Przy czym każde zgromadzenie wspólników (zarówno zwyczajne, jak i nadzwyczajne) musi się odbywać wedle określonych procedur i z zachowaniem terminów. Prezentujemy najczęściej zadawane pytania w tym zakresie.
O co samorządowcy pytają na szkoleniach
PYTANIE Jakie sprawozdania powinna sporządzić rada nadzorcza, przygotowując się do zgromadzenia wspólników? Czy powinna także przygotować sprawozdanie ze swojej działalności?
Reklama
ODPOWIEDŹ Przygotowanie sprawozdania z działalności przez radę nadzorczą nie jest obowiązkowe. Przy czym taka praktyka, choć nie wynika wprost z przepisów, powszechnie funkcjonuje. Natomiast obowiązkiem rady nadzorczej jest ocena sprawozdania zarządu i sprawozdania finansowego oraz wniosku zarządu w sprawie podziału zysku lub pokrycia straty oraz przedstawienie zgromadzeniu sprawozdania z wyników tej oceny. Ta sytuacja jednak ulegnie zmianie w związku z ostatnią nowelizacją kodeksu spółek handlowych z 9 lutego 2022 r. (dalej: k.s.h.), gdzie dobra praktyka w zakresie przygotowania sprawozdania z działalności rady nadzorczej stanie się jednym z kodeksowych obowiązków tego organu. I tak od 13 października br., czyli od dnia wejścia w życie tej części noweli, rada nadzorcza będzie zobowiązana do sporządzania oraz składania zgromadzeniu wspólników corocznego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy.
PYTANIE Czy nowy prezes powinien podpisać sprawozdanie finansowe i sprawozdanie zarządu z działalności spółki za rok, w którym nie zasiadał w zarządzie?

Reklama
ODPOWIEDŹ W przypadku zmian w składzie osobowym zarządu spółki z o.o. sprawozdanie finansowe i sprawozdanie zarządu z działalności spółki za ubiegły rok powinien podpisać nowy prezes. Zgodnie bowiem z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje osoba pełniąca funkcję na dzień sporządzenia sprawozdania. Analogiczna sytuacja będzie w przypadku sprawozdania zarządu z działalności spółki.
PYTANIE Czy na posiedzenie rady nadzorczej poprzedzające ZZW powinien zostać zaproszony biegły rewident audytujący spółkę?
ODPOWIEDŹ Dziś k.s.h. nie nakłada na radę nadzorczą obowiązku zaproszenia na jej posiedzenie biegłego rewidenta audytującego spółkę. W praktyce rady nadzorcze podmiotów, których sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, często zapraszają na swoje posiedzenia tychże biegłych, by omówić raport z badania sprawozdania finansowego. To dobra droga, co potwierdza ostatnia nowelizacja kodeksu. Nowy art. 219 par. 6 k.s.h., który zacznie obowiązywać od 13 października 2022 r., mówi bowiem: „W przypadku gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu, rada nadzorcza jest obowiązana, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są sprawy określone w § 3. Spółka zapewnia uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej. W trakcie posiedzenia kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej”. Analogiczne rozwiązanie będzie obowiązywało w spółkach akcyjnych.
PYTANIE Czy rada nadzorcza powinna składać zgromadzeniu wspólników rekomendację w przedmiocie udzielenia/nieudzielenia absolutorium członkom zarządu?
ODPOWIEDŹ Zgodnie z k.s.h. rada nadzorcza zobowiązana jest do oceny sprawozdań zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy – w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym – oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także do składania zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny (por. art. 219 par. 3 k.s.h.). Przepisy k.s.h. nie przyznają radzie nadzorczej uprawnienia do przedstawiania zgromadzeniu wspólników rekomendacji w przedmiocie udzielania/nieudzielania absolutorium członkom zarządu. W rzeczywistości można się spotkać z tego rodzaju praktykami wywodzonymi z ogólnego obowiązku prowadzenia nadzoru nad działalnością spółki, wydaje się jednak, że rada nadzorcza ma jasno określony zakres kompetencji, tj. podjęcie decyzji w przedmiocie udzielenia bądź nieudzielenia absolutorium członkom zarządu należy wyłącznie do wspólników, a więc rada nie powinna (a na pewno nie musi) składać zgromadzeniu wspólników żadnych rekomendacji w przedmiotowym zakresie.
PYTANIE Czy zwyczajne zgromadzenie wspólników może się odbyć bez formalnego zwołania?
