W okresie przedświątecznym zakłady budżetowe przygotowują się do wypłaty świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) dla swoich pracowników. Jak co roku pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Odpowiadamy na wybrane z nich.

rozwiń ›

O co pytają na szkoleniach

Limit zwolnień z podatku

PROBLEM Czy w 2023 r. nadal obowiązują zwiększone limity dochodu z ZFŚS zwolnionego z podatku? Jak traktować w kontekście rozliczeń z fiskusem bony, karty przedpłacone, pożyczkę mieszkaniową czy świadczenie urlopowe dla nauczycieli?

ODPOWIEDŹ W związku ze zwalczaniem skutków pandemii COVID-19 zwiększone zostały limity zwolnień od podatku dochodowego dla zapomóg i dofinansowania do wypoczynku zorganizowanego dzieci. W obecnym stanie prawnym limity te obowiązują do końca 2023 r. Przypomnijmy, że zmiany w tym zakresie wprowadził art. 52l ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 326; dalej: ustawa PIT), który dodano na mocy art. 4 ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 568; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295) . Są to zmiany okresowe, obowiązują do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19. Ponieważ stan ten odwołano od 12 maja 2022 r., zwiększone limity obowiązują do końca 2023 r. Chodzi o następujące świadczenia:

  • zapomogi wypłacane z funduszy zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej pracownikom należącym do tej organizacji – aktualny limit to 3000 zł (wcześniej 1000 zł);
  • wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych (rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi) – aktualny limit to 2000 zł (wcześniej 1000 zł);
  • dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18; sfinansowane ze źródeł innych niż fundusz socjalny, ZFŚS lub zgodnie z odrębnymi przepisami – aktualny limit to 3000 zł (wcześniej 2000 zł).
Rady seniorów: samorządy czekają dodatkowe obowiązki i wydatki
Rady seniorów: samorządy czekają dodatkowe obowiązki i wydatki

Zobacz również

Odpisy i środki z ubiegłego roku

PROBLEM Jesteśmy w trakcie zbierania wniosków pracowników o przyznanie świadczeń z ZFŚS na 2023 r. Skalkulowaliśmy już odpis na 2023 r. Jednocześnie pozostała nam spora kwota z 2022 r., która przechodzi na kolejny rok. Czy kwota zasila dodatkowo środki na 2023 r., czy też możemy przelać tylko wyrównanie do wysokości skalkulowanej kwoty odpisu za 2023 r.?

ODPOWIEDŹ Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny, więc zasilają (powiększają) zasoby obecnego roku obliczane z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Zgodnie z art. 5l ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 923; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2666; dalej: ustawa o ZFŚS) w 2023 r. wysokość odpisu na ZFSŚ ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. ogłoszonego przez prezesa GUS (M.P. z 2020 r. poz. 195). Wynagrodzenie to wynosi 4434,58 zł. Na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy odpis wynosi zatem 37,5 proc. tej wartości, czyli 1662,97 zł (z zastrzeżeniem, że inaczej ustala się go dla nauczycieli – odpis dla pedagoga zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć w 2023 r. wynosi 3349,73 zł, czyli 110 proc. kwoty bazowej, o której mowa w ustawie budżetowej, obowiązującej 1 stycznia danego roku).

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Natomiast niewykorzystane w poprzednim roku środki przechodzą na rok następny. Jeżeli więc w poprzednim roku kalendarzowym jednostka oszczędnie gospodarowała funduszem, to obecny rok będzie zasobniejszy. Pomniejszanie odpisu za bieżący rok o ubiegłoroczne zapasy jest niedopuszczalne.

Kogo nie uwzględniać w stanie zatrudnienia

PROBLEM Czy do stanu zatrudnienia na potrzeby ZFŚS wliczamy osoby na urlopach ojcowskich, świadczeniach rehabilitacyjnych i kilkudniowych urlopach bezpłatnych? Kogo nie uwzględnia się w przeciętnej planowanej liczbie zatrudnionych?

ODPOWIEDŹ Coroczny obowiązkowy odpis na ZFŚS naliczany jest w stosunku do liczby zatrudnionych pracowników, przy czym z ustawy o ZFŚS nie wynika jakiekolwiek wyłączenie pracowników przebywających na urlopach związanych z rodzicielstwem czy bezpłatnych ani też otrzymujących świadczenia rehabilitacyjne. Tego rodzaju absencje nie wpływają na status pracownika.

Podstawę naliczania odpisu na fundusz stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu tego roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych. Uwzględnia się przy tym pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy – po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych; Dz.U. z 2009 r. nr 43, poz. 349). Obliczenia tego dokonuje się poprzez zsumowanie przewidywanych przeciętnych liczb pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach (przeliczonych na pełne wymiary czasu pracy), a otrzymaną sumę dzieli się przez 12.

