1 lipca 2023 r. weszło w życie rozporządzenie Rady Ministrów z 22 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. poz. 1102; dalej: rozporządzenie płacowe), a dokładnie jego załącznik nr 3. Zmianie uległy nazwy wielu stanowisk pracy, wymagania niezbędne do zatrudnienia na niektórych stanowiskach oraz przypisane do nich kategorie zaszeregowania i stawki wynagrodzenia. W związku z powyższym pracodawcy samorządowi muszą zmienić regulaminy wynagradzania, a w związku z tym umowy o pracę.

Co prawda nowy regulamin uprawomocni się po dwóch tygodniach od podania go do wiadomości zatrudnionych i to także wtedy, gdy zostanie wprowadzony stosunkowo późno, ale ewentualne podwyżki należy przyznać z mocą wsteczną, od 1 lipca br.

Przy okazji podkreślenia wymaga, że wynagrodzenie pracownika samorządowego ustalone na podstawie przepisów rozporządzenia płacowego (w brzmieniu nadanym nowelizacją obowiązującą od 1 lipca 2023 r.) nie może być niższe od wynagrodzenia ustalonego temu pracownikowi przed dniem wejścia w życie nowelizacji. Pracownik więc nie może otrzymać niższego wynagrodzenia od tego, które otrzymywał do 30 czerwca br.

O co pytają na szkoleniach

Termin wejścia w życie

PROBLEM Od 1 lipca 2023 r. weszła w życie nowelizacja rozporządzenia płacowego. Chcemy wprowadzić nowe załączniki do regulaminu wynagradzania pracowników urzędu miasta, zwłaszcza że obejmują one podwyżki. Jaki powinien być określony termin wejścia w życie zarządzenia, które wprowadza zmiany? Z dniem podjęcia czy po dwóch tygodniach z mocą obowiązującą od 1 lipca 2023 r.?

ODPOWIEDŹ W pytaniu mowa o wzroście wynagrodzeń, a tym samym o zmianach korzystnych dla zatrudnionych, uprawomocniają się więc one po dwóch tygodniach od podania regulaminu do wiadomości. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby podwyżki zostały ustanowione z mocą wsteczną, czyli np. od 1 lipca 2023 r.

Pracodawca samorządowy ma obowiązek wprowadzenia w swojej jednostce regulaminu wynagradzania niezależnie od stanu zatrudnienia. Jak bowiem stanowi art. 43 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 530; dalej: u.p.s.), przepisy kodeksu pracy stosuje się w sprawach nieuregulowanych w tej ustawie. Do pracowników samorządowych nie mają zatem odniesienia regulacje zawarte w art. 772 par. 1–3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641; dalej: k.p.), które dotyczą obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania w zależności od stanu zatrudnienia. Kwestie te zostały bowiem uregulowane wyczerpująco w u.p.s. oraz w rozporządzeniu płacowym. Jak zatem wynika z art. 39 u.p.s., dla pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę pracodawca w regulaminie wynagradzania musi określić:

  • wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych,
  • szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego.

Może natomiast określić:

  • warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa,
  • warunki i sposób przyznawania dodatków funkcyjnego i specjalnego oraz innych dodatków.

Natomiast ani u.p.s., ani rozporządzenie płacowe nie reguluje zasad wprowadzania zmian do regulaminu. W rezultacie znajduje tu zastosowanie art. 772 par. 6 k.p. Wynika z niego, że regulamin wynagradzania, a tym samym wprowadzone do niego zmiany, wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Co istotne, regulacje wewnątrzzakładowe, które są dla pracowników mniej korzystne niż wynikające z k.p. oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, nie mają mocy prawnej. Pozostałe automatycznie wpisują się w treść umów o pracę. W przypadku gdy nowe postanowienia regulaminu są mniej korzystne od dotychczasowych, konieczne jest zawarcie z pracownikami porozumienia zmieniającego lub wręczenie im wypowiedzenia warunków pracy i/lub płacy. O ile zgodzą się oni na zawarcie porozumienia, zmodyfikowane umowy o pracę będą obowiązywać od daty uzgodnionej między stronami. Pracownicy, którzy go nie podpiszą, muszą otrzymać wypowiedzenie zmieniające.

