Podwyżki w samorządach już od lipca. Pensje pracowników samorządowych wzrosną [PORADNIK DGP]

To efekt wejścia w życie nowelizacji rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Nowelizacja nie tylko podnosi minimalne stawki, lecz także przynosi inne zmiany. Dla wielu jednostek samorządu terytorialnego oznacza to konieczność zmian w umowach z pracownikami czy aneksów do regulaminów.

Chodzi o rozporządzenie Rady Ministrów z 22 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. poz. 1102; dalej: rozporządzenie zmieniające). Nowelizacja, która wchodzi w życie już 1 lipca, uaktualnia zarobki pracowników urzędów samorządowych i jednostek podległych – dostosowując je do wchodzącej tego samego dnia podwyżki minimalnej wysokości wynagrodzenia w kraju, a przy okazji wprowadza pewne zmiany porządkujące, m.in. redukuje liczbę kategorii zaszeregowania, dla wielu stanowisk zmienia przyporządkowanie do kategorii, wprowadza nowe nazwy stanowisk i likwiduje te nieaktualne.

Podwyżka wynagrodzeń jest znacząca. W I kategorii zaszeregowania minimalny poziom wynagrodzenia wzrośnie np. z dotychczasowych 2150 zł do 3300 zł (czyli o 1150 zł), a w XX kategorii z 3600 zł do 5200 zł (czyli o 1600 zł). Samorządy mają obecnie bardzo gorący okres, bo muszą wdrożyć podwyżki, dostosowując je do rozporządzenia zmieniającego tak, aby pracownik nie zarabiał mniej, niż wynika to z poziomu minimalnego wynagrodzenia dla kategorii, w której jest zaszeregowany. W praktyce starają się to robić tak, aby z jednej strony spełnić wymogi przepisów prawa, a z drugiej nie powiększać zanadto dziury budżetowej. A przy tym wszystkim muszą uwzględnić wspomniane modyfikacje, jakie zaszły na mocy rozporządzenia zmieniającego, m.in. w podziale stanowisk w urzędach i samorządowych jednostkach administracyjnych czy w przyporządkowaniu konkretnych stanowisk do kategorii zaszeregowania – co często będzie oznaczać konieczność porządków w umowach o pracę.

O czym zatem trzeba pamiętać, wprowadzając podwyżki? Czy i kiedy trzeba zmieniać regulaminy wynagradzania? Jak zrobić to prawidłowo, żeby zmiany były ważne? Co należy wiedzieć, wprowadzając aneksy do umów (porozumienia zmieniające i wypowiedzenia warunków zatrudnienia)? O tym wszystkim piszemy w poradniku, załączając przydatne wzory i przedstawiając praktyczne przykłady.

Geneza zmian

Rozporządzenie Rady Ministrów z 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. poz. 1960; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1102; dalej: rozporządzenie płacowe) określa warunki i sposób wynagradzania osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w tym minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego na poszczególnych stanowiskach. Do 30 czerwca br. ów minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę był określony w kategoriach zaszeregowania od I do XXII w granicach kwot od 2150 zł (w I kategorii zaszeregowania) do 3600 zł (w XXII, maksymalnej kategorii zaszeregowania). Taki poziom obowiązywał od 1 stycznia 2022 r. Tymczasem, jak wiadomo, wysokość minimalnego wynagrodzenia w 2023 r. zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 13 września 2022 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2023 r. (Dz.U. poz. 1952) zmieniła się dwukrotnie i wynosi:

• 3490 zł – od 1 stycznia 2023 r.,
• 3600 zł – od 1 lipca 2023 r.

W konsekwencji w odniesieniu do pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę konieczne stało się uaktualnienie minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego określonego w dotychczasowej Tabeli I, zamieszczonej w załączniku nr 3 do rozporządzenia płacowego. W efekcie w zmodyfikowanej tabeli od 1 lipca br.:

▶ Zaproponowano kwotę minimalnego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania w wysokości 3300 zł, aby jej wysokość była zbliżona do kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę.

▶ W pozostałych kategoriach zaszeregowania kwoty ustalono tak, aby wzrastały proporcjonalnie między kategoriami.

▶ Zmniejszono ogólną liczbę kategorii zaszeregowania o dwie, tj. do XX kategorii, pozostawiając, tak jak dotychczas, do dyspozycji pracodawcy dwie ostatnie kategorie. tabela 1

OPZZ: zmiany niewystarczające

Podczas opiniowania projektu zmian rozporządzenia płacowego związkowcy podkreślali, że nowelizacja nie realizuje postulatu, jaki padł podczas ubiegłorocznych negocjacji płacowych prowadzonych w Radzie Dialogu Społecznego, kiedy domagano się, aby pilnie poprawić sytuację finansową pracowników samorządowych.