Przy ustalaniu przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych odrębnie traktuje się pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, ponieważ w ich przypadku kwota odpisu jest wyższa i konieczne jest odrębne naliczanie. Nie uwzględnia się także pracowników młodocianych, na których odpis również obliczany jest osobno. Po naliczeniu sumuje się odpisy dla tych szczególnych grup z odpisem naliczonym dla zwykłych pracowników i tworzy jeden fundusz.

Natomiast nie uwzględnia się w przeciętnej planowanej liczbie zatrudnionych:

1) osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych,

2) pracowników tymczasowych,

3) poborowych odbywających u pracodawcy służbę zastępczą.

Poprawne zapisy dotyczące progów dochodowych

PROBLEM Od sierpnia pracuję na stanowisku kadrowo-płacowym. Moja poprzedniczka stworzyła regulamin ZFŚS, w którym ujęto podział na dwa progi dochodowe obliczane od wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika w naszej jednostce, z różnicą 20 zł. Czy takie zapisy są prawidłowe?

ODPOWIEDŹ Zróżnicowanie świadczeń według kryterium socjalnego oznacza, że nie można przyznać wszystkim osobom uprawnionym ulgowej usługi lub świadczenia w takiej samej wysokości. Różnica między wysokością świadczeń nie musi być bardzo duża, ale powinna różnicować poziom dofinansowania. Jednak żaden przepis prawa pracy nie wskazuje minimalnych poziomów zróżnicowania świadczeń. Przyjmowanie dochodów uzyskanych wyłącznie u pracodawcy, u którego pracownik jest zatrudniony, jest błędem i wykroczeniem. Rodzaj kwoty w oświadczeniach osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS można określić w regulaminie dowolnie. Przepisy nie zawierają szczegółowych zasad przyznawania świadczeń z ZFŚS. Wskazują jedynie, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z jego środków. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem w celu ustalenia kryterium socjalnego jest zbieranie od pracowników oświadczeń o sytuacji socjalnej. Pracownicy przekazują w nim m.in. informacje na temat średniej wysokości dochodów przypadających na jednego członka rodziny, liczby członków rodziny pozostających na utrzymaniu pracownika oraz inne dane, których wymaga regulamin ZFŚS.

Zróżnicowanie świadczeń najczęściej przybiera postać kwotową, nie jest jednak wykluczona inna forma. Potwierdza to wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu – III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 20 lipca 2021 r. (sygn. akt III AUa 896/19), w którym wskazano, że: „(…) w prawie polskim nie znajdziemy w żadnym przepisie prawa progów, wysokości różnicowania wypłaconych świadczeń z funduszy socjalnych. Starostwo Powiatowe wypłacając świadczenia z ZFŚS, nie naruszyło przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wypłacone świadczenia nie zostały również zanegowane przez żadnego z pracowników, którzy mieli poczucie prawidłowego zastosowania przepisów prawa jak i regulaminu. Zaznaczyć należy również, że ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zawiera wyłącznie definicję «działalności socjalnej». W przepisach prawa nie odnajdziemy żadnych zakreślonych przez pracodawcę progów, jaka miałaby to być różnica, czy 50 zł, czy może 500 zł. W ocenie Sądu Apelacyjnego nie ma wątpliwości, że dopełnione zostały wszystkie warunki uprawniające płatnika składek do wypłaty ubezpieczonym”.

Rodzaje świadczeń dla pracowników z okazji świąt

PROBLEM Z okazji zbliżających się świąt rozważamy przyznanie świadczeń pracownikom naszego urzędu. Jakie mamy możliwości w tym zakresie?

ODPOWIEDŹ Rodzaje świadczeń przyznawanych pracownikom powinien wskazywać regulamin ZFŚS. Dopuszczalne jest wprowadzenie w nim zapomóg finansowych bądź pomocy finansowej z powodu zwiększonych wydatków w związku ze świętami. Może być to również pomoc rzeczowa w postaci paczek świątecznych albo bony lub karty przedpłacone. Wybór należy do pracodawcy. Podstawową kwestią w treści regulaminu są rodzaje świadczeń finansowanych z ZFŚS. Obowiązek uwzględnienia przy stanowieniu regulaminu zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oznacza, że pracodawca nie może przewidzieć w regulaminie działalności niewymienionej w ustawowej definicji działalności socjalnej. W kontekście wsparcia pracowników w okolicach świąt forma może być dowolna, ale należy pamiętać o zróżnicowaniu jej wartości zgodnie z kryterium dochodowym. ©℗