Brak możliwości rozszerzania katalogu stanowisk

PROBLEM Urząd miasta chciałby zatrudnić pracownika na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac. Czy w regulaminie wynagradzania należy zamieścić takie same nazwy stanowisk jak w rozporządzeniu płacowym?

ODPOWIEDŹ Tak. Ponieważ w rozporządzeniu płacowym zawarto stanowisko specjalisty, należy uznać, że obejmuje ono swoim zakresem różne dziedziny, chodzi więc także o specjalistę z zakresu płac i kadr.

Pracodawca samorządowy nie powinien tworzyć nowych, nieprzewidzianych w regulacjach rozporządzenia kategorii stanowisk. W regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych powinny znaleźć się takie same nazwy stanowisk jak w rozporządzeniu płacowym. Oznacza to także, że stanowiska wynikające z umowy o pracę powinny być co do zasady tożsame z nazwami wynikającym z rozporządzenia płacowego.

Załącznik nr 3 do rozporządzenia płacowego określa wykazy stanowisk, które mogą występować w jednostkach samorządowych. W załączniku wymieniono m.in. stanowisko specjalisty. Obejmuje ono swoim zakresem specjalistów z każdej dziedziny.

Konieczność aneksowania wszystkich umów o pracę objętych zmianami

PROBLEM Czy w związku z nowelizacją rozporządzenia płacowego, która wprowadziła nowe tabele i nowe minimalne kwoty wynagrodzeń obowiązujące od 1 lipca 2023 r., należy sporządzić aneksy do umów dla wszystkich pracowników, a więc także tych, którzy są nieobecni z powodu np. długotrwałej choroby czy przebywania na urlopach związanych z rodzicielstwem?

ODPOWIEDŹ Tak. Mimo że pracownik aktualnie nie świadczy pracy, to zmiany obowiązują od 1 lipca 2023 r. i z tym dniem należy zmodyfikować jego umowę o pracę.

Aneksy do umów o pracę pracowników przebywających na długotrwałych absencjach należy sporządzić już teraz, na co bezpośrednio wskazuje par. 1 w zw. z par. 5 rozporządzenia zmieniającego, zgodnie z którym załącznik nr 3 do rozporządzenia płacowego otrzymuje nowe brzmienie od 1 lipca 2023 r. Od tego dnia wynagrodzenia pracowników samorządowych wskazane w ich umowach o pracę powinny odpowiadać nowemu brzmieniu załącznika nr 3. Jeśli więc np. osobie przebywającej na zwolnieniu lekarskim wskutek zmian przepisu zmieniła się kategoria zaszeregowania lub wzrosło minimalne wynagrodzenie – mimo że w chwili przekazania dokumentu nie pobiera wynagrodzenia za pracę, tylko np. zasiłek chorobowy – powinna ona otrzymać już teraz aneks do umowy o pracę (bądź wypowiedzenie jej warunków). Pracownik taki od 1 lipca 2023 r. jest więc zatrudniony na nowych warunkach, choć co do zasady odczuje to dopiero po powrocie z absencji. Należy jednak wskazać, że samorządowcom oprócz świadczeń chorobowych wypłacany jest dodatek za wysługę lat. W myśl par. 7 ust. 2 rozporządzenia płacowego przysługuje on pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik samorządowy otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. W rezultacie pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim powinien od 1 lipca 2023 r. (lub z wyrównaniem od tej daty) otrzymywać go w kwocie naliczonej od wynagrodzenia zasadniczego po podwyżce.