Zdaniem Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych (OPZZ) obecna zmiana powoduje m.in. dalsze rozwarstwienie wynagrodzeń pracowników w sektorze ochrony zdrowia iutrwala nierówności w tej grupie zawodowej między pracownikami zatrudnianymi przez samorządy i pracującymi w podmiotach leczniczych. A to dlatego, że wynagrodzenie pracowników ochrony zdrowia zatrudnionych w podmiotach leczniczych znacząco wzrośnie od 1 lipca 2023 r., co z kolei wynika z ustawy z 26 maja 2022 r. o zmianie ustawy o sposobie ustalania najniższego wynagrodzenia zasadniczego niektórych pracowników zatrudnionych w podmiotach leczniczych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1352). Podwyżki dla pracowników w tej samej grupie zawodowej zatrudnionych w urzędach i jednostkach im podległych będą zaś mniejsze. Przykładem mogą być np.:

▶ Lekarze. Od 1 lipca br. lekarz ze specjalizacją zatrudniony w podmiocie leczniczym (w szpitalu czy przychodni) zarobi nie mniej niż 9202 zł brutto, natomiast lekarz zatrudniony w powiatowym centrum orzekania o niepełnosprawności, który ma przypisaną XIII kategorię zaszeregowania, będzie miał gwarantowane minimum w wysokości 4100 zł.

▶ Pielęgniarki. Pielęgniarka bez specjalizacji zatrudniona w ochronie zdrowia otrzyma nie mniej niż 5965 zł, a pracująca w domu pomocy społecznej z przypisaną XIII lub XII grupą (w zależności od posiadanego wykształcenia) od 4000 zł do 4100 zł.

Resort pracy: rozporządzenie określa jedynie minimalny poziom

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej tłumaczy konsekwentnie w swoich odpowiedziach, że kategorie zaszeregowania na poszczególnych stanowiskach stanowią minimum w odniesieniu do wynagrodzenia zasadniczego. przykład 1 Kształtowanie całkowitej wysokości wynagrodzenia pracowników pozostaje zaś w gestii pracodawców samorządowych. I to oni ostatecznie decydują, ile dostanie pracownik.

Przykład 1

Resort pracy ma na myśli to, że instrumentem prawnym umożliwiającym kształtowanie przez pracodawców wynagrodzeń pracowników samorządowych jest regulamin wynagradzania, który wydawany jest na podstawie art. 39 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 530). Określa się w nim m.in. szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. przykład 2 i 3

Przykład 2

Przykład 3

Przykład 4

Ponadto w przypadku pracowników samorządowych minimalne wynagrodzenie za pracę nie ma charakteru jedynie wynagrodzenia zasadniczego. Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2207), przy porównywaniu wysokości wynagrodzenia pracownika z obowiązującą wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę brane są pod uwagę wszystkie przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, m.in. premie, nagrody i dodatki do wynagrodzenia przykład 5 – z wyjątkiem składników wymienionych w ust. 5 tego artykułu, tj.:

1) nagrody jubileuszowej,

2) odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,

3) wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,

4) dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej,

5) dodatku za staż pracy. przykład 6

Pełną tabelę ze składnikami wynagrodzenia pracowników samorządowych zamieszczamy na kol. C9‒10.

Przykład 5

Przykład 6

Dodajmy, że przy dostosowywaniu pensji pracownika samorządowego do poziomu minimalnego wynagrodzenia trzeba pamiętać o jeszcze jednej istotnej rzeczy: jeżeli w danym miesiącu, z uwagi na terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład czasu pracy, wynagrodzenie pracownika jest niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia, to następuje uzupełnienie wynagrodzenia do tej wysokości w postaci wyrównania. Wyrównanie wypłaca się za okres każdego miesiąca łącznie z wypłatą wynagrodzenia i ma ono charakter gwarancyjny. przykład 7

Co jednak ważne: wyrównanie do minimalnej pensji może być wypłacane interwencyjnie. Nie może mieć charakteru stałego składnika pensji. Jest to element niekorzystny dla pracowników, gdyż wyrównania nie wlicza się do podstawy obliczania ekwiwalentu, a więc także nie może być uwzględniony w trzynastce (par. 6 pkt 7a rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop; Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 174, poz. 1353) – w związku z art. 4 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641).

