Nie ma też bezwzględnej konieczności wnoszenia skarg, wniosków i petycji przy użyciu platformy e-PUAP przez elektroniczną skrzynkę podawczą. Wystarczy zwykły e-mail

Według ogólnych reguł kodeksu postępowania administracyjnego stawianych podaniom (art. 63 par. 3 k.p.a.) każde pismo procesowe powinno być opatrzone osobistym, własnoręcznym podpisem wnoszącego. Jeśli zaś wnoszone jest elektronicznie, to zgodnie z art. 63 par. 1 powinno się to odbyć przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu i w myśl art. 63 par. 3a należy je opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP lub uwierzytelnić w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej. Oznacza to, że przepisy ogólnego postępowania administracyjnego w art. 63 k.p.a. wymagają składania pism w formie elektronicznej przez e-PUAP, zaś przesłanie podania przez zainteresowanego do organu administracji publicznej drogą elektroniczną na dowolny adres e-mailowy danego organu nie jest tożsame ze złożeniem pisma za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej.
Niezbędne warunki
Inaczej jest na gruncie postępowania skargowo-wnioskowego. Wymagania formalne stawiane skardze oraz wnioskowi są minimalne. Zarówno skarga, jak i wniosek w myśl par. 5 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków mogą być wniesione na piśmie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. W sytuacji bezpośredniego wniesienia skargi lub wniosku w siedzibie organu wnoszący ma prawo zażądać potwierdzenia ich wniesienia przez przyjmującego pismo (par. 7 rozporządzenia).
Z oczywistych względów niektóre z tych sposobów są już tak archaiczne, że od dawna niewykorzystywane. Nie tylko telegraf i dalekopis, ale nawet telefaks jest obecnie bardzo rzadko spotykany w komunikacji. Obecnie skargi i wnioski oraz petycje najczęściej są więc wnoszone przy użyciu poczty elektronicznej. Na tym tle często pojawia się wątpliwość, czy skarga, wniosek bądź petycja może wywołać skutki prawne – wszczynając postępowanie – jeżeli nie zawiera:
  • osobistego podpisu wnoszącego – w przypadku wniesienia ich tradycyjnie na piśmie,
  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym e-PUAP – w przypadku wniesienia ich drogą elektroniczną, o ile nie są one uwierzytelnione w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej.
Warto przypomnieć, że w myśl wcześniejszych rozwiązań prawnych – obowiązujących do 2010 r. – była możliwość wnoszenia podań do organu administracji na adres jego poczty elektronicznej (art. 63 par. 1 k.p.a.). Na skutek nowelizacji wprowadzonej mocą art. 2 ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne taka możliwość została wyeliminowana i jak powiedziano wyżej wnoszenie podań do organów administracji publicznej obecnie powinno odbywać się poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą, która służy przekazywaniu dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego. Można przypuszczać, że ustawodawca, dokonując nowelizacji przepisów k.p.a. w omawianym zakresie, nie pamiętał o wprowadzeniu stosownych zmian w przepisach rozporządzenia oraz przepisach ustawy o petycjach.
Konkretne dane
A zatem wskazanie w par. 5 rozporządzenia, że skargi i wnioski można wnieść za pomocą poczty elektronicznej, należy rozumieć w ten sposób, że ustawodawca nie wymaga wnoszenia ich tak jak podań (art. 63 k.p.a.), czyli za pośrednictwem platformy e-PUAP.
W nauce postępowania administracyjnego wskazuje się, że w odniesieniu do skarg i wniosków pod względem treści wymagane są dane o podmiocie wnoszącym (imię, nazwisko i adres osoby fizycznej) oraz dostatecznie jasno sformułowana treść skargi czy wniosku, aby można było ustalić ich przedmiot (J. Borkowski [aktualizacja B. Adamiak] w „Postępowanie administracyjne i sądowoadministracyjne”, B. Adamiak, J. Borkowski, Warszawa 2017, s. 740).
Przy czym w par. 8 ust. 1 rozporządzenia ustawodawca przyjął regułę, że anonimowe skargi oraz wnioski nie podlegają rozpatrzeniu. Wymagane są więc minimalne dane o podmiocie wnoszącym, które pozwolą na skontaktowanie się z nim, aby można byłoby mu przesłać odpowiedź na wniesione przez niego pismo. Badanie skargi oraz wniosku pod względem formalnym sprowadza się do ustalenia, czy zawierają one dane umożliwiające w toku postępowania dalszy kontakt z osobą wnoszącą (J. Borkowski [aktualizacja B. Adamiak], w „Postępowanie administracyjne i sądowo administracyjne”, B. Adamiak, J. Borkowski, Warszawa 2017, s. 741).
