Wnioski o dotacje na szkolenia pracowników pracodawcy mogą składać w urzędach pracy już od dwóch lat. W tym roku mamy istny boom po zdjęciu limitu wiekowego. Kryteria oceny wniosków są jednak ogólne i nieprecyzyjne. Zdaniem urzędników przepisy regulujące udzielanie dofinansowań wymagają zmiany.
Przez pierwsze dwa lata funkcjonowania Krajowego Funduszu Szkoleniowego pracodawcy mogli składać wnioski o przyznanie z niego środków na kształcenie ustawiczne pracowników, ale tylko tych po 45. roku życia (art. 20 nowelizacji). Jednak już od początku tego roku ograniczenie wiekowe dotyczące beneficjentów pomocy przestało obowiązywać, a to automatycznie przełożyło się na dużą liczbę wniosków o udzielenie wsparcia.
Morze podań do służb zatrudnienia
W większości urzędów pracy łączna kwota dofinansowań, wynikająca z podań pracodawców, wielokrotnie przekroczyła pulę pieniędzy przyznaną przez resort pracy na początku roku na podstawie specjalnego algorytmu. infografika s. C13 W konsekwencji w przeważającej liczbie powiatowych służb zatrudnienia nabór wniosków trwał tylko kilka dni.
– Przyznany nam na ten rok limit środków wynosił 3,2 mln zł. Wnioski pracodawców o dofinansowanie do kształcenia pracowników przyjmowaliśmy między 25 a 29 stycznia. Wpłynęło ich do nas wówczas 844 na łączną kwotę 48,3 mln zł – wskazuje Maciej Bątkiewicz, kierownik działu rynku pracy Urzędu Pracy m.st. Warszawy.
Z kolei w Krakowie, który miał do dyspozycji 1,5 mln zł, pracodawcy złożyli 914 wniosków o szkolenia opiewające na 31,2 mln zł. Ich przyjmowanie trwało zaś zaledwie cztery dni (od 22 do 26 lutego).
Darmowe szkolenia pracowników robią karierę. Pracodawcy chcą kursów angielskiego nawet dla sprzątaczek
Darmowe szkolenia pracowników robią karierę. Pracodawcy chcą kursów angielskiego nawet dla sprzątaczek

Zobacz również
Nie inaczej było w Łodzi, Olsztynie czy Rzeszowie. Tamtejsze urzędy otrzymały w ramach KFS odpowiednio 1 mln zł, 0,8 mln zł i 0,7 mln zł. Natomiast złożone przez pracodawców wnioski opiewały na 20,7 mln zł, 3,5 mln zł i 8,4 mln zł.
W zależności od tego, kiedy został ogłoszony nabór, obecnie urzędy pracy albo już rozpatrzyły podania i właśnie podpisują umowy z pracodawcami, albo są jeszcze na etapie rozstrzygania. Większość pośredniaków wystąpiła już do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) o przyznanie dodatkowych pieniędzy na ten cel z rezerwy KFS. To oznacza, że dla pracodawców, którzy byliby zainteresowani uzyskaniem tego wsparcia jeszcze w tym roku, to właściwie ostatni moment na złożenie wniosku.
Duże kwoty i ryzyko nadużyć
Brak ograniczeń wiekowych to niejedyny powód, dla którego pracodawcy tak chętnie ubiegają się o środki na kształcenie ustawiczne. Dużym plusem jest atrakcyjna wysokość tego wsparcia (prawie 12 tys. zł na osobę) i dość ogólnie określone warunki, które trzeba spełnić, aby otrzymać dofinansowanie. Jednak to, co jest zaletą dla pracodawców, przysparza problemów urzędom pracy. Większość z nich po dotychczasowych doświadczeniach z rozdysponowywaniem pieniędzy z KFS widzi potrzebę wprowadzenia zmian w jego funkcjonowaniu.
W pierwszej kolejności urzędnicy zwracają uwagę właśnie na kwestie związane z kwotą dofinansowania.