ODPOWIEDŹ Tak, art. 240 k.s.h. dopuszcza możliwość podjęcia uchwał bez formalnego zwołania zgromadzenia, ale pod warunkiem, że reprezentowany jest cały kapitał zakładowy, a nikt z obecnych nie zgłosi sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Tym samym dopuszczalne jest odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników bez formalnego jego zwołania – szczególnie w przypadku spółek jednoosobowych.
PYTANIE Czy zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników musi poprzedzić uchwała zarządu?
ODPOWIEDŹ Tak, ponieważ w orzecznictwie przyjmuje się, że zwołanie zwyczajnego i nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników przekracza zakres zwykłych czynności spółki, gdyż do ich zwołania konieczna jest uprzednia uchwała zarządu. Oczywiście należy mieć na względzie, że podjęcie stosownej uchwały konieczne będzie przy zarządzie wieloosobowym, natomiast przy zarządzie jednoosobowym należy wydać stosowne zarządzenie.
PYTANIE Na ile dni przed zwyczajnym zgromadzeniem trzeba wysłać zaproszenia i jak dokładnie obliczyć ten termin?
ODPOWIEDŹ Kodeks spółek handlowych stanowi, że zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Przepisy k.s.h. nie mówią, w jaki sposób należy obliczyć ten termin, i w tym zakresie należy sięgnąć do zasad wynikających z kodeksu cywilnego. Z uwagi na to, że termin oznaczony w tygodniach kończy się z upływem dnia, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu, ustalając (obliczając) termin, należy wliczyć dzień wysłania zaproszeń, natomiast termin dwutygodniowy musi upłynąć w dniu poprzedzającym planowany dzień zgromadzenia. Dla przykładu: jeśli zgromadzenie ma odbyć się w 30 czerwca br., to ostatnim dniem na wysłanie zaproszeń będzie 15 maja 2022 r.
PYTANIE Czy zaproszenie na zwyczajne zgromadzenie wspólników trzeba zawsze wysłać czy można doręczyć osobiście?
ODPOWIEDŹ Jak już wyżej wskazano, zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Powstaje zatem pytanie, czy dopuszczalne jest doręczenie osobiste zawiadomienia o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników. W orzecznictwie Sądu Najwyższego została dopuszczona taka możliwość, tym samym osobiste doręczenie zawiadomienia o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników będzie skuteczne.
PYTANIE Spółka ma siedzibę w Poznaniu. Czy zgromadzenie wspólników może się odbyć w Karpaczu?
ODPOWIEDŹ Tak, jeśli zostało to zapisane w umowie spółki, bo co do zasady jest to miejsce, w którym ma ona swoją siedzibę. Przy czym k.s.h. wprowadza również możliwość odbycia zgromadzenia wspólników w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie. Oznacza to, że odbycie zgromadzenia np. w Karpaczu będzie dopuszczalne przy jednomyślnej zgodzie wszystkich wspólników – nawet jeżeli nie zostało to przewidziane w umowie spółki.
PYTANIE Czy na posiedzenie trzeba zaprosić członka rady nadzorczej lub zarządu, któremu wygasł mandat?
ODPOWIEDŹ Zgodnie z art. 231 par. 3 zd. 2 i 3 k.s.h. członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników, mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniu, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe, wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta, oraz przedkładać do nich opinie na piśmie. Żądanie dotyczące skorzystania z tych uprawnień powinno być złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników. Co ważne, przywołany przepis stanowi jedynie o uprawnieniu do uczestniczenia w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników przez członków organów spółki (rady nadzorczej, zarządu), których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników. Natomiast należy mieć na względzie obowiązek ciążący na byłym członku zarządu. Zgodnie z art. 203 par. 3 k.s.h. odwołany członek zarządu jest uprawniony i obowiązany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego, obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji członka zarządu, oraz do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdania, o których mowa w art. 231 par. 2 pkt 1, chyba że akt odwołania stanowi inaczej.
Z literalnego brzmienia przepisu nie wynika obowiązek zaproszenia byłych członków organów spółki na zgromadzenie, natomiast biorąc pod uwagę dobre zwyczaje, należy opowiedzieć się za zasadnością powiadomienia o terminie i miejscu zgromadzenia, po to aby były członek organu spółki mógł skorzystać ze swoich uprawnień ustawowych.
PYTANIE Czy do zaproszenia na zwyczajne zgromadzenie wspólników trzeba dołączyć projekty uchwał?
ODPOWIEDŹ Przepisy tego nie wymagają. Pewien wyjątek od tej zasady zachodzi w przypadku, gdy na zgromadzeniu wspólników planowane jest podjęcie uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki – wówczas wraz z zaproszeniem należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.
