Mamy w gminie biblioteki szkolne. Zgodnie z przepisami przeprowadzamy w nich skontrum materiałów. Czy wyniki tego typu kontroli zbiorów mogą zostać w przyszłości potraktowane jako inwentaryzacja?
Jakkolwiek skontrum materiałów bibliotecznych nie może być utożsamiane z inwentaryzacją zasobów majątkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości, to odpowiednio udokumentowane może być wykorzystane przy spisie materiałów bibliotecznych przeprowadzanym według wymogów wynikających z tej ustawy i wewnętrznych regulacji dotyczących inwentaryzacji. Oznacza to jednocześnie, że jednostka powinna stosować właściwą częstotliwość inwentaryzacji wspomnianych zbiorów, czyli dla celów bilansowych należy ją przeprowadzać raz w ciągu czterech lat, a nie w innych terminach odnoszących się do skontrum, o którym mowa w rozporządzeniu ministra kultury i dziedzictwa narodowego w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych.
Reklama
Spis materiałów bibliotecznych...

Reklama
Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o bibliotekach, w celu prowadzenia jednolitej działalności bibliotecznej i informacyjnej umożliwiającej korzystanie z materiałów bibliotecznych i innych źródeł informacji, tworzy się ogólnokrajową sieć biblioteczną. Z mocy delegacji ustawowej z ust. 6 ww. artykułu sposób ewidencji tego typu materiałów określił minister kultury i dziedzictwa narodowego w rozporządzeniu w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych. Jak wynika z jego postanowień, zinwentaryzowane materiały podlegają kontroli wewnętrznej polegającej m.in. na przeprowadzeniu skontrum części materiałów, a przede wszystkim materiałów narażonych na straty lub szczególnie cennych (par. 29 ust. 1). Skontrum polega zaś na porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym oraz stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między nimi oraz ustaleniu ewentualnych braków (par. 30 ust. 1).
Natomiast zgodnie z dalszymi zapisami skontrum materiałów, do których czytelnicy mają wolny dostęp, przeprowadza się co najmniej raz na pięć lat (par. 31 ust. 1). W bibliotekach, w których zbiory nie przekraczają 100 tys. jednostek ewidencyjnych, z innym systemem udostępniania niż określony powyżej, powinno być przeprowadzane co najmniej raz na 10 lat (par. 31 ust. 2). Zaś w placówkach, w których zbiory przekraczają 100 tys. jednostek ewidencyjnych, przeprowadza się je w sposób ciągły (par. 31 ust. 3). To oznacza, że skontrum stosuje się w bibliotekach publicznych wchodzących w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej.
...a ewidencja zasobów majątkowych
Warto jednak zauważyć, że skontrum nie może być utożsamiane ze spisem z natury zasobów majątkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości, która zawiera w tym zakresie regulacje autonomiczne. Wspomniany akt prawny w rozdziale trzecim „Inwentaryzacja” określa zasady ewidencji poszczególnych składników aktywów i pasywów jednostki. Inwentaryzację przeprowadza się co do zasady na ostatni dzień każdego roku obrotowego w drodze spisu z natury, otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń lub też porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami (art. 26 ust. 1 pkt 1–3 ww. ustawy).
Natomiast w odniesieniu do środków trwałych, znajdujących się na terenie strzeżonym, przepisy art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości przewidują przeprowadzanie ich inwentaryzacji raz w ciągu 4 lat. Trzeba też dodać, że w samej ustawie nie określono zasad dokumentowania inwentaryzacji. W art. 27 ust. 1 wskazano jedynie, że jej przebieg i wyniki należy odpowiednio udokumentować. Metodologia sporządzania tej dokumentacji powinna być określona przez daną jednostkę w wewnętrznych regulacjach (procedurach) odnośnie do inwentaryzacji.
W kontekście omawianej problematyki i wskazanych wyżej regulacji prawnych, istotne stanowisko wynika z pisma ministra finansów z 16 kwietnia 2015 r. (znak DR4.054.1.2015.DKK).
Wskazano w nim, że: (...) „Inwentaryzację materiałów bibliotecznych w bibliotece szkolnej dla celów rachunkowych przeprowadzić należy przy zachowaniu terminu i częstotliwości wynikających z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, tzn. raz na cztery lata. Należy jednak zauważyć, że odpowiednio udokumentowane skontrum może być wykorzystane przy inwentaryzacji materiałów bibliotecznych dla celów bilansowych w bibliotekach szkolnych”. Jednocześnie zaakcentowano, że ustawa o rachunkowości nakłada na kierownika jednostki obowiązek opisania w polityce rachunkowości zasad i sposobu inwentaryzacji oraz stosowania przyjętych zasad w bibliotece.
Na uwagę zasługuje też stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu zawarte w piśmie z 9 sierpnia 2011 r. Czytamy w nim, że: „Księgozbiory objęte ewidencją księgową mają cechy środków trwałych, a ponieważ znajdują się one na terytorium strzeżonym, powinny być inwentaryzowane, zgodnie z ogólnymi zasadami, raz na cztery lata”.
Podstawa prawna
Art. 27 ust. 1 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 642 ze zm.).
Rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. nr 205, poz. 1283).
Art. 26 ust. 1 pkt 1–3, art. 27 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).