– Wiele cen szkoleń wskazywanych przez pracodawców we wnioskach było znacznie zawyżonych w stosunku do ofert rynkowych. W mojej ocenie przy ich wyborze powinna być stosowana procedura podobna do tej z zamówień publicznych, a urząd pracy powinien współdecydować przy wyborze najkorzystniejszej oferty firmy szkoleniowej – przekonuje Katarzyna Przyborowska, kierownik działu instrumentów rynku pracy Powiatowego Urzędu Pracy (PUP) w Szczecinie.
Bożenna Pszczółkowska-Rudnicka, zastępca dyrektora PUP dla miasta Torunia, podkreśla, że w związku z weryfikacją wniosków m.in. pod kątem ceny szkoleń, zdarzało się, że pracodawcy ostatecznie obniżali je blisko o połowę w stosunku do pierwotnej kwoty.
– Mimo że wsparciem z KFS można objąć tylko koszty szkolenia, to w przypadku wielu wniosków dostrzegaliśmy, że do kosztów tych wrzucano także inne wydatki, związane z jego organizacją – zauważa Jerzy Bartnicki, dyrektor PUP w Kwidzynie.
Postulowane rozwiązania
O nadużycia przy udzielaniu dofinansowań z KFS jest łatwo – również z tego względu, że przepisy dają pracodawcom całkowitą dowolność w wyborze instytucji szkoleniowej, a urzędom brak jest podstawy do kwestionowania ich decyzji w tej sprawie. Wynika to z tego, że przyznanie dotacji na szkolenie następuje w drodze umowy zawieranej między pracodawcą a urzędem pracy, której instytucja szkoleniowa nie jest stroną. Dlatego służby zatrudnienia postulują, aby pracodawcy mogli korzystać z usług tylko tych firm, które są wpisane do Rejestru Instytucji Szkoleniowych, prowadzonego przez właściwego wojewodę (obecnie tylko te jednostki, które uzyskają do niego wpis, mogą uzyskać zlecenie od urzędu pracy na realizację usług dla bezrobotnych, obostrzenie to obowiązuje również przy szkoleniach dla tych osób).
Obecnie dofinansowanie kształcenia ustawicznego w odniesieniu do jednego pracownika może wynieść nawet 300 proc. przeciętnego wynagrodzenia (przy czym mikrofirma może uzyskać dofinansowanie całości szkolenia, a większa – do 80 proc. kosztów). Zdaniem Urszuli Bociek, kierownika działu pośrednictwa pracy i szkoleń PUP w Rzeszowie, należałoby jednak rozważyć również obniżenie wysokości tego wsparcia na jednego pracownika.
– Taka dotacja powinna wynosić maksymalnie 150 proc. przeciętnego wynagrodzenia – stwierdza.
Jolanta Tutkis z PUP w Białymstoku proponuje zaś, aby obniżyć maksymalną kwotę dofinansowania do 100 proc. przeciętnego wynagrodzenia, wprowadzając zarazem warunek, że nie może ono wynosić więcej niż 80 proc. kosztów dla mikroprzedsiębiorców i 70 proc. dla pozostałych pracodawców.
Innym rozwiązaniem – wskazanym przez Andrzeja Gwizdka, zastępcę kierownika działu rozwoju zawodowego PUP w Łodzi – jest to, aby na kształcenie osób zatrudnionych na niepełny etat przyznawane było częściowe dofinansowanie. Obecnie przepisy nie przewidują bowiem jego ustalania w różnej wysokości w zależności od wymiaru czasu pracy.
– Szkolenia finansowane w ramach KFS powinny być tzw. szkoleniami walidowanymi, wzorem tych, których koszty są pokrywane w trakcie realizowania projektów z udziałem środków UE – uważa natomiast Maciej Bątkiewicz. Wyjaśnia on, że skoro celem szkoleń jest nabycie lub podniesienie kwalifikacji zawodowych pracowników, to winny one być potwierdzane egzaminem przeprowadzanym przez podmiot, który ma uprawnienia zgodne z zakresem szkolenia.
Luki w przepisach
Następny problem, który dostrzegają urzędy pracy, wynika z mało precyzyjnych przepisów ustawy.
