Gmina nie może podpisać z sołtysem umowy zlecenia na doręczanie pism podatkowych

Z pytania wynika, że chodzi o doręczanie pism podatkowych w sprawie podatków lokalnych,, m.in. w sprawie podatku rolnego i od nieruchomości.

Zgodnie z art. 144 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) co do zasady organ podatkowy doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego albo w siedzibie organu podatkowego. Dopiero w przypadku braku możliwości doręczenia w powyższy sposób organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez:

1) operatora wyznaczonego w ramach publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych, albo
2) pracowników urzędu obsługującego ten organ, funkcjonariuszy lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego lub przez organy lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów.

Uwaga! Z kolei w przypadku braku możliwości doręczenia w sposób elektroniczny lub w siedzibie organu – gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta) – pisma może doręczać sołtys, za pokwitowaniem.

Kiedy sołtys może doręczać decyzje podatkowe

W tym miejscu wypada przytoczyć stanowisko doktryny [A. Mariański (red.), „Ordynacja podatkowa. Komentarz”, wyd. 2, 2023], z którego wynika, że ten rodzaj doręczenia powinien być stosowany wyjątkowo: „Komentowany przepis (art. 144 o.p. – red.) przewiduje w par. 4, że w przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma w formie tradycyjnej może doręczać nie tylko pracownik organu, ale także sołtys, czego dokonuje za pokwitowaniem. Dochodzi w tej sytuacji do ograniczenia możliwości doręczeń poprzez sołtysa jedynie do sytuacji, gdy niemożliwe jest doręczenie elektroniczne”.

Podobnie oceniono w innym komentarzu [B. Dauter, W. Gurba [w:] S. Babiarz, R. Hauser, A. Kabat, M. Niezgódka-Medek, A. Olesińska, J. Rudowski, B. Dauter, W. Gurba, „Ordynacja podatkowa. Komentarz”, wyd. XII, Warszawa 2024, art. 144]: „Wskazane w art. 144 par. 1a sposoby doręczenia dotyczą zarówno organów KAS, jak i samorządowych organów podatkowych. W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), a nie ma możliwości doręczenia pisma sposobami wskazanymi w par. 1a, pisma może doręczać sołtys za pokwitowaniem. Możliwość wysłużenia się sołtysem jest więc wykluczona, jeżeli możliwe jest doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych albo w siedzibie organu podatkowego”.

Czy prawo dopuszcza umowę zlecenia na doręczanie decyzji podatkowych

Należy jednak zauważyć, że przepisy ordynacji podatkowej nie rozstrzygają problemu relacji prawnej zachodzącej pomiędzy organem podatkowym a sołtysem. Pomocne może być stanowisko zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 22 listopada 2017 r. (sygn. akt III SA/Wr 705/17). WSA wskazał, że doręczanie decyzji podatkowych i nakazów płatniczych przez sołtysa należy traktować jako wykonywanie zadań publicznych przez funkcjonariusza publicznego. Podstawą prawną dla tych czynności procesowych nie są przepisy prawa cywilnego (umowa zlecenia), ale przepisy prawa publicznego: ordynacji podatkowej. Nie można przyjąć, że w przypadku sołtysa – będącego jednocześnie inkasentem podatków, których wymiar określały doręczane przez niego decyzje, umowa zlecenia zawarta pomiędzy nim a burmistrzem, kreowała stosunek pracy, polegający ma doręczaniu przesyłek. Podstawą prawną dla tej czynności i źródłem stosownego upoważnienia jest wprost art. 144 par. 4 o.p.

RIO odpowiada na pytanie: czy gmina może podpisać z sołtysem umowę zlecenia

Na uwagę zasługuje również stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach – pismo z 19 września 2025 r. (znak WA.5210.101.2025). RIO wskazała, że art. 144 par. 4 o.p. jest źródłem obowiązku sołtysa polegającego na doręczaniu pism w postępowaniu podatkowym. RIO wyjaśniła, że skoro obowiązek doręczania pism ma publicznoprawny charakter i wynika bezpośrednio z przepisu prawa, to nie ma możliwości zawarcia z sołtysem umowy cywilnoprawnej. Jednocześnie podkreśliła, że realizacja tego zadania przez sołtysa może stanowić element treści uchwały organu stanowiącego gminy – podjętej na podstawie art. 37b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Z podanej regulacji wynika, że rada gminy może ustanowić zasady, na jakich przewodniczącemu organu wykonawczego jednostki pomocniczej będzie przysługiwała dieta oraz zwrot kosztów podróży służbowej. ©℗