Czy roczny rejestr zamówień publicznych poniżej progu określonego w przepisach o zamówieniach publicznych podlega kontroli regionalnej izby obrachunkowej? W naszym urzędzie gminy były zapisy o jego prowadzeniu w wewnętrznej instrukcji, ale przez niedopatrzenie nie przygotowano go.
Na mocy art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 561 ze zm.) izby sprawują nadzór nad działalnością jednostek samorządu terytorialnego w zakresie spraw finansowych określonych w art. 11 ust. 1 oraz dokonują kontroli ich gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Co istotne, ustawa ta nie rozróżnia zamówień na te podlegające reżimowi ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.) i te wyłączone spod jej przepisów, a więc te zamówienia i konkursy, których wartość nie przekracza równowartości 30 000 euro. W konsekwencji oba typy zamówień mogą być przedmiotem kontroli izb.
Przepisy nie nakładają jednoznacznego obowiązku stosowania wewnętrznych regulacji w stosunku do zamówień poniżej progu, mimo że można go wywieść z ustawy o finansach publicznych. Na uwagę zasługują tu m.in. art. 44 ust. 3 lub art. 68 ust. 2 pkt 1 tej ustawy. Z art. 44 ust. 3 wynika, że wydatki publiczne powinny być dokonywane:
- w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
- w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
- w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Z kolei zgodnie z art. 68 ust. 2 pkt 1 celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi. Praktycznym wyrazem realizacji tych ogólnych zasad są instrukcje dotyczące zamówień publicznych poniżej progu zawierające zapisy o rocznych rejestrach. Rejestry te zawierają z reguły podstawowe dane dotyczące udzielonych zamówień typu: przedmiot zamówienia, data zamówienia, wybrany wykonawca, data i wartość umowy. Prowadzenie rocznego rejestru jest realizacją zasady wynikającej z art. 33 i art. 34 ustawy o finansach publicznych, w którym mowa o jawności gospodarowania środkami publicznymi.
Co istotne, w opisywanej sytuacji wymogi w zakresie instrukcji wewnętrznej przewidującej roczny rejestr zamówień już obowiązują. W konsekwencji jednostka sektora finansów publicznych powinna tych wymogów przestrzegać, a dokładniej jej organ wykonawczy, którego zadania i rola zostały określone w ustawie o samorządzie gminnym. Do tych zadań należy m.in. wydanie aktów kierownictwa wewnętrznego, w tym dotyczących stosowania procedur zamówieniowych. Potwierdzenia kompetencji organu wykonawczego (wójta) można poszukiwać w regulacjach art. 30 ust. 1, art. 31 lub art. 33 ust. 3 tej ustawy. Wynika z nich, że wójt wykonuje uchwały rady gminy i zadania gminy określone przepisami prawa, kieruje bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentuje ją na zewnątrz oraz że jest kierownikiem urzędu. Przyjąć więc należy, że istnienie wewnętrznych regulacji prawnych wydanych przez wójta w danym urzędzie nakłada na pracowników obowiązek ich przestrzegania.
Nie ulega więc wątpliwości, że prowadzenie rocznego rejestru zamówień poniżej progu podlega kontroli regionalnej izby obrachunkowej, tym bardziej że przewidują to wewnętrzne regulacje jednostki. W razie ich nieprzestrzegania z dużym prawdopodobieństwem izba wskaże to jako naruszenie tych procedur.
Podstawa prawna
Art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 561 ze zm.).
Art. 33, 34, 44 ust. 3, art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.).
Art. 30 ust. 1, art. 31 lub art. 33 ust. 3 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 506 ze zm.).
