Pracownik, podpisując umowę o pracę, zobowiązuje się do wykonywania pracy pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie pracy przez niego wyznaczonym. Jeżeli więc pracownik spóźnia się, chce wcześniej opuścić stanowisko pracy lub w ogóle nie stawia się w firmie, musi jak najszybciej o tym fakcie poinformować przełożonego.

Sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy powinien zostać określony w przepisach zakładowych - regulaminie pracy lub układzie zbiorowym. Jeżeli firma zatrudnia mniej niż 20 pracowników i nie musi sporządzać regulaminu, informacje w tej sprawie powinny być zawarte w umowie o pracę w informacji dodatkowej.

Zakładowe regulaminy zazwyczaj jednak kierują do przepisów ogólnych, a zgodnie z nimi usprawiedliwienie absencji powinno nastąpić niezwłocznie, a jeśli natychmiastowa reakcja nie jest możliwa - najpóźniej drugiego dnia nieobecności. Niedotrzymanie tych terminów może być uzasadnione wyłącznie poważnymi okolicznościami, w szczególności obłożną chorobą pracownika połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników, albo innym zdarzeniem losowym. W takim przypadku po ustaniu przeszkody pracownik musi niezwłocznie usprawiedliwić nieobecność u pracodawcy.

Nie jest natomiast wymagane, aby pracownik bezpośrednio informował przełożonego o nieobecności - może więc zrobić to za pośrednictwem osób trzecich (też współpracowników) lub poczty czy telefonu.

Usprawiedliwione przyczyny nieobecności

Przepisy prawa pracy określają zdarzenia i okoliczności, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie. Jednocześnie pracownik musi przestawić przełożonemu dowód, czyli dokument z którego wynika, że jego nieobecność w pracy była usprawiedliwiona.

W przypadku choroby dowodem będzie zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy lub decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego w razie odosobnienia pracownika z powodu choroby zakaźnej.

Usprawiedliwiona jest także nieobecność pracownika w razie konieczności sprawowania przez niego osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat ośmiu z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza - pracownik składa wtedy oświadczenie. Oświadczenie musi przekazać pracodawcy także pracownik, który nie stawia się w firmie po odbyciu podróży służbowej w godzinach nocnych, ponieważ zakończyła się ona w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Pracodawca ma również zwolnić pracownika, jeżeli ten został wezwany przez organ państwowy. Zatrudniony przedstawia wtedy imienne wezwanie do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie. 8 sytuacji, gdy dostaniesz płatne zwolnienie z dnia pracy>>

Jednak możliwe jest także "ustne" usprawiedliwienie nieobecności przez pracownika w przypadku, gdy nie ma on dokumentu potwierdzającego dowody nieobecności. Do przyczyn usprawiedliwiających należą bowiem także przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwione. Przełożony na mocy samodzielnej decyzji może więc usprawiedliwić nieobecność pracownika.

Jaka kara za brak usprawiedliwienia

Pracownikowi, który nie przestrzega przyjętego sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy, grozi kara porządkowa - kara upomnienia lub kara nagany. Za nieusprawiedliwione spóźnienie danej osobie grozi również kara pieniężna, której wysokość za jedno przekroczenie nie może być większa niż jednodniowe wynagrodzenie pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj>> 

Wreszcie, jeżeli doszło do ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, pracodawca ma prawo wypowiedzieć takiej osobie umowę w trybie dyscyplinarnym. Kiedy można zwolnić dyscyplinarnie pracownika, przeczytasz tutaj>>

Wysokość kary zależy od stopnia naruszenia - w tym od tego, czy pracownik w ogóle nie ma usprawiedliwienia na nieobecność w firmie, czy po prostu nie dopełnił wymaganych procedur. Jak orzekł Sąd Najwyższy (wyrok z z 4 sierpnia 1999 r., I PKN 126/99), pracownik nie narusza w sposób ciężki podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli po jego stronie występują okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy, a dopuszcza się on jedynie uchybień w formalnym usprawiedliwieniu tej nieobecności.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. 1996 nr 60 poz. 281)