– Ani art. 69a, ani art. 69b, ani też rozporządzenie do ustawy o promocji zatrudnienia nie określają w sposób jasny, na czym ma polegać ocena wniosku pracodawcy. Z praktyki wiemy, że są one różnej jakości i szczegółowości, jeśli chodzi o ich uzasadnienie, zakres i wycenę szkoleń czy propozycje dotyczące podmiotów, które mają je prowadzić – stwierdza Marek Hadała, zastępca dyrektora Miejskiego Urzędu Pracy (MUP) w Kielcach.
Katarzyna Przyborowska dodaje, że bardzo duży stopień ogólności regulacji prawnych powoduje, że urzędy muszą tworzyć osobne regulaminy i kryteria przyznawania środków z KFS.
– Każdy wymyśla swoje sposoby nie tylko przyznawania, lecz także rozliczeń i kontroli wydatkowania tych pieniędzy. Luk w przepisach jest zdecydowanie zbyt wiele i nic dziwnego, że prowadzą one do takich sytuacji, gdy pracodawca zwleka z przeprowadzaniem szkolenia, a uzyskane wsparcie traktuje jak kapitał obrotowy – podkreśla Jerzy Bartnicki.
Dodaje, że pewnym sposobem na zapobieganie nadużyciom dotyczącym wykorzystywania środków z KFS byłaby zmiana z dofinansowania z góry na refundację poniesionych kosztów.
– Biorąc pod uwagę, że są to środki publiczne, byłoby to lepsze rozwiązanie – zgadza się Marek Hadała.
Urząd jako pośrednik
Część urzędów pracy ma również wątpliwości, czy są one właściwymi jednostkami do obsługi KFS.
– Realizowanie tego zadania powinno być powierzone instytucjom zajmującym się wsparciem przedsiębiorstw. Kształcenie ustawiczne nie jest wprost związane z pomocą dla osób niemających zatrudnienia, dlatego nie powinno należeć do kompetencji urzędu pracy – przekonuje Krystyna Dudzińska, dyrektor MUP w Olsztynie.
Powiatowe służby zatrudnienia są i tak obciążone wieloma zadaniami przy bardzo ograniczonej liczebności kadr. Jednocześnie udzielanie dofinansowań z KFS nie ma wpływu na ich ocenę dokonywaną przez resort pracy. Środki tego funduszu nie są łączone z pieniędzmi z Funduszu Pracy, przeznaczonymi na programy na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej, a w konsekwencji pozostają bez wpływu na wyliczanie wysokości środków przekazywanych urzędom na pokrycie kosztów wynagrodzeń i składek pracowników (wielkość tych kwot zależy natomiast m.in. od stopy bezrobocia oraz efektywności przy realizacji poszczególnych form wspierania bezrobotnych w powrocie na rynek pracy).
– Faktycznie, KFS jest dla nas trochę ciałem obcym. Może powinny się nim zajmować organizacje pracodawców – zastanawia się Jerzy Bartnicki.
Zmiany czy status quo
O potrzebie zmian w przepisach dotyczących KFS głośno mówią także pracodawcy. Część ich postulatów pokrywa się z propozycjami urzędów pracy, choć można odnieść wrażenie, że firmy bardziej obawiają się marnotrawienia środków funduszu przez urzędników niż nadużyć ze strony pracodawców. Rekomendują oni przede wszystkim uszczegółowienie regulacji dotyczących wymagań stawianych firmom oraz ujednolicenie procedury przyznawania dotacji. infografika s. C15
Warto jednak zauważyć, że nie wszyscy widzą potrzebę głębokich korekt w funkcjonowaniu KFS.
Zintegrowany System Kwalifikacji pozwoli pracodawcom na zmniejszenie kosztów rekrutacji
Zintegrowany System Kwalifikacji pozwoli pracodawcom na zmniejszenie kosztów rekrutacji

Zobacz również
– Na podstawie obecnych przepisów można racjonalnie dysponować środkami na kształcenie ustawiczne. Wymaga to stworzenia odpowiedniego regulaminu i kierowania się zdroworozsądkowym podejściem – uważa Roland Budnik, dyrektor PUP w Gdańsku. Dodaje, że wiarygodności wniosków nie można zapewnić odgórnie, wprowadzając nowe przepisy. Trzeba je po prostu starannie rozpatrywać.