PYTANIE Kto ma otworzyć zgromadzenie wspólników?
ODPOWIEDŹ Przepisy regulujące działanie zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie wskazują osoby uprawnionej do otwarcia zwyczajnego zgromadzenia. Z racji tego, iż wiele spółek gminnych ma charakter jednoosobowych, często to właśnie wspólnik – gmina w osobie wójta, burmistrza lub prezydenta miasta – otwiera zgromadzenie. Przy czym w wielu gminach utartą praktyką jest pełnienie funkcji gospodarza zgromadzenia przez prezesa zarządu spółki. Odmiennie zasady te kształtują się w przypadku spółek akcyjnych, gdzie art. 409 par. 1 k.s.h. jasno stanowi, że walne zgromadzenie otwiera przewodniczący rady nadzorczej albo jego zastępca, a następnie spośród osób uprawnionych do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu wybiera się przewodniczącego. W razie nieobecności tych osób walne zgromadzenie otwiera prezes zarządu albo osoba wyznaczona przez zarząd.
PYTANIE Czy wybór przewodniczącego wymaga głosowania?
ODPOWIEDŹ Tak, i co do zasady – tajnego. Artykuł 156 i art. 303 par. 1 k.s.h. stanowią jednak, że w przypadku spółek jednoosobowych wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników (walnemu zgromadzeniu) wykonuje jedyny wspólnik (akcjonariusz). Przepisy dotyczące ww. organów stosuje się odpowiednio do sytuacji, co oznacza, że również z ich pominięciem. Zasadnym jest zatem przyjęcie, że w przypadku spółek jednoosobowych przepisów o głosowaniu tajnym się nie stosuje. Jest to niecelowe. Oczywiście gdy nie ma innych kandydatów, przewodniczącego można wybrać bez żadnego głosowania.
PYTANIE W jaki sposób przeprowadzać głosowania?
ODPOWIEDŹ Dla zachowania wymogu tajności modelowym rozwiązaniem jest zastosowanie elektronicznego systemu głosowania przy użyciu oprogramowania, które uniemożliwia identyfikację tego, kto i jaki oddał głos. Jeżeli taki system głosowania nie jest dostępny, alternatywą staje się przygotowany uprzednio zestaw kart do głosowania. Przy różnej liczbie głosów wspólnicy powinni dostać taką liczbę kart do głosowania, aby np. po liczbie głosów przypisanej do danej karty nie można było zidentyfikować, który wspólnik złożył na niej swój głos. Pamiętać należy, że wymóg tajności nie będzie spełniony, jeżeli przy oddawaniu głosów nie zostanie zachowana dyskrecja. W takiej sytuacji trzeba również pamiętać o odpowiednim zorganizowaniu liczenia głosów oddanych w ramach tajnego głosowania. Z uwagi na strukturę spółek gminnych i w przeważającej większości ich jednoosobowy charakter problem ten wydaje się jednak marginalny.
PYTANIE Czy zgromadzenie wspólników może procedować zdalnie?
ODPOWIEDŹ Co do zasady tak, bo przepisy to już dopuszczają, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej. Jeśli tej przeszkody nie ma, o zdalnym udziale postanawia zwołujący zgromadzenie. Pamiętać trzeba też, że zdalny udział obejmuje w szczególności:
1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich uczestników, w ramach której mogą oni wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia, i
2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia.
Ponadto jeśli udział w zgromadzeniu następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał. Co ważne, przepisy nie przewidują całkowicie zdalnej formy zgromadzenia. Innymi słowy, zgromadzenie zawsze odbywa się w konkretnym miejscu, a jedynie uczestnictwo w nim może mieć postać zdalną.
PYTANIE Jak ma wyglądać regulamin określający szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej?
ODPOWIEDŹ Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Reguła ta zasadniczo nie znajdzie jednak zastosowania w spółkach komunalnych, gdzie funkcjonowanie rady nadzorczej jest obligatoryjne. Odmiennie regulacja ta wygląda w spółkach akcyjnych, gdzie zasady określa tylko rada nadzorcza. Należy też pamiętać, że k.s.h. definiuje przedmiot regulaminu w sposób negatywny, tj. stanowi, że regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
PYTANIE Jak sformułować uchwały absolutoryjne – w sposób pozytywny czy negatywny ( tj. z sformuowaniami: „udziela się absolutorium” czy „nie udziela się absolutorium”)?
