Pandemia i związany z nią dystans społeczny przyspieszyły informatyzację kontaktów i spowodowały, że pisemna korespondencja obywateli z urzędami przechodzi właśnie do lamusa. Dziś niezwykle ważne jest, by jak najwięcej spraw można było załatwić online. Rząd przygotowuje więc kolejne projekty ustaw, które mają upraszczać procedurę administracyjną. Przykładowo w przygotowywanej nowelizacji ustawy: o dowodach osobistych, o ewidencji ludności, ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego (zob. druk sejmowy 1399 z 27 lipca br.). zakłada się automatyczny (tzw. transakcyjny) kontakt z urzędem, np. w sprawie zameldowania czy wymeldowania na pobyt czasowy lub stały oraz możliwość elektronicznego pobrania zaświadczenia o danych z rejestru stanu cywilnego. Wszystko po to, by wyeliminować bezpośrednią obsługę wniosku przez urzędnika, skrócić czas postępowania i zmniejszyć koszty realizacji tego typu zadań.
Projekt dotyczy jednak tylko niektórych spraw, w wielu innych nadal potrzebne jest rozstrzygnięcie wydane przez urzędnika. A wcześniej skuteczne złożenie podania i nadanie sprawie biegu. W pandemii, gdy wiele wydziałów urzędów pracuje zdalnie lub w systemie mieszanym, może być to utrudnione, stąd część obywateli, chcąc nie chcąc, musi przekazywać podanie drogą elektroniczną. Najprostsze wydaje się wysłanie zwykłego e-maila. Tylko czy ta forma kontaktu z urzędem wypełnia wymagania określone w ustawie z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735, dalej: k.p.a.)?
Elektroniczne biuro
– Podstawowym sposobem komunikacji elektronicznej podmiotów realizujących zadania publiczne stała się elektroniczna skrzynka podawcza (ESP). To swoiste elektroniczne biuro podawcze urzędu, które potwierdza odebranie pisma i powinno być elementem zarządzania dokumentacją w urzędzie – mówi prof. Grzegorz Sibiga z Instytutu Nauk Prawnych PAN, adwokat w kancelarii Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy. Przyznaje jednak, że z art. 63 par. 1, który mówi, że „Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne”, powoduje, że wiele urzędów uznaje, iż pisma wysyłane w inny sposób (np. e-mailem) nie zostały skutecznie złożone. Ekspert twierdzi, że powoduje to istotne konsekwencje, np. dla ustalenia, czy zachowany został termin przewidziany na określoną czynność. Sprawy nie ułatwiają też sądy administracyjne, które wbrew brzmieniu art. 63 par. 1 k.p.a. przyjmują, że e-pismo złożone na adres poczty elektronicznej jest skutecznie złożonym podaniem w postępowaniu administracyjnym, ale obarczonym wadą formalną, którą można uzupełnić w trybie art. 64 par. 2 k.p.a., o ile znany jest adres wnoszącego podanie.
Wymogi formalne
Doktor Sebastian Gajewski, adiunkt w Katedrze Prawa Administracyjnego Europejskiej Wyższej Szkoły Prawa i Administracji, zwraca uwagę, że art. 63 par. 3a k.p.a. określa w sposób szczegółowy wymogi formalne, którym powinny odpowiadać podania wnoszone w formie dokumentu elektronicznego. Zalicza się do nich w szczególności: opatrzenie podania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub jego uwierzytelnienie w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej, a także podanie adresu elektronicznego wnoszącego pismo. Oznacza to, że wniosek o wszczęcie postępowania złożony do organu administracji publicznej w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem poczty elektronicznej musi być podpisany za pomocą jednego z wymienionych przez k.p.a. sposobów umożliwiających niebudzącą wątpliwości identyfikację wnioskodawcy. Nie ma przy tym znaczenia, czy na skrzynkę urzędu został nadesłany e-mail z napisanym jedynie imieniem i nazwiskiem, czy też skan pisma z podpisem własnoręcznym. – Taki zeskanowany podpis również nie spełnia wymogów prawidłowego podpisu – zarówno dzisiaj, jak i od 5 października br., kiedy k.p.a. zostanie zmieniony przez ustawę z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. poz. 2320, ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1163, dalej u.d.e.) – mówi dr Karolina Rokicka-Murszewska, radcy prawny i adiunkt w Zakładzie Prawa Administracyjnego Wydziału Prawa i Administracji UMK. Przypomina, że zgodnie z nowym brzmieniem art. 14 par. 1a k.p.a. sprawy urzędowe należy prowadzić w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem albo elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem osoby opatrującej pismo pieczęcią. – Przepis ten oznacza to, że tylko takie typy podpisów są przez organ akceptowalne – dodaje Karolina Rokicka-Murszewska.
