Kierownik jednostki budżetowej samodzielnie, bez zgody włodarza, odpisuje przedawnione należności

Status prawny zarządu powiatu i jednostek organizacyjnych powiatu reguluje ustawa o samorządzie powiatowym (dalej: u.s.p.). W myśl jej art. 26 organem wykonawczym powiatu jest zarząd. W jego skład wchodzą starosta jako jego przewodniczący, wicestarosta i pozostali członkowie. Z kolei z art. 32 u.s.p. ustawy wynika, że zarząd powiatu wykonuje uchwały rady powiatu i zadania powiatu określone przepisami prawa. Do zadań tych należy w szczególności m.in.: gospodarowanie mieniem powiatu, wykonywanie budżetu powiatu.

Natomiast w myśl art. 35 u.s.p. organizację i zasady funkcjonowania starostwa powiatowego określa regulamin organizacyjny. Starosta jest kierownikiem starostwa powiatowego oraz zwierzchnikiem służbowym pracowników starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powiatu oraz zwierzchnikiem powiatowych służb, inspekcji i straży.

Uwaga! Co jednak istotne, powyższe zależności organizacyjne zachodzące pomiędzy starostą a kierownikami jednostek organizacyjnych nie przedkładają się na aspekty związane z gospodarką finansową tych jednostek. W myśl art. 40 ust. 1 oraz art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.) jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w tej ustawie. Ponadto kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki, a co więcej: na nim lub na uprawnionym pracowniku ciąży obowiązek zapewnienia w kierowanej przez niego placówce takiej organizacji pracy, która pozwala na prawidłowe wykonywanie obowiązków jednostki. Jak podkreśliła regionalna komisja orzekająca w orzeczeniu z 9 grudnia 2013 r. (sygn. akt DB-0965/74/13) z racji pełnionej funkcji oraz powierzonych obowiązków kierownicy tych jednostek powinni znać zasady gospodarki finansowej oraz konsekwencje ich naruszenia, a w razie wątpliwości interpretacyjnych powinni dokładnie przeanalizować sytuację i przepisy przed podjęciem decyzji, nie ograniczając się do dawania wiary jednej opinii lub tej opinii, która zgodna była z oczekiwaniami.

Tworzenie dokumentacji w jednostkach budżetowych

Z kolei z art. 10 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.) wynika, że kierownik jednostki budżetowej samodzielnie tworzy dokumentację rachunkową. W myśl ust. 1 jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

W myśl art. 10 ust. 2 u.r. kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1. Przytoczone przepisy u.r. wyraźnie więc akcentują kluczową rolę kierownika w funkcjonowaniu jednostki.

Orzecznictwo RIO dotyczące tworzenia odpisu przedawnionych należności

Problem, czy dyrektor PCPR może samodzielnie odpisać przedawnione należności czy jednak musi uzyskać zgodę zarządu powiatu, względnie jego opinię, analizowała RIO w Opolu. W piśmie z 4 czerwca 2025 r. (znak NA.III-422-12/2025) izba przytoczyła treść opisanych wyżej przepisów u.f.p. oraz u.r. Przy tym podkreśliła, że zarząd powiatu nie posiada uprawnień do prowadzenia rachunkowości w jednostkach budżetowych powiatu.

W podsumowaniu RIO jednoznacznie wskazała, że podejmowanie działań w zakresie przedawnionych należności należy do kompetencji kierownika jednostki budżetowej, którym w analizowanym przypadku był dyrektor PCPR. Dodała, że przepisy ustawowe nie uzależniają możliwości podjęcia wskazanych czynności od uprzedniej zgody/opinii wyrażonej przez zarząd powiatu. ©℗