ODPOWIEDŹ Uchwały absolutoryjne należy formułować zawsze w sposób pozytywny, a zatem o treści „udziela się absolutorium”. Jeśli głosujący popierają udzielenie absolutorium – głosują za, gdy go nie popierają – głosują przeciw uchwale. W taki sposób stanowisko w przedmiocie absolutorium wyrażone jest w sposób jednoznaczny. W przypadku sformułowania uchwały w sposób negatywny nie ma możliwości, by udzielić absolutorium członkowi organu.
PYTANIE Jak powinny być przygotowane chwały absolutoryjne, gdy w ciągu roku była zmiana w organie?
ODPOWIEDŹ W takim przypadku, przygotowując uchwały na zgromadzenie wspólników, należy pamiętać o sporządzeniu uchwał absolutoryjnych dla każdego z członków organu, który w danym roku obrotowym pełnił swoją funkcję.
PYTANIE Jak głosować nad udzieleniem absolutoriów?
ODPOWIEDŹ Nad udzieleniem absolutorium należy głosować imienne i oddzielnie na każdą osobę wymienioną w uchwale absolutoryjnej. Nie należy głosować hurtem. Głosowanie co do zasady jest tajne.
PYTANIE Czy otrzymanie przez członka zarządu absolutorium oznacza, że przy późniejszym wykryciu nieprawidłowości w spółce będzie on zwolniony z odpowiedzialności?
ODPOWIEDŹ Wspólnicy udzielając członkom organów absolutorium, dokonują ich „rozliczenia” i pokazują, czy są zadowoleni z ich działań w poprzednim roku obrotowym. Zatem uchwała o udzieleniu absolutorium co do zasady zwalnia członków organów z odpowiedzialności wobec spółki. Takiej ochrony nie zapewni też np. absolutorium udzielone na podstawie nieprawdziwych czy niepełnych danych lub informacji. Jeśli członek organu ukrył pewne okoliczności i w konsekwencji zgromadzenie nie miało w wiedzy o jakichś faktach czy dokumentach, to udzielenie absolutorium nigdy nie zwolni go w tym zakresie z odpowiedzialności. Absolutorium nie chroni też przed odpowiedzialnością egzekwowaną w trybie tzw. actio pro socio (rodzaj szczególnego powództwa o naprawienie szkody wyrządzonej spółce z o.o. – red.)
PYTANIE Czy można zaskarżyć uchwałę o nieudzieleniu absolutorium?
ODPOWIEDŹ Osoba, która pełniła funkcję w organie spółki i nie otrzymała absolutorium, może zaskarżyć uchwałę w drodze powództwa cywilnego i żądać ochrony swoich dóbr osobistych, jeżeli odmowa udzielenia absolutorium narusza jej reputację czy renomę menedżera. Skuteczne zaskarżenie uchwały skutkować będzie jej wyeliminowaniem z obrotu prawnego, ale nie będzie to równoznaczne z udzieleniem absolutorium. Przy czym problem z zaskarżeniem będzie wówczas, gdy sformułowana pozytywnie uchwała absolutoryjna – tj. „udziela się absolutorium” – nie została podjęta. Formalnie rzecz biorąc, w takim przypadku, choć absolutorium nie zostało udzielone, to zarazem nie ma dokumentu podlegającego zaskarżeniu.
PYTANIE Na co przeznaczyć zysk, jak pokryć stratę?
ODPOWIEDŹ W praktyce spółek gminnych wypracowany zysk netto za dany rok obrotowy najczęściej przeznacza się na wypłatę dywidendy, kapitał zapasowy, kapitały rezerwowe oraz pokrycie straty z lat ubiegłych. W tym kontekście należy odnotować, że jeśli w latach ubiegłych spółka ponosiła straty i ma je niepokryte, to w przypadku odnotowania zysku za kolejny rok obrotowy najpierw należy zysk przeznaczyć na pokrycie straty. Jednocześnie przeznaczona do wypłaty dywidenda nie może być wyższa niż wartość zysku za ostatni rok obrotowy powiększona o niepodzielone zyski z lat ubiegłych, jak również o kwoty przeniesione z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone do podziału.
PYTANIE Czy na zgromadzeniu wspólników można podejmować inne uchwały niż te, które dotyczą rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, podziału zysków lub pokrycia straty oraz udzielenia absolutorium członkom organów spółki?
ODPOWIEDŹ Pojawiają się poglądy, że z uwagi na szczególny charakter zwyczajnego zgromadzenia wspólników należy ograniczyć porządek obrad takiego zgromadzenia tylko do podjęcia uchwał wskazanych w art. 231 par. 2 k.s.h. Trudno jednak zaakceptować takie podejście – nie znajduje ono potwierdzenia w przepisach i jest nieuzasadnione od strony praktycznej. Powszechnie przyjmuje się, że przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników mogą być również wszystkie inne sprawy leżące w kompetencji tego organu.
