Polityka rachunkowości nie jest dokumentacją niezmienną, opracowywaną tylko jeden raz. Musi ona być modyfikowana wraz ze zmianami zachodzącymi w jednostce oraz być na bieżąco aktualizowana w przypadku zmian rozwiązań prawnych, na podstawie których jednostka sektora finansów publicznych prowadzi rachunkowość. Dlatego ze względu na pracownicze plany kapitałowe jednostka musi mieć odpowiednio dostosowaną politykę rachunkowości. Będzie przecież ujmować operacje, jakie wcześniej nie występowały. Obowiązek ten spoczywa na jej kierowniku.
Od kiedy
Zmiany w polityce rachunkowości można było wprowadzić już dawno, bo od 1 stycznia br. czyli w terminie, od kiedy jednostki ze sfery budżetowej podlegają ustawie z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej ustawa o PPK). Jeśli jednak dana jednostka nie ma jeszcze wprowadzonych odpowiednich zapisów, to teraz też można dokonać stosownej zmiany. Najważniejsze, aby odbyło się to przed dniem odprowadzenia pierwszej wpłaty. Trzeba też pamiętać o tym, że zgodnie z art. 8 ustawy o rachunkowości zmiany wprowadzone do polityki rachunkowości zawsze zaczynają obowiązywać od 1 stycznia. Zgodnie z ww. przepisem jednostka może zmienić stosowane dotychczas zasady na inne (oczywiście zgodne z obowiązującym prawem), ale – aby zapewnić rzetelność prowadzonej rachunkowości – może takie zmiany wprowadzać tylko od nowego roku obrotowego. Dzieje się tak, niezależnie od tego, kiedy kierownik jednostki podjął decyzję o wprowadzeniu zmian. Oczywiście zasada ta dotyczy tylko modyfikacji, które wynikają z inicjatywy jednostki. Natomiast jeśli akty prawne zobowiązują kierownika jednostki do zmiany polityki rachunkowości w określonym terminie – w trakcie roku obrotowego – należy jej dokonać zgodnie z daną regulacją.
Sposób wprowadzenia
Stosownie do zapisów art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości jednostka budżetowa powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Zakres polityki rachunkowości jest szeroki. Jest to również niezwykle istotna część rachunkowości jednostki, ponieważ właśnie w tej dokumentacji określa się wszystkie najważniejsze wybrane zasady i rozwiązania stosowane przez daną jednostkę w zakresie prowadzenia rachunkowości. Politykę rachunkowości wprowadza się zarządzeniem kierownika jednostki. Taką samą zasadę stosuje się przy wprowadzaniu zmian do niej. Oznacza to, że kierownik jednostki w formie pisemnej aktualizuje przyjęte zasady rachunkowości, co przybiera to formę zarządzenia. Dokument ten jest aktem wewnętrznym obowiązującym wszystkich pracowników jednostki.
Za opracowanie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Przy czym ten obowiązek może powierzyć – na mocy ustawy o finansach – głównemu księgowemu. Nie oznacza to jednak, że kierownik przestaje być odpowiedzialny za dokumentację, gdyż to on zawsze odpowiada za całość gospodarki finansowej w jednostce, czyli również za prowadzoną w niej rachunkowość. Może jednak w zarządzeniu o zmianie polityki wpisać formułę, że jego wykonanie powierza głównemu księgowemu jednostki.
Zakładowy plan kont
Nie ma jednego dobrego wzoru takiego zarządzenia kierownika jednostki. Każda z jednostek musi zweryfikować swoją własną politykę i rozwiązania, jakie stosuje (w tym układ planu kont). Z pewnością trzeba zaktualizować opisy m.in. kont bilansowych: 130, 231, 240, 404, 405 i pozabilansowych: 998. Ponadto warto wskazać, że wpłaty na PPK można ewidencjonować na koncie rozrachunkowym z instytucją finansową, która będzie zarządzała i prowadziła PPK. Przykładowo: może to być konto 240 „Pozostałe rozrachunki”. Wtedy trzeba dodać do tego konta dodatkową analitykę – pokazującą rozrachunki z instytucją finansową zarządzającą PPK z tytułu rozliczania składek pracodawcy i pracowników z tą instytucją. Na przykład: 240-13 „Instytucja finansowa zarządzająca i prowadząca PPK lub wpłaty do PPK”.
