Na rozliczeniu delegacji musi być podpis skarbnika

Katalog wydatków związanych z podróżami służbowymi określony został w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie). Z par 2 rozporządzenia wynika, że pracownik odbywający podróż służbową w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę ma prawo do:

• diet;
• zwrotu kosztów: a) przejazdów, b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej, c) noclegów, d) innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl par. 3 rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także oraz jego rodzaj i klasę określa pracodawca, a zwrot kosztów następuje w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem: posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu – bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Nadto, z par. 4 rozporządzenia wynika m.in., że pracownikowi zwraca się inne niezbędne wydatki związane z podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, jeśli są udokumentowane.

Rola skarbnika, jeśli chodzi o rozliczenie delegacji

Jednak aby omawiane wydatki mogły zostać zrealizowane, konieczna jest nie tylko akceptacja pracodawcy (kierownika jednostki), ale również potwierdzenie ich zgodności z planem finansowym jednostki. Taki obowiązek wynika z ustawy finansach publicznych (dalej: u.f.p.). Zgodnie z art. 53 ust. 1 u.f.p. kierownik jednostki sektora finansów publicznych odpowiada za całość gospodarki finansowej jednostki. Może on powierzyć określone obowiązki w tym zakresie pracownikom jednostki, przy czym przejęcie tych obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.

Obowiązki skarbnika określone są w art. 54 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 3 u.f.p. Z przepisów tych wynika, że główny księgowy dokonuje wstępnej kontroli: a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji.

Dowodem dokonania tej kontroli jest podpis głównego księgowego na dokumentach dotyczących danej operacji. Umieszczenie podpisu – obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo – oznacza, że:

• nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;
• nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;
• zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Ocena w wystąpieniu pokontrolnym

Szczególnie pomocne w analizowanej sprawie są ustalenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z 22 października 2025 r. (znak WK.4022.13.2025). RIO stwierdziła, że wydatki z tytułu delegacji służbowych były zatwierdzane wyłącznie przez wójta, natomiast druki podróży służbowych nie zawierały potwierdzenia zgodności wydatku z planem finansowym w formie podpisu skarbnika. Zdaniem Izby narusza to art. 54 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 u.f.p.

W ramach wniosków pokontrolnych Izba nakazała wójtowi zwiększenie nadzoru nad rozliczaniem delegacji służbowych. Ponadto wskazała na obowiązek potwierdzania zgodności wydatku z planem finansowym poprzez podpis skarbnika na druku delegacji, stosownie do art. 54 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 u.f.p. ©℗