Przykład 7

Katalog stanowisk wspólny dla urzędów i jednostek

W nowelizacji rozporządzenia płacowego przychylono się do wysuwanych już od lat postulatów, by ujednolicić tabele stanowisk i przypisanych tym stanowiskom minimalnych kategorii zaszeregowania oraz minimalnych wymagań kwalifikacyjnych w urzędach i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Postulaty owe strona związkowa argumentowała tym, że różnice na takich samych stanowiskach w urzędach i jednostkach organizacyjnych powodowały niekiedy nierówne traktowanie pracowników. W związku z tym rozporządzenie nowelizujące scala tabele stanowisk, które funkcjonowały do 30 czerwca br. odrębnie dla urzędów (dotychczasowa część D „Stanowiska we wszystkich urzędach”) i odrębnie dla samorządowych jednostek organizacyjnych (część F „Stanowiska w samorządowych jednostkach organizacyjnych”). Wspólny katalog (teraz wszystko jest w części D) obejmuje większość stanowisk, w tym także te, które występowały dotychczas w częściach tabeli wydzielonych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych (np. lekarz, pielęgniarka, psycholog, dietetyk, geodeta, ratownik wodny, lekarz weterynarii). Dzięki temu skrócono katalog, ujednolicono minimalne kategorie zaszeregowania oraz minimalne wymagania kwalifikacyjne dla takich samych stanowisk, wcześniej występujące w różnych częściach tabeli.

Wprowadzenie zmian w katalogu stanowisk spowodowało konieczność jego przeredagowania, a także konieczność uporządkowania minimalnych kategorii zaszeregowania dla poszczególnych stanowisk (od I do XVIII) oraz wymaganych kwalifikacji. ramka 1 , s. b4 Odnośniki pod tabelą, tak jak dotychczas, określają, co należy rozumieć przez minimalne wymagania kwalifikacyjne oraz wykształcenie wyższe, średnie, zasadnicze i podstawowe. Przy tym informacje dotyczące wykształcenia uwzględniają poziomy wykształcenia określone w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 900) oraz ustawy z 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz.742).

Wybrane zmiany

Co zatem konkretnie się zmieniło po wprowadzonych porządkach i scaleniu tabel? Poniżej zestawiamy najważniejsze przykłady takich nowości zawartych w Tabeli stanowisk w urzędach i samorządowych jednostkach organizacyjnych (część D w załączniku 3 do rozporządzenia płacowego).

▶ Dodanie nowych stanowisk

– W pkt VI „Jednostki działające w zakresie oświaty” pod numerem 5 dodano stanowisko: osoba sprawująca opiekę nad dzieckiem wychowanki młodzieżowego ośrodka wychowawczego (par. 26 ust. 5 rozporządzenia ministra edukacji i nauki z 30 marca 2023 r. w sprawie niektórych publicznych placówek systemu oświaty; Dz.U. poz. 651) – przypisano mu minimalny poziom wynagrodzenia zasadnicznego na poziomie VII kategorii zaszeregowania, a jako minimalne wymaganie kwalifikacyjne wskazano średnie wykształcenie.

– W pkt I „Wszystkie urzędy i wszystkie samorządowe jednostki organizacyjne–stanowiska pomocnicze i obsługi” pod numerem 25 dodano stanowisko: instruktor strzelectwa –przypisano je do VII kategorii zaszeregowania, a jako minimalne wymagania kwalifikacyjne wskazano wykształcenie według odrębnych przepisów.

▶ Rezygnacja z niektórych stanowisk robotni czych

– Zlikwidowano takie stanowiska jak np. wozak, robotnik polowy, robotnik szklarniowy, robotnik do pracy lekkiej (pracownicy zatrudnieni dotychczas na likwidowanych stanowiskach będą mogli być zatrudnieni na stanowisku robotnik).

– Dodano stanowiska młodszy robotnik i starszy robotnik w celu zapewnienia ścieżki awansu.

▶ Zmniejszenie liczby stanowisk kierowców

– Wykreślono stanowisko kierowcy samochodu dostawczego i stanowisko kierowcy transportu wewnętrznego.

▶ Rezygnacja z niektórych stanowisk rzemieślniczych i utworzenie nowych

– Dotychczasowe różne stanowiska rzemieślników, np. rzemieślnik wykwalifikowany, rzemieślnik specjalista, zastąpiono stanowiskami starszy rzemieślnik i rzemieślnik.