Wezwanie nadawcy
Pytanie jednak, czy e-mail, w którym tego rodzaju podpisu nie ma, może być uznany przez urząd za skutecznie złożone podanie? I co ma zrobić urzędnik, gdy na służbową skrzynkę dostanie e-maila z wnioskiem o wszczęcie postępowania administracyjnego? Według Sebastiana Gajewskiego w takiej sytuacji powinien wezwać nadawcę do uzupełnieniu pisma w trybie przewidzianym w art. 64 par. 2 k.p.a., czyli w terminie nie krótszym niż siedem dni pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania. – Uzupełnienie to może w szczególności polegać na ponownym złożeniu wniosku w formie dokumentu elektronicznego podpisanego we właściwy sposób albo wniesieniu podania w formie pisemnej z własnoręcznym podpisem – podpowiada prawnik.
To jednak wersja optymistyczna, czyli taka, w której zakładamy, że urzędnik ma gdzie wysłać wezwanie do uzupełnienia braków, bo wnoszący podał w e-mailu swoje prawdziwie imię, nazwisko i adres. – Jeżeli zna adres wnioskodawcy, to należy wezwać go do złożenia podpisu na podaniu. Przy czym wezwanie przez urząd powinno być doręczone tej osobie w formie pisemnej za pokwitowaniem przez operatora pocztowego – mówi Karolina Rokicka-Murszewska.
Gorzej jeśli w e-mailu adresu do korespondencji nie ma. Wówczas w świetle art. 64 par. 1 k.p.a. urzędnik powinien podjąć próbę jego ustalenia, czyli po prostu wysłać do nadawcy e-maila zwrotnego z prośbą o jego podanie. W ocenie prawniczki wyczerpuje to konieczność starania się urzędu o ustalenie adresu strony. – W takiej sytuacji nie będzie można zarzucić urzędowi, że naruszył jakiekolwiek gwarancje procesowe strony w zakresie udziału w postępowaniu – tłumaczy. Dodaje, że jeżeli w podaniu nie wskazano adresu osoby, która je wnosi i nie ma możności jego ustalenia na podstawie posiadanych danych (czyli np. możliwości ustalenia adresu po imieniu i nazwisku wpisanym do dostępnemu organowi rejestru), podanie pozostawia się bez rozpoznania.
Jak jest w praktyce? Od jednego z urzędników słyszymy, że e-mail nie jest formą korespondencji, a adres e-mailowy adresem, więc wezwanie do uzupełnienia braków formalnych wysłane na e-maila będzie prawnie nieskuteczne i dlatego lepiej takie pismo zostawić bez rozpoznania. Ale z drugiej strony – mówi nasz rozmówca – dbając o wizerunek urzędu i odbiór administracji przez obywateli, warto odpowiedzieć na takiego e-maila i pouczyć osobę, która go wysłała, jak prawidłowo złożyć podanie. Tak też mówi nam Sylwia Bielecka z biura prasowego Urzędu Miasta Częstochowy. – Żaden e-mail interesanta kierowany na adres wskazany w BIP nie powinien pozostać bez odpowiedzi. W zależności od rodzaju sprawy sposób jej załatwienia może być inny. Bez odpowiedzi pozostają jedynie oferty handlowe przesyłane do urzędu – zapewnia.
Z orzecznictwa
Podanie wniesione pocztą elektroniczną może wywołać skutek w postaci wszczęcia postępowania administracyjnego, pod warunkiem, że jego brak w zakresie podpisu strony zostanie uzupełniony w trybie art. 64 par. 2 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli podanie nie czyni zadość wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Tego rodzaju brakiem jest brak podpisu wnioskodawcy, w tym także brak bezpiecznego podpisu elektronicznego na piśmie wniesionym w formie elektronicznej. W ocenie sądu brak formalny podania wniesionego pocztą elektroniczną jest brakiem, który może być usunięty poprzez przesłanie podania opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej lub złożenie podania w formie pisemnej czy też ustnie do protokołu.
Wyrok WSA w Warszawie z 11 czerwca 2021 r., sygn. akt VII SA/Wa 147/21
Brak na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jest brakiem formalnym, który może być usunięty w trybie art. 64 par. 2 k.p.a., o ile znany jest adres wnoszącego podanie.
Wyrok WSA w Gdańsku z 15 kwietnia 2021 r., sygn. akt III SA/Gd 933/20.
Współpraca Bł