– Sytuacja w poszczególnych powiatach jest różna, dlatego lepiej, gdy regulacje dotyczące KFS mają pewien margines swobody. Przecież to, że górna granica wsparcia jest dosyć wysoka, nie oznacza, że nie można przyznawać go w niższej wysokości. Mój urząd w tym roku wypłaca do 5 tys. zł na jednego uczestnika – informuje Roland Budnik.
W jego opinii największym problemem jest zbyt mała kwota środków przeznaczanych na Krajowy Fundusz Szkoleniowy, bo jest to zaledwie ok. 2 proc. budżetu całego Funduszu Pracy.
WAŻNE Jeżeli wniosek pracodawcy w pierwszym naborze nie został pozytywnie rozpatrzony, to będzie go musiał złożyć jeszcze raz, gdy urząd pracy otrzyma środki z rezerwy KFS.
! Większość pośredniaków wystąpiła już do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) o przyznanie dodatkowych pieniędzy na ten cel z rezerwy KFS. To oznacza, że dla pracodawców, którzy byliby zainteresowani uzyskaniem tego wsparcia jeszcze w tym roku, to właściwie ostatni moment na złożenie wniosku.
Sposób na aktualizację kompetencji
Dzięki dotacji z KFS można sfinansować koszty szkolenia, egzaminów i badań lekarskich. Na ten cel pracodawca uzyska nawet 11,6 tys. zł na jednego zatrudnionego
Krajowy Fundusz Szkoleniowy stanowi wydzieloną część środków Funduszu Pracy, która jest przeznaczona na dofinansowanie kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców. Najważniejszym celem jest zapobieganie utracie pracy przez te osoby, których kompetencje nie odpowiadają obecnym wymaganiom rynku pracy. Pieniądze z KFS mają służyć usuwaniu niedopasowania wykształcenia czy umiejętności pracownika do potrzeb rynku pracy oraz zapobieganiu dezaktualizacji jego wiedzy, kompetencji czy uprawnień.
To, jakie działania mogą być finansowane z KFS, określa ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 149 ze zm.; dalej: ustawa o promocji zatrudnienia). ramka 1
Kto może składać wnioski
O dofinansowanie z KFS mogą występować pracodawcy, którzy spełniają definicję zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 25 ustawy o promocji zatrudnienia. Pod tym pojęciem rozumiane są jednostki organizacyjne, nawet jeśli nie mają osobowości prawnej, oraz osoby fizyczne, o ile zatrudniają co najmniej jednego pracownika. To też oznacza, że nie każdy podmiot, który jest zobowiązany do odprowadzania składki na FP, może skorzystać z dofinansowania na szkolenie. Wykluczone z ubiegania się o wsparcie z KFS są np. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które nie mają pracowników lub zatrudniają ich na podstawie umowy o dzieło.
Limity wsparcia
Możliwość uzyskania dofinansowania z KFS ma charakter ograniczony. Maksymalna wysokość wsparcia, jakie pracodawca może z niego uzyskać, wynosi:
● do 80 proc. kosztów kształcenia ustawicznego, a zarazem nie więcej niż 300 proc. przeciętnego wynagrodzenia (obecnie jest to 11,6 tys. zł) w danym roku na jednego pracownika,
● do 100 proc. kosztów kształcenia ustawicznego, z zachowaniem wspomnianej wyżej zasady 300 proc., jeśli pracodawca jest mikroprzedsiębiorcą.
Pod tym ostatnim pojęciem należy rozumieć przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze swojej działalności nieprzekraczający równowartości 2 mln euro.
Pracodawcy, którzy nie mają statusu mikroprzedsiębiorcy, przy organizacji szkolenia dotowanego z KFS muszą zagwarantować 20-proc. wkład własny. Co istotne, przy jego wyliczaniu uwzględnia się wyłącznie koszt samego kształcenia, nie można zaś brać pod uwagę innych wydatków, które ponosi pracodawca w związku z tym, że jego podwładni uczestniczą w szkoleniu, np. delegacji, wyżywienia i zakwaterowania, w przypadku gdy nauka odbