rozwiń ›

Monitoring poczty firmowej: czy pracodawca może czytać maile pracownika?

Przepisy prawa pracy regulują kwestie związane z monitoringiem w miejscu pracy, w tym przeprowadzaniem kontroli służbowej maili pracownika. Dostęp pracodawcy do firmowej poczty elektronicznej zatrudnionego nie zawsze będzie legalny. Zgodnie z art. 223 § 1 kodeksu pracy, „jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika”.

Monitoring poczty firmowej: kiedy pracodawca może czytać maile pracownika?

Zgodnie z prawem pracy przedsiębiorca może czytać wiadomości elektroniczne swoich pracowników w celu weryfikacji dwóch kwestii. Po pierwsze, właściciel firmy ma prawo sprawdzać, czy zatrudnieni przeznaczają godziny pracy na wykonywanie obowiązków służbowych, a nie na inne działania. Przykładowo, czy prowadzą rozliczenia finansowe klientów, a nie grają w gry online lub oglądają filmy.

Po drugie, przedsiębiorcy mogą weryfikować, czy pracownicy nie wykorzystują udostępnionych im narzędzi pracy do celów innych, niż to wynika z zakresu ich obowiązków – np. do kontaktu ze znajomymi lub dokonywania prywatnych zakupów online.

Ograniczenia w monitoringu poczty firmowej: jakich maili pracodawca nie może czytać?

Istotne jest, że pracodawca, kontrolując służbową pocztę elektroniczną zatrudnionego, nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz jego innych dóbr osobistych. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien przestać czytać maila pracownika, jeżeli przypuszcza, że stanowi on wiadomość prywatną, czyli taką, która nie jest związana z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Ważne

Prywatną wiadomością będzie również mail, w którym pracownik żali się koledze na warunki zatrudnienia lub współpracę z przełożonym.

Od tej reguły jest jeden wyjątek. Pracodawca może zapoznać się z treścią maila na poczcie firmowej zatrudnionego, jeśli ten wyrazi na to zgodę. Przedsiębiorca nie może jednak zmuszać go do takiej decyzji.

Monitoring poczty firmowej jest dopuszczalny prawem, ale pracodawca może czytać tylko te maile pracownika, które związane są z jego pracą

Jeśli pracodawca przypadkiem zapoznał się z treścią prywatnego maila zatrudnionego, powinien zaprzestać dalszego czytania wiadomości. Nie może również udostępniać jej innym osobom. Jeżeli jednak celowo czyta prywatne maile swoich pracowników, może spotkać się z surowymi konsekwencjami swojego działania – takie zachowanie może być podstawą do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy. W takim przypadku zatrudnionemu przysługuje odszkodowanie. Dodatkowo, będzie on mógł dochodzić zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych oraz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Czy pracodawca może czytać maile pracownika? Tylko wtedy, gdy monitoring poczty firmowej został wcześniej zgłoszony pracownikom

Trzeba jeszcze pamiętać o jednej kwestii – pracodawca nie może ot tak sprawdzać maili pracowników bez ich wiedzy. Zgodnie z prawem, musi powiadomić ich o wprowadzanym w firmie monitoringu poczty elektronicznej, w tym o jego celu, zakresie i sposobie przeprowadzania kontroli. Informacje te powinny się znaleźć w regulaminie pracy, obwieszczeniu lub w układzie zbiorowym pracy. Jak wskazują przepisy, pracodawca powinien powiadomić zatrudnionych o monitoringu maili nie później niż dwa tygodnie przed jego wdrożeniem.

Podstawa prawna:

  • art. 22² kodeksu pracy – Monitoring pracowników
  • art. 22³ kodeksu pracy – Monitoring poczty elektronicznej
  • art. 111 kodeksu pracy – Obowiązek poszanowania godności i dóbr osobistych pracownika
  • art. 47 Konstytucji RP – Prawo do ochrony życia prywatnego
  • art. 8 ust. 1 RODO – Zgodność przetwarzania danych z prawem
  • art. 5 ust. 1 lit. a RODO – Zasada legalności, rzetelności i przejrzystości
  • art. 5 ust. 1 lit. c RODO – Zasada minimalizacji danych
  • art. 23 kodeksu cywilnego – Dobra osobiste człowieka
  • art. 24 kodeksu cywilnego – Ochrona dóbr osobistych
  • art. 415 kodeksu cywilnego – Odpowiedzialność deliktowa za wyrządzenie szkody
  • art. 448 kodeksu cywilnego – Zadośćuczynienie za naruszenie dóbr osobistych
  • art. 267 § 1–3 kodeksu karnego – Bezprawne uzyskanie dostępu do informacji, włamanie do korespondencji