▶ Porządki w stanowiskach związanych z opieką nad zwierzętami

– Zmieniono nazwę części „Schroniska dla zwierząt” na „Schroniska dla zwierząt, ogrody zoologiczne, banki genów, ośrodki edukacji przyrodniczej, centra hodowli gatunków chronionych oraz zagrożonych, ośrodki rehabilitacji”.

– Dodano nowe stanowiska: wykwalifikowany opiekun zwierząt, edukator przyrodniczy, pomoc (weterynaryjna, zootechniczna).

▶ Połączenie zakładów gospodarki z cmentarzami komunalnymi

– Połączono odrębne części tabeli „Zakłady gospodarki komunalnej i mieszkaniowej, biura zamiany mieszkań” oraz „Zarząd cmentarzy komunalnych”.

– W celu uporządkowania i ujednolicenia tabeli dokonano zmian redakcyjnych w nazwach niektórych jej części i stanowisk.

Ochrona zatrudnienia pracowników

W celu zapewnienia ochrony pracownikom, tj. aby wejście w życie rozporządzenia nie stanowiło podstawy uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub obniżenie wynagrodzenia zasadniczego, rozporządzenie zmieniające zawiera przepisy przejściowe (par. 2–4), które gwarantują:

1) pracownikowi samorządowemu, który nie spełnia minimalnych wymagań kwalifikacyjnych w zakresie wykształcenia, umiejętności zawodowych lub stażu pracy, przewidzianych dla stanowiska zajmowanego przez niego w dniu wejścia w życie rozporządzenia, możliwość dalszego zatrudnienia na tym stanowisku (par. 2 rozporządzenia zmieniającego); przy czym regulacja nie określa limitu czasu, w jakim pracownik może zajmować dotychczasowe stanowisko;

2) pracownikowi samorządowemu zatrudnionemu w dniu wejścia w życie rozporządzenia na stanowisku nieprzewidzianym w tym rozporządzeniu możliwość dalszego zatrudnienia, z tym że na innym stanowisku określonym w niniejszym rozporządzeniu (par. 3 rozporządzenia zmieniającego); na podobnych stanowiskach, na których pracownicy będą mogli być zatrudnieni, przewiduje się takie same wymogi kwalifikacyjne, głównie wykształcenie podstawowe lub zasadnicze bez wymogu lat pracy;

3) utrzymanie wynagrodzenia pracownika samorządowego ustalonego na podstawie przepisów rozporządzenia zmienianego w par. 1 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem zmieniającym na poziomie nie niższym od wynagrodzenia ustalonego temu pracownikowi przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia (par. 4 rozporządzenia zmieniającego). przykład 8

Przykład 8

Jak wdrożyć zmianę regulaminu wynagradzania i jak uniknąć błędów przy aneksowaniu umów

Biorąc pod uwagę szeroki zakres zmian, w wielu JST konieczne mogą być zmiany w regulaminach wynagradzania. Jednak, aby były one ważne, trzeba przy tym przestrzegać procedur

Z art. 39 ustawy o pracownikach samorządowych wynika, że do wprowadzenia regulaminu wynagradzania zobowiązany jest każdy pracodawca samorządowy, bez względu na stan zatrudnienia. A więc nie ma znaczenia, czy zatrudnienie w danej jednostce wynosi 15 osób, czy 200. Nawet w małych jednostkach samorządowych kwestie związane z wynagrodzeniami regulowane są poprzez regulamin wynagradzania.

Co trzeba wiedzieć

Zacznijmy od przypomnienia podstawowych kwestii dotyczących regulaminów wynagradzania. W regulaminie wynagradzania ustala się wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia przewidzianych za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku oraz ewentualnie wszelakich innych składników wynagrodzenia (tj. dodatki funkcyjne, nagrody, premie), jeżeli zostały one przewidziane z tytułu wykonywania określonej pracy. Za minimum treści regulaminu należy uznać postanowienia pozwalające na określenie wysokości wynagrodzenia zasadniczego, a zatem ustalające system i stawki wynagrodzenia. Ponadto w regulaminie można ustalić także inne składniki wynagrodzenia (np. wynagrodzenie chorobowe, wynagrodzenie przestojowe, odprawy, dodatki) i zasady ich przyznawania. Może on zawierać także postanowienia dotyczące innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, np. wpłat dodatkowych na pracownicze plany kapitałowe.

Treść regulaminu wynagradzania określa art. 39 ustawy o pracownikach samorządowych. Zgodnie z tym przepisem pracodawca w regulaminie wynagradzania obowiązkowo określi dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umów o pracę:

1) wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych,

2) szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego.