Tu warto przypomnieć, że do klasyfikacji budżetowej dodano paragraf wydatkowy 471 „Wpłaty na PPK finansowane przez podmiot zatrudniający”. Miał on zastosowanie po raz pierwszy już do opracowania projektu ustawy budżetowej i uchwał budżetowych na 2021 r.
Dlatego konto zespołu 4. „Koszty według rodzajów” np. 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” powinno zostać rozbudowane o paragraf 4710, np. 405–471 „Wpłaty na PPK”. Zaś konto pozabilansowe 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” warto także rozbudować o paragraf 4710, np. w brzmieniu 998–471 „Zaangażowanie wydatków związane ze składkami do PPK”. Ewidencjonuje się na nim zaangażowanie z tytułu wpłat do PPK zapisem jednostronnym na stronie Ma na podstawie kalkulacji rocznej na początku roku. Natomiast na stronie Wn konta 998 trzeba ujmować równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych z tego tytułu w danym roku budżetowym. Jeśli chodzi o zakłady budżetowe, to będzie tu chodziło o konto 985 „Zaangażowanie środków zakładu budżetowego”.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości kolejnym – po wykazie kont syntetycznych – elementem zakładowego planu kont są przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, czyli po prostu szczegółowy opis zasad księgowania poszczególnych operacji gospodarczych występujących w jednostce. Tu też warto opisać, jak będzie przebiegać ewidencja pracowniczych planów kapitałowych w danej jednostce. O koncie pozabilansowym już wspominaliśmy. Zaś ewidencja związana z funkcjonowaniem tylko pracowniczego planu kapitałowego w księgach może mieć następujące odzwierciedlenie:
1. Naliczenie wpłaty w części finansowanej przez jednostkę (podmiot zatrudniający):
  • Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” rozbudowane o paragraf 4710 w brzmieniu 405–471 „Wpłaty na PPK”;
  • Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Instytucja finansowa zarządzająca i prowadząca PPK lub wpłaty do PPK) w brzmieniu 240–13.
2. Potrącenia wpłaty do PPK w części finansowanej przez pracownika (uczestnika PPK) z jego wynagrodzenia:
  • Wn konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”;
  • Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Instytucja finansowa zarządzająca i prowadząca pracownicze plany kapitałowe lub wpłaty do PPK).
Wpłata dokonywana ze środków uczestnika PPK jest pobierana z jego wynagrodzenia po opodatkowaniu (art. 27 ust. 9 ustawy o PPK ).
3. Przelew wpłat do PPK:
  • Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Instytucja finansowa zarządzająca i prowadząca PPK lub wpłaty do PPK).
  • Ma konto 130/131 z odpowiednim paragrafem 401 i 471.
Pozostałe elementy
Konieczność obliczania składek pracodawcy do PPK oraz obliczania i potrącania składek pracowników do PPK przekłada się także na zmiany w programie księgowym. Dlatego w polityce dostosowujemy opis tego systemu przetwarzania danych. Trzeba np. podać, czy program księgowy został rozbudowany o taką funkcjonalność.
Powinniśmy też pamiętać, że warto zaktualizować część nieobligatoryjną polityki rachunkowości, a zwłaszcza instrukcję inwentaryzacyjną i wpisać w niej te dokumenty, które będą wykorzystywane przy weryfikacji sald zobowiązań jednostki wobec instytucji finansowej zarządzającej PPK z tytułu składek. Podobnie należy postąpić z instrukcją obiegu i kontroli dowodów księgowych.
Podstawa prawna
art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
art. 68 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320)
rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 342) Więcej na temat PPK w sferze budżetowej można przeczytać w Poradniku Rachunkowości Budżetowej nr 11/2020 r. „PPK w budżetówce – tworzenie, funkcjonowanie, ewidencja”