PYTANIE Jak przesunięcie terminu zgromadzenia wspólników wpływa na kadencje i mandaty członków zarządu i RN?
ODPOWIEDŹ Przesunięcie terminu zgromadzenia odbywanego w roku, w którym wygasa mandat członka organu, odsunie po prostu w czasie moment wygaśnięcia tego mandatu z uwagi na to, że owe wygaśnięcie jest ściśle związane z dniem odbycia zgromadzenia.
PYTANIE Kiedy wygasa mandat członków organów zarządzających i nadzorczych spółki?
ODPOWIEDŹ Kadencja to okres, na jaki członek organu został powołany do pełnienia funkcji w organie. Z ustaleniem końca kadencji nie ma większych problemów, te dotyczą częściej daty wygaśnięcia mandatu. Bardzo rzadko zdarza się, by kadencja kończyła się w tym samym dniu, w którym wygasa mandat. Mandaty członków zarządu i rady nadzorczej wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji. Ostatnim pełnym rokiem obrotowym jest ostatni rok obrotowy, który rozpoczął się w czasie trwania kadencji członka rady nadzorczej spółki akcyjnej. Jest to koncepcja wypracowana przez orzecznictwo z uwagi na liczne spory doktrynalne na gruncie aktualnej regulacji. Ustawodawca postanowił zakończyć spory dotyczące dat wygaśnięcia mandatów przez doprecyzowanie k.s.h. Po zmianach, które wejdą w życie 13 października br., kodeks spółek handlowych będzie stanowił: „W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”. W uzasadnieniu ustawy przedstawiono nowy sposób obliczania. Wskazano, że dzięki wprowadzonej regulacji nie będzie ulegało wątpliwości, że mandat członka zarządu powołanego np. 1 czerwca 2021 r. na dwuletnią kadencję w spółce, której rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2023, tj. w 2024 r. Zasadniczo w wielu przypadkach finalny efekt działań matematycznych mających na celu ustalenie dat wygaśnięcia mandatów będzie po nowelizacji analogiczny do efektu uzyskiwanego zgodnie z aktualnie dominującą linią interpretacyjną (opartą na uchwale SN w sprawie III CZP 72/16), ale określenie jasnych zasad obliczania mandatów wprost w ustawie na pewno pozwoli ograniczyć wciąż bardzo częste błędy w liczeniu tych terminów.
PYTANIE Czy można powołać członka zarządu na kolejną kadencję przed wygaśnięciem jego mandatu?
ODPOWIEDŹ Najistotniejsze jest prawidłowe ustalenie terminu wygaśnięcia mandatu, czyli umocowania do pełnienia funkcji w organie. Jeżeli upłynęła kadencja, ale mandat trwa nadal, to nieuzasadnione jest powoływanie członka organu na kolejną kadencję, bo taka osoba jest w pełni uprawniona do pełnienia swojej funkcji nawet po upływie kadencji. Posiada ona nadal mandat.
PYTANIE Jak powinna być ustalana kadencja członków zarządu i rad nadzorczych – łącznie dla wszystkich czy indywidualnie?
ODPOWIEDŹ Kadencja może być określona dla każdego członka indywidualnie lub łącznie i jednolicie dla wszystkich. Zasadą jest kadencja indywidualna i dopiero umowa spółki może wprowadzić kadencję łączną. Nie ma rozwiązania lepszego i gorszego – przy obu należy zachować czujność. Jeżeli mamy kadencję indywidualną, należy uważać, by organ posiadał minimalną liczbę członków. W przypadku kadencji łącznej trzeba pamiętać, że zmiany w składzie organu w trakcie trwania kadencji będą tylko uzupełnieniem dotychczasowej kadencji.
Podstawa prawna
ustawa z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 1526; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 807)
ustawa z 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 807)
art. 52 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)
ustawa z 9 czerwca 2016 r. o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1907)
O czym warto pamiętać
! Od 13 października 2022 r. rada nadzorcza będzie zobowiązana do sporządzania oraz składania zgromadzeniu wspólników corocznego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy.
! Rada nadzorcza nie ma uprawnień do rekomendowania zgromadzeniu wspólników, czy danemu członkowi zarządu udzielić absolutorium, czy też nie.
! Odwołany członek zarządu jest zobowiązany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji.
! Jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, zgromadzenie wspólników może się odbywać zdalnie.