Ponadto pracodawca samorządowy może jeszcze określić w regulaminie:

1) warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa,

2) warunki i sposób przyznawania dodatków: funkcyjnego i specjalnego oraz innych dodatków, jeżeli regulamin takowe przewiduje.

Jakich stanowisk nie uwzględniać

Co istotne, regulaminu wynagradzania nie wydaje się dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru i powołania w:

1) urzędach marszałkowskich,

2) starostwach powiatowych,

3) urzędach gminy,

4) biurach (ich odpowiednikach) związków JST,

5) biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych JST.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi układów zbiorowych pracy regulamin nie może określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Pod pojęciem pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy należy rozumieć pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych. Oznacza to, że niedopuszczalne jest umieszczanie w nim zasad wynagradzania następujących osób:

1) dyrektorów lub kierowników urzędów i jednostek samorządowych,

2) zastępców ww. dyrektorów lub kierowników,

3) głównych księgowych,

4) członków zarządów jednostek – jeżeli dana jednostka ma zarząd kolegialny.

Do regulaminu wynagradzania stosujemy część przepisów dotyczących układów zbiorowych pracy. Obejmuje to m.in. art. 24112 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641; dalej: k.p.), zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany kolejno:

1) zawiadomić pracowników o wejściu układu w życie, o zmianach dotyczących układu oraz o wypowiedzeniu i rozwiązaniu układu;

2) dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy układu;

3) na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst układu i wyjaśnić jego treść.

Jeśli nie zapisano minimalnych stawek

Ustawa o pracownikach samorządowych nie narzuca wprost obowiązku ustalania w regulaminach minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego. Nawet przy braku zapisów w regulaminie na ten temat jego najniższy poziom wynikać będzie z załącznika nr 3 do rozporządzenia płacowego. Ponadto regulamin może przy tym określać minimalne stawki na poziomie wyższym niż określone w rozporzą dzeniu.

Oznacza to, że JST mogą, ale nie muszą zmieniać tych regulaminów, które nie zawierają tabel stawek i powołują się w zapisach na treść rozporządzenia płacowego, oraz takich regulaminów, gdzie minimalne stawki zostały wskazane, ale są równe lub wyższe od tych, które zaczną obowiązywać od 1 lipca br. wzór 1

Procedura: uzgodnienie zmiany regulaminu

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, to pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania. Zmiana regulaminów wynagradzania dokonywana jest w ten sam sposób, w jaki regulaminy te są wprowadzane. Wymaga zatem współpracy z działającym w zakładzie związkiem zawodowym (ale jeśli go nie ma, to już nie należy uzgadniać zmiany z przedstawicielami pracowników). wzór 2 , s. b7

Przepisy nie przewidują możliwości wydania regulaminu wynagradzania samodzielnie przez pracodawcę, jeśli w zakładzie pracy działa choć jedna organizacja związkowa, z którą nie może uzgodnić treści regulaminu (lub zmian do regulaminu). Nie można tutaj próbować stosować analogii do regulacji odnoszących się do regulaminu pracy.

Uzgodnienie regulaminu wynagradzania to zatem osiągnięcie zgodnego stanowiska co do jego treści. Postanowienia regulaminu, na które zakładowa organizacja związkowa nie wyraziła zgody, nie mają mocy obowiązującej.

Z ORZECZNICTWA

„Regulamin wynagradzania wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie”.

Wyrok Sądu Najwyższego z 19 stycznia 2012 r., sygn. akt I PK 83/11

„Nie jest prawidłowa wykładnia, zgodnie z którą pracodawca ma bezwzględny obowiązek uregulowania spraw płacowych w regulaminie wynagradzania, także wówczas, gdy jego propozycje spotykają się z negatywnym stanowiskiem jedynej organizacji związkowej, lub wspólnym negatywnym stanowiskiem organizacji związkowych u danego pracodawcy. Przeciwnie, pracodawca nie ma wówczas prawa wydawać w ogóle regulaminu wynagradzania, gdyż ten akt prawa pracy nie został uzgodniony ze stroną pracowniczą. Trybunał Konstytucyjny wskazał, że w takim wypadku – przy braku możliwości wprowadzenia regulaminu i zarazem obowiązku ustawowym regulacji płac – pracodawca ma obowiązek ustalić kwestie wynagrodzeń z poszczególnymi pracownikami indywidualnie, w umowach o pracę. W takich warunkach brak regulaminu nie narusza ustawy”.

Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 2 października 2018 r., sygn. akt K 26/15

Podanie regulaminu do wiadomości pracowników

Dla ważności regulaminu wynagradzania konieczne jest podanie go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zarówno regulamin wynagradzania, jak i jego zmiany wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od podania do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Nie ma przy tym żadnego wyjaśnienia, jak należy rozumieć te „przyjęte” sposoby informowania. Ważne jest jedynie, by informacja mogła być odebrana (odczytana) przez ogół zatrudnionych. ramka 2

Niezależnie od wybranego sposobu przekazania informacji pracodawca musi wziąć pod uwagę wielkość zakładu pracy, gdyż inaczej będzie wyglądało jej dostarczenie w jednostce zatrudniającej 15 pracowników, gdzie wszyscy pracują w jednym budynku, a inaczej w jednostce zatrudniającej 200 osób lub rozmieszczonej w wielu lokalizacjach na terenie danej gminy czy województwa. Ponadto należy pamiętać, że sposób przekazywania informacji powinien umożliwić zapoznanie się z nią wszystkim pracownikom niezależnie od miejsca świadczenia pracy.

• Czy dobrym rozwiązaniem może być pobranie od pracowników oświadczenia o tym, że zapoznali się z propozycją zmiany regulaminu?

Przepisy nie narzucają konieczności posiadania potwierdzenia zapoznania się ze zmianami regulaminu przez wszystkich pracowników. Przyjąć można więc domniemanie związane z tym, że jeżeli zmiany zostały podane do wiadomości pracowników tak, że mogli się z nimi zapoznać, to zmiany te poznali. Pracownik jest zobowiązany do zapoznawania się z informacjami przekazywanymi przez pracodawcę.

Mimo to dobrą praktyką jest umożliwienie pracownikom zapoznanie się z regulaminem wynagradzania oraz pobranie na tę okoliczność stosownego oświadczenia. Takie rozwiązanie tworzy dla pracownika pełniejszy obraz regulacji wewnętrznych. I jest z pewnością rozwiązaniem lepszym niż tylko zapoznanie go z zakresem informacyjnym wprost wymienionym w rozporządzeniu dotyczącym akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Z ORZECZNICTWA

„Regulamin wynagradzania, który nie został ustalony na piśmie i podany do wiadomości pracowników w sposób określony w art. 772 par. 6 k.p. nie obowiązuje jako akt prawny. Wypowiedzenie zmieniające warunki płacy wynikające z regulaminu wynagradzania nie powoduje obniżenia wynagrodzenia za pracę bez uprzedniej zmiany regulaminu”.

Wyrok SN z 6 października 2004 r., sygn. akt I PK 569/03

W przypadku osób przebywających na zwolnieniu lekarskim lub nieobecnych w pracy z powodu innej usprawiedliwionej przyczyny taki sposób poinformowania o treści zmienionego regulaminu wynagradzania, jak np. wywieszenie na tablicy ogłoszeń, nie jest wystarczający, gdyż osoby te nie mają możliwości zapoznania się z jego treścią. W takiej sytuacji dobrym sposobem może się okazać indywidualne poinformowanie tych pracowników o zmianach regulaminu, np. poprzez pocztę tradycyjną lub służbową pocztę e-mail. Zmieniony regulamin wejdzie w życie dopiero po upływie dwóch tygodni od prawidłowego poinformowania o nim pracowników.

• Pracownik twierdzi, że nie rozumie treści zmienionego regulaminu wynagrodzeń i domaga się wyjaśnień na piśmie. Czy pracodawca ma obowiązek mu ich udzielić w tej formie?

Pracownik może domagać się objaśnienia niejasnych dla niego zapisów regulaminu wynagradzania, pracodawca zaś jest zobowiązany takich wyjaśnień udzielić. Przepisy nie dają jednak pracownikowi możliwości domagania się uzyskania wyjaśnień w określonej formie – pracodawca może udzielić ich na piśmie, ale może również ograniczyć się do ustnych objaśnień.

Jeśli postanowienia w regulaminie okażą się korzystniejsze

Zgodnie z art. 24113 k.p. korzystniejsze postanowienia regulaminu, z dniem jego wejścia w życie, zastępować będą z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. To oznacza podwyżki dla pracowników.

Jednak samo wejście w życie zmienionego regulaminu wynagradzania nie wywrze skutków prawnych w stosunku do samych pracowników. Dlatego należy dokonać modyfikacji indywidualnych warunków pracy ustalonych z pracownikiem w zawartej z nim umowie o pracę. W takim przypadku należy zawrzeć z pracownikiem porozumienie zmieniające (aneks do umowy o pracę). Co prawda instytucja ta nie została bezpośrednio uregulowana w kodeksie pracy, jednak jest ona dopuszczona przez orzecznictwo sądowe.