Procedura w razie zmiany kategorii zaszeregowania bez zmiany wynagrodzenia

PROBLEM Czy zmiana kategorii zaszeregowania bez zmiany wynagrodzenia wymaga wręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego?

ODPOWIEDŹ Zmiana kategorii zaszeregowania bez zmiany wynagrodzenia nie wymaga wręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego ani zawarcia z nim porozumienia.

Każda zmiana wysokości wynagrodzenia (w tym także podwyżka) wymaga wprowadzenia zmiany do umowy o pracę poprzez zawarcie z pracownikiem porozumienia w formie aneksu do umowy.

Obowiązek wręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego lub – przy zgodnej woli obu stron – zawarcia z nim porozumienia występuje tylko wtedy, gdy na skutek zmiany kategorii zaszeregowania dochodzi do zmiany wynagrodzenia, natomiast nie ma takiej konieczności przy zachowaniu niezmienionej płacy.

Obniżenie kategorii zaszeregowania pracowników objętych ochroną przedemerytalną

PROBLEM Pracownik samorządowej jednostki organizacyjnej będzie miał obniżoną kategorię zaszeregowania. Czy jeśli brakuje mu roku do osiągnięcia wieku emerytalnego, to można obniżyć kategorię zaszeregowania?

ODPOWIEDŹ Jeżeli zmiana kategorii zaszeregowania nie powoduje żadnych konsekwencji płacowych, to wystarczy poinformować o przyznaniu nowej kategorii, co dotyczy także pracownika w wieku przedemerytalnym. Tylko obniżenie wynagrodzenia lub zmiana warunków pracy określonych w umowie o pracę powinno być dokonane za porozumieniem stron.

Przepisy u.p.s. uprawniają pracodawcę do określenia większości zasad i warunków przyznawania niektórych składników wynagrodzenia pracownika. Grupa zaszeregowania pracownika samorządowego związana jest ze stawką wynagrodzenia zasadniczego. Jednocześnie zmiana grupy określonej w umowie o pracę wymaga zawsze wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego. Niezależnie od zmian w umowie o pracę, jeśli następuje zmiana kategorii zaszeregowania, na skutek której wynagrodzenie pracownika nie ulegnie wprawdzie zmianie, ale zmienia się rozpiętość widełkowa określona w regulaminie wynagradzania, to również takiej zmiany można dokonać na podstawie porozumienia stron lub w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

Wypowiedzenie zmieniające nie jest jednak potrzebne do przeniesienia pracownika do innej kategorii bez obniżania pensji z jednoczesnym brakiem zmiany w widełkach wynagrodzenia.

Zgodne z par. 4 rozporządzenia zmieniającego wynagrodzenie pracownika samorządowego ustalone na podstawie przepisów rozporządzenia płacowego (w brzmieniu nadanym nowelizacją obowiązującą od 1 lipca 2023 r.) nie może być niższe od wynagrodzenia ustalonego temu pracownikowi przed dniem wejścia w życie nowelizacji. Jeżeli więc zmiana zaszeregowania wiązałaby się ze zmianą przepisów rozporządzenia płacowego, to pracownik nie może otrzymać niższego wynagrodzenia od obecnie otrzymywanego.

W myśl art. 39 i 42 k.p. pracodawca nie może wypowiedzieć wynikających z umowy warunków pracy i płacy pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż cztery lata do osiągnięcia wieku emerytalnego. Wypowiedzenie jest jednak możliwe, jeżeli stało się konieczne ze względu na m.in. wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy lub tej ich grupy, do której pracownik należy (art. 43 k.p.).

Jeżeli zatem nie dochodzi do zmiany wynagrodzenia pracownika, zmian warunków określonych w umowie lub widełek zaszeregowania płacowego, to wystarczy jedynie poinformować pracownika o innej kategorii zaszeregowania. Natomiast wtedy, gdy zaistnieje jedna ze zmian powodujących modyfikację wynagrodzenia, to może zostać ona dokonana tylko za zgodą pracownika. ©℗