Wynagrodzenie pracowników samorządowych można ustalać i wypłacać tylko w granicach maksymalnych kwot określonych w regulaminie wynagradzania przyjętym przez pracodawcę samorządowego. Jeśli zostanie wypłacone wynagrodzenie wyższe niż dopuszczalne, istnieje ryzyko naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Limit wynagrodzeń pracowników urzędu gminy

Zasady wynagradzania pracowników samorządowych określa ustawa o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). Dotyczy ona m.in. osób zatrudnionych w:

  • urzędach gmin, ich jednostkach pomocniczych gmin, jednostkach budżetowych i w samorządowych zakładach budżetowych;
  • biurach związków jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych zakładach budżetowych utworzonych przez te związki;
  • biurach jednostek administracyjnych JST.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 u.p.s. pracodawca samorządowy w regulaminie wynagradzania ustala:

  • wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych;
  • szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego.

W myśl natomiast art. 39 ust. 2 u.p.s., pracodawca w regulaminie wynagradzania może także określić:

1) warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa;

2) warunki i sposób przyznawania dodatków, o których mowa w art. 36 ust. 4 i 5 u.p.s. (funkcyjnego i specjalnego – red.) oraz innych dodatków.

Zasada zgodności wydatków z przepisami

Wysokość wynagrodzenia określonego w regulaminie jest nieprzekraczalna. Jeśli do tego dojdzie, oznacza to działanie niezgodne z przepisami. W doktrynie wskazuje się, że wynika to m.in. z art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.), w myśl którego jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

M. Cilak w komentarzu do art. 44 u.f.p. (w: „Ustawa o finansach publicznych. Komentarz”, red. Z. Ofiarski) wskazał, że: „Ustęp 2 komentowanego przepisu dopełnia regulację ust. 1, wskazując na konieczność istnienia merytorycznej podstawy prawnej do dokonania wydatku. Podstawą taką mogą być normy o charakterze materialnoprawnym zawarte w aktach prawa powszechnie obowiązującego, jak też wewnętrznego (zob. poprzedni punkt komentarza). (…). Przepisy te, jeżeli zostały sformułowane dla wydatków określonego rodzaju, powinny być przestrzegane. Ich naruszenie stanowi podstawę odpowiedzialności prawnej, w tym za naruszenie dyscypliny finansów publicznych”.

Stanowisko RIO w Krakowie

Podobnie interpretują przepisy regionalne izby obrachunkowe. W wystąpieniu pokontrolnym z 11 sierpnia 2025 r. (znak WK.6130.14.25) RIO w Krakowie stwierdziła, że dwóm pracownikom urzędu gminy (sprzątaczce i pracownikowi gospodarczemu) przyznano wynagrodzenie zasadnicze wyższe niż przewidywał regulamin (odpowiednio o 100,96 zł brutto i 99,04 zł brutto), w efekcie wypłacono im zawyżone wynagrodzenia za styczeń i luty 2024 r.

RIO uznała, że wypłata wynagrodzenia niezgodnie z regulaminem narusza art. 44 ust. 2 u.f.p. w związku z art. 39 ust. 1 pkt 2 u.p.s. Izba nakazała jednostce przestrzeganie powyższych przepisów przy ustalaniu i wypłacie wynagrodzeń.

Naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Naruszenie art. 44 ust. 2 u.f.p. może stanowić czyn określony w art. 11 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Wynika z niego, że naruszeniem dyscypliny jest dokonanie wydatku ze środków publicznych:

  • bez odpowiedniego upoważnienia,
  • z przekroczeniem zakresu upoważnienia lub
  • z naruszeniem przepisów dotyczących dokonywania określonych rodzajów wydatków. ©℗

Podstawa prawna

Podstawa prawna

art. 39 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1135)

art. 11 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1484)

art. 44 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1483)