Modyfikacja umowy o pracę zawsze wymaga formy pisemnej. Również na zawarcie porozumienia (aneksu) należy uzyskać zgodę pracownika, potwierdzoną podpisem. wzór 3

• Jak należy postąpić, jeśli warunki ustalone w zmienionym regulaminie wynagradzania są mniej korzystne niż obowiązujące z niektórymi pracownikami?

W sytuacji gdy zmiana regulaminu wynagradzania prowadzi do pogorszenia sytuacji pracowników, do nabrania mocy obowiązującej postanowień tego regulaminu jest konieczne dokonanie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy. Wejście w życie takiej zmiany uzależnione będzie zatem od:

1) podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy,

2) wypowiedzenia im dotychczasowych warunków płacowych lub zawarcia z nimi porozumień zmieniających.

wzór 4

• Jakie są konsekwencje nieprzyjęcia wypowiedzenia zmieniającego dotychczasowe warunki pracy i płacy?

Jeżeli pracownik nie zgadza się na zaproponowane mu nowe warunki pracy i płacy, to może odmówić ich przyjęcia. Umowa o pracę rozwiąże się wówczas z upływem okresu wypowiedzenia (art. 42 par. 1 k.p.). Konieczność wypowiedzenia warunków zatrudnienia w związku ze zmianą regulaminu wynagradzania wynika bezpośrednio z art. 772 par. 5 związku z art. 24113 par. 2 k.p., które nakazują stosować przepisy o zmianie układów zbiorowych pracy odpowiednio do regulaminu wynagradzania.

• Od kiedy zaczną obowiązywać nowe warunki zatrudnienia?

Niezależnie od wejścia w życie zmian do regulaminu wynagradzania modyfikacja indywidualnych umów o pracę zacznie obowiązywać:

• z datą określoną w porozumieniu stron, a jeżeli nie została wskazana, z datą jego zawarcia – w przypadku podpisania porozumienia zmieniającego lub
• po upływie okresu wypowiedzenia – w przypadku dokonania wypowiedzenia zmieniającego.

Z ORZECZNICTWA

„Wypowiedzenia zmieniającego wymaga nie tylko modyfikacja zasad nabywania prawa lub ustalania wysokości wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków, jak dodatek funkcyjny czy stażowy, lecz także innych składników płacowych, jak nagrody jubileuszowe czy odprawy emerytalno-rentowe”.

Wyrok SN z 30 września 2011 r.,

sygn. akt III PK 14/11

„Zmiana wysokości wynagrodzenia polegająca na podwyższeniu dodatku funkcyjnego z jednoczesnym obniżeniem wynagrodzenia zasadniczego wymaga wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 par. 1 k.p.), choćby łączne wynagrodzenie obejmujące obniżone wynagrodzenie zasadnicze i podwyższony dodatek funkcyjny nie uległo obniżeniu”.

Wyrok SN z 26 marca 2002 r.,

sygn. akt I PKN 44/01

„Wprowadzenie mniej korzystnych dla pracowników warunków nabywania i ustalania wysokości niektórych składników wynagrodzenia za pracę wymaga wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę także wtedy, gdy ukształtowane nowymi przepisami wynagrodzenie globalnie nie uległo obniżeniu”.

Uchwała SN z 15 września 2004 r.,

sygn. akt III PZP 3/04

Konsekwencje zmian w kategorii zaszeregowania

Nie ma problemu, gdy kategoria wzrasta. Pytania nasuwają się wtedy, gdy pracownikowi, który przed 30 czerwca br. miał przypisaną wyższą minimalną kategorię, po tej dacie ustawodawca przypisał kategorię niższą

Przykładem jest m.in. stanowisko pomocy nauczyciela. Przed zmianą przepisów obowiązywała je kategoria VI, obecnie będzie miało IV kategorię zaszeregowania. Podkreślenia wymaga, że ustawodawca nie zawarł w ustawie o pracownikach samorządowych żadnych szczegółowych wytycznych odnośnie do ustalania maksymalnego wynagrodzenia czy maksymalnej kategorii zaszeregowania dla stanowisk. Przypisano im tylko minimalne kategorie oraz minimalne wynagrodzenia obowiązujące dla danej kategorii – a do decyzji pracodawcy pozostawiono, jaka będzie forma ustalenia wysokości maksymalnego wynagrodzenia czy kategorii. W regulaminie wynagradzania może to zostać określone w postaci wskazania rozpiętości kategorii zaszeregowania, ale można też ustalić wysokość maksymalnego wynagrodzenia w odrębnej tabeli. Istotne jest, aby kwoty maksymalne znalazły się w treści regulaminu wynagradzania.

Ważne! Pracodawca samorządowy jest związany jedynie kwotami minimalnymi wynikającymi z rozporządzenia płacowego, natomiast kwota maksymalna powinna być zawarta w regulaminie wynagradzania. Przy czym kwota maksymalna może być ukształtowana w różny sposób: albo będzie to konkretna wysokość, albo mnożnik oparty np. na krotności kwoty minimalnej w danej kategorii lub odnoszący się do innych stałych wskaźników wynagradzania.

Przykład 9

Przykład 10

Termin obowiązkowy niezależnie od sytuacji

Rozporządzenie zmieniające przepisy płacowe dla urzędników samorządowych zostało podpisane dopiero w drugiej połowie czerwca 2023 r. Wcześniej ustawodawca proponował inne, niższe minimalne stawki. Samorządowcy mieli więc niewiele czasu na przygotowanie aneksów regulaminów czy nowych regulaminów wynagrodzeń. Wskutek tego w większości urzędów i jednostek organizacyjnych termin ich wdrożenia przed 1 lipca br. od początku był nierealny. Nie zmienia to tego, że procedura wprowadzania zmian czy regulaminu jest „nietykalna”. W każdym przypadku regulamin należy skonsultować z organizacjami związkowymi, przekazać informację o zmianach pracownikom i utrzymać datę wejścia w życie w okresie dwóch tygodni od podania takiej informacji. W nowych postanowieniach regulaminu zawiera się po prostu informację, że zmiany mają moc obowiązującą od 1 lipca 2023 r. Jeśli samorząd upora się z wprowadzeniem modyfikacji jeszcze w lipcu, to pracownicy otrzymają nowe stawki wynagrodzeń w lipcu za lipiec (gdyż, jak wiadomo, wypłaty realizowane są z dołu we wskazanym w regulaminie pracy terminie, zazwyczaj z końcem miesiąca). Gdyby jednak nastąpiło przesunięcie, czyli późniejsze ustalenie regulaminów, np. dopiero w sierpniu, nie zmienia to tego, że moc obowiązywania nowelizacji obliguje samorządowców do dokonania wyrównań w późniejszym czasie.

Ile na rękę otrzyma samorządowiec

Jak wcześniej wyjaśniliśmy, mimo że w I kategorii zaszeregowania wskazuje się minimalną kwotę wynagrodzenia zasadniczego 3300 zł brutto, każda osoba zatrudniona w pełnym wymiarze etatu od 1 lipca br. powinna otrzymać nie mniej niż 3600 zł. Jeżeli więc pracownik przypisany do I kategorii zaszeregowania nie ma żadnych dodatków do wynagrodzenia, to powinien otrzymać stawkę nie mniejszą niż gwarantowana ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. W praktyce zatem pracownik, u którego stosujemy podstawowe koszty uzyskania przychodów i który złożył do urzędu wniosek o stosowanie pełnej kwoty wolnej od podatku, otrzyma na rękę 2783,86 zł. przykład 11

Przykład 11

Z kolei osoba zatrudniona w najwyższej kategorii zaszeregowania, mająca zagwarantowaną nie niższą kwotę niż 5200 zł, przy podobnych parametrach podatkowych jak wyżej otrzyma 3875,24 zł. przykład 12

Przykład 12

Elementy składowe wynagrodzeń

Na zakończenie krótkie przypomnienie: pracownicy samorządowi objęci są regulacjami ustawowymi, zakreślającymi podstawowy katalog elementów składowych ich zarobków. W odniesieniu do pracowników zatrudnianych na podstawie umów o pracę część z tych świadczeń – od samego wynagrodzenia zasadniczego poczynając, na dodatku funkcyjnym czy dodatku specjalnym kończąc – musi w daleko idący sposób zostać doprecyzowana w regulaminie wynagradzania jednostki samorządowej.

Pracodawca samorządowy może również wprowadzić inne dodatki do wynagrodzenia od tych wymienionych w ustawie. Przypominamy poniżej podstawowe rodzaje składników wynagrodzenia oraz przybliżamy najważniejsze kwestie, o których trzeba pamiętać, ustalając je w regulaminie i zmieniając umowy z pracownikami. ©℗