Ponadto zgodnie z par. 8 ust. 2 rozporządzenia „Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia, w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania”.
Natomiast w przypadku ustnego zgłoszenia skargi lub wniosku przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, który podpisują wnoszący wniosek dane pismo i przyjmujący zgłoszenie. W protokole zamieszcza się datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię, nazwisko (nazwę) i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści sprawy (par. 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia).
W odniesieniu do skarg oraz wniosków wnoszonych w tradycyjnej formie pisemnej ustawodawca nie wymaga, aby były one własnoręcznie – osobiście – podpisane przez wnoszącego. Dlatego braku podpisu osoby wnoszącej skargę czy wniosek nie powinno się traktować jako braku formalnego uniemożliwiającego nadanie biegu danemu pismu. Podobnie w sytuacji wniesienia skargi lub wniosku pocztą elektroniczną – jako wystarczające należy traktować oznaczenie skarżącego poprzez wskazanie jego imienia, nazwiska albo nazwy i adresu. Przy czym nadesłanie skargi lub wniosku pocztą elektroniczną pozwala każdorazowo na ustalenie adresu e-mailowego skarżącego/wnioskodawcy.
Podobne wymagania – zwłaszcza w odniesieniu do oznaczenia podmiotu wnoszącego – ustawodawca stawia petycjom, z tym że (inaczej niż w przypadku skarg i wniosków) w art. 4 ust. 2 pkt 2 ustawy o petycjach wyraźnie wymaga wskazania miejsca zamieszkania albo siedziby podmiotu wnoszącego petycję oraz adresu do korespondencji. A zatem brak tych danych w myśl art. 7 ust. 2 ustawy o petycjach nakazuje wezwanie przez komisję skarg, wniosków i petycji do ich uzupełnienia w terminie 14 dni z pouczeniem, że brak uzupełnienia spowoduje pozostawienie petycji bez rozpatrzenia.
Jaka treść
Stosownie do art. 4 ust. 2 i 4 ustawy o petycjach petycja powinna zawierać:
1) oznaczenie podmiotu wnoszącego petycję; jeżeli podmiotem wnoszącym petycję jest grupa podmiotów, należy w niej wskazać oznaczenie każdego z tych podmiotów oraz osobę reprezentującą;
2) wskazanie miejsca zamieszkania albo siedziby podmiotu wnoszącego petycję oraz adresu do korespondencji; jeżeli podmiotem wnoszącym petycję jest grupa podmiotów, należy w niej wskazać miejsce zamieszkania lub siedzibę każdego z tych podmiotów;
3) oznaczenie adresata petycji;
4) wskazanie przedmiotu petycji;
5) podpis podmiotu wnoszącego petycję, o ile ma ona tradycyjną postać pisemną; jeżeli nie jest ona wnoszona przez osobę fizyczną bądź gdy wnosi ją grupa podmiotów, petycja powinna być podpisana przez osobę reprezentującą podmiot wnoszący tego typu pismo.
W myśl art. 4 ust. 5 ustawy o petycjach ustawodawca nie wprowadził bezwzględnego wymogu opatrywania petycji kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lecz poprzestał na wskazaniu, iż „może być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym”. Powinna ona zawierać adres poczty elektronicznej podmiotu ją wnoszącego. W tej sytuacji za wystarczające należy uznać wniesienie petycji zwykłym e-mailem, oczywiście ze wskazaniem danych wnoszącego. Na marginesie rozważań warto odnotować, że ustawodawca nie przewidział możliwości ustnego wniesienia petycji.
Oczywiście nie można wykluczyć, że osoby wnoszące skargi, wnioski czy petycje będą w wielu przypadkach korzystać z platformy e-PUAP i opatrywać tego rodzaju pisma kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź wnosząc je w sposób tradycyjny (na piśmie), będą opatrywać je podpisem własnoręcznym, co powinno to być jednak traktowane jako spełnienie przez nich wyższych wymagań niż stawia im ustawodawca.
Podstawa prawna
art. 63 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735)
rozporządzenie z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002 r. nr 5, poz. 46)
art. 2 ustawy z 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 40, poz. 230)
art. 4 ust. 1 ustawy z 17 lipca 2014 r. o petycjach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 870)