz z dyplomem potwierdzającym jej nadanie. Honorowa Odznaka za Zasługi będzie nadana tej samej osobie tylko raz.

W przypadku utraty odznaki lub dyplomu potwierdzającego jej nadanie na wniosek osoby wyróżnionej będzie wydawany wtórny egzemplarz odpowiednio odznaki lub dyplomu potwierdzającego jej nadanie (za zwrotem kosztów ich wytworzenia).

Ewidencja

Szef służby cywilnej będzie prowadzić ewidencję osób wyróżnionych odznaką, która obejmie następujące dane osobowe:

1) imię (imiona),

2) nazwisko,

3) datę i miejsce urodzenia,

4) imię ojca,

5) datę nadania odznaki.

Ewidencja ta będzie jawna, z wyłączeniem daty urodzenia osoby odznaczonej oraz imienia jej ojca. Wpis do ewidencji nastąpi po uzyskaniu pisemnej informacji o nadaniu przez prezesa Rady Ministrów odznaki osobie wyróżnionej.

Przetwarzającym dane osobowe będzie szef służby cywilnej i on będzie ich administratorem. Będzie miał zatem obowiązek stosować zabezpieczenia zapobiegające nadużyciom lub niezgodnemu z prawem dostępowi lub przekazywaniu, polegające co najmniej na dopuszczeniu do przetwarzania tych danych wyłącznie osób mających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych. ©℗