Wyższe dodatki i szybsze nagrody kosztem kolegów z pracy

Od 1 stycznia okresy pracy na podstawie umów zlecenia będą się wliczały do stażu pracy. W urzędach centralnych wynikające z tego przywileje będzie trzeba sfinansować kosztem premii i awansów innych urzędników, bo dodatkowych pieniędzy nie ma

W ministerstwach i urzędach wojewódzkich nie planuje się na przyszły rok zwiększenia funduszy wynagrodzeń w związku z wejściem w życie przepisów, które nakazują zaliczanie umów zlecenia i prowadzenia działalności gospodarczej (a także innych okresów, za które opłacano składki na ubezpieczenie emerytalne oraz rentowe) do stażu urzędniczego. Natomiast część samorządów już teraz wstępnie zaplanowała na ten cel dodatkowe pieniądze.

Zmiany wynikają z czekającej na podpis prezydenta ustawy z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Na skutek przyjęcia tych rozwiązań osoba zatrudniona na etacie, która wcześniej świadczyła pracę na rzecz obecnego pracodawcy, np. na podstawie umowy zlecenia, może uzyskać uprawnienie do wyższego wymiaru urlopu (co wiąże się z koniecznością organizowania zastępstw na więcej dni), ale także zostanie objęta dłuższym okresem wypowiedzenia oraz będzie jej przysługiwać wyższa odprawa w przypadku rozwiązania umowy o pracę i wyższy dodatek stażowy, jeśli przepisy zakładowe przewidują taki składnik wynagrodzenia.

(Nie)doszacowany fundusz

Autorzy zmian wskazują, że nowelizacja będzie miała wpływ na wydatki w ramach funduszu wynagrodzeń u pracodawców, w tym w jednostkach sektora finansów publicznych. Kwota ewentualnego zwiększenia wydatków w ramach funduszu jest trudna do oszacowania z uwagi na brak informacji o liczbie pracowników, którzy będą mogli skorzystać z nowych uprawnień. Nie ma publicznie dostępnych informacji o tym, ile osób ma wypracowane okresy pracy w ramach umów zlecenia i okresy prowadzenia działalności gospodarczej w podziale na sektor publiczny i prywatny.

– Dyskutujemy na ten temat z przedstawicielami urzędniczych związków. Płyną do nas niepokojące informacje, że fundusze wynagrodzeń urzędów nie będą z tego tytułu zwiększane – mówi Robert Barabasz, szef NSZZ „Solidarność” w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim.

– W praktyce oznacza to, że wyższe dodatki stażowe, odprawy i wcześniejsze nagrody jubileuszowe będą wypłacane z zaplanowanych na przyszły rok funduszy wynagrodzeń, które będą wyższe od tegorocznych tylko o zaplanowane 3-proc. podwyżki. Wyższe świadczenia wynikające z nowelizacji kodeksu pracy będą wypłacane ze środków, które mogłyby być przeznaczone na podwyżki, wyższe nagrody, a nawet awanse – dodaje.

Brak danych

Szefowie urzędów tłumaczą się tym, że nie mogą wnioskować o zwiększenie środków w budżecie na 2026 r., który jest w trakcie uchwalania przez Sejm (bo od 1 stycznia 2026 r. nowe regulacje mają zacząć obowiązywać), z uwagi na brak informacji, ilu pracowników wykaże wcześniejszą pracę m.in. na zlecenie lub w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

– Skala skutków finansowych będzie jednak możliwa do określenia dopiero po pełnym wdrożeniu nowych przepisów, dostarczeniu właściwych dokumentów przez pracowników oraz przeanalizowaniu indywidualnych sytuacji – uważa Paweł Cukrowski, dyrektor generalny Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie.

– Zgodnie z przepisami urząd, czyli pracodawca, nie przechowuje w aktach osobowych dokumentów, które nie mają wpływu na stosunek pracy. Obecnie takimi dokumentami nie są te poświadczające okres wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych czy prowadzenia działalności gospodarczej – chyba że osoba ubiegająca się o zatrudnienie musiała wykazać doświadczenie zawodowe w danym obszarze – wyjaśnia Joanna Bachanek, rzecznik prasowy wojewody mazowieckiego.

Dlatego, jak mówi, urząd nie jest w stanie oszacować wysokości środków finansowych, które będą niezbędne do wdrożenia nowych przepisów.

– Na etapie planowania budżetu na 2026 r. przyznane przez Ministerstwo Finansów limity na wynagrodzenia nie uwzględniały zwiększenia środków na skutki tych zmian – zaznacza urzędniczka Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego.

W Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego również nie są w stanie ocenić, ile pieniędzy będzie potrzebował urząd na pokrycie dodatkowych wydatków na wynagrodzenia (tj. dodatków z tytułu stażu pracy, wynagrodzeń i nagród jubileuszowych, które są uzależnione od stażu pracy).

Jak udało nam się ustalić, w resorcie nauki, a także w większości innych urzędów rządowych, z powodu braku możliwości oszacowania wysokości dodatkowych środków potrzebnych w związku z wejściem w życie zmiany przepisów nie zgłaszano uwag do projektu ustawy budżetowej na 2026 r. w sprawie zwiększenia wynagrodzeń w tym zakresie. Wyjątkiem jest Ministerstwo Zdrowia, które oszacowało skutki finansowe wprowadzanych zmian dla budżetu resortu na 2026 r. w wysokości 1,15 mln zł. Jednak, jak podkreśla biuro prasowe MZ, prace nad budżetem są w toku i ministerstwo nie ma informacji, czy jego wniosek o zwiększenie funduszu wynagrodzeń zostanie uwzględniony.

Wszyscy nasi rozmówcy nie mają wątpliwości, że dodatkowe pieniądze na ten cel będą konieczne niemal w każdym urzędzie.

Samorządy z pieniędzmi

Z sondy DGP wynika, że do nowych obowiązków mimo trudnej sytuacji nieco lepiej przygotowują się samorządy.

– Planujemy zabezpieczyć w przyszłorocznym budżecie dodatkowe 870 tys. zł na ten cel. Ta kwota ma charakter orientacyjny, ponieważ nie mamy pełnej dokumentacji, która pozwoliłaby określić, ilu pracowników wcześniej prowadziło działalność gospodarczą lub wykonywało pracę na zlecenie oraz jak długie były to okresy – mówi Elżbieta Maciak, dyrektor biura kadr Urzędu Miasta Lublin.

Pieniądze na ten cel ma również zabezpieczyć urząd miasta w Katowicach.

Szefowa kadr z lubelskiego ratusza zwraca też uwagę na to, że nowe przepisy oznaczają konieczność przeliczenia stażu pracy wielu osób. Aby skorzystać ze zmian, pracownicy będą musieli przedstawić odpowiednie dokumenty, np. zaświadczenia z ZUS, umowy zlecenia lub potwierdzenia pracy za granicą.

Wyzwanie stażowe

Inni przedstawiciele samorządów, podobnie jak administracji rządowej, też podkreślają, że zmiany będą dla pracodawców wyzwaniem organizacyjnym.

– Potwierdzenie okresów wykonywania rodzajów aktywności zawodowej wymienionych w ustawie będzie następowało w drodze wydawania przez ZUS specjalnych zaświadczeń. Wnioski o ich wydanie pracownicy będą mogli składać wyłącznie w postaci elektronicznej za pomocą profilu utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS – mówi Wojciech Kasprzak, dyrektor Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta w Poznaniu.

Zwraca też uwagę, że nie wiadomo jeszcze, co będzie zawierał profil ZUS, jaki będzie czas oczekiwania na wydanie zaświadczenia ani w jaki sposób ZUS będzie weryfikował wnioski składane przez pracowników.

– Zmiany wymagają nie tylko korekt w ewidencji kadrowej, lecz także dostosowania systemów kadrowo-płacowych, a w niektórych przypadkach wzmocnienia zespołów zajmujących się obsługą spraw pracowniczych – dodaje Elżbieta Maciak.

Joanna Dubiel z Urzędu Miasta w Krakowie wskazuje jeszcze jedną trudność.

– Może się zdarzyć, że pracownicy będą chcieli potwierdzić staż pracy w okresie, za który ZUS nie dysponuje dokumentami, np. w latach 90. i wcześniej. Wówczas pracodawca będzie musiał samodzielnie dokonać oceny przedłożonych dokumentów. To może rodzić wątpliwości interpretacyjne – tłumaczy.

Jak dodaje, już dzisiaj pracownicy na zasadach ogólnych starają się o zaliczenie do pracowniczego stażu pracy pracy w gospodarstwie rolnym czy poza granicami kraju. Każdy taki przypadek traktowany jest indywidualnie, wymaga analizy prawnej obowiązujących w danym okresie przepisów, a pracownikom kadr analizującym dokumenty zajmuje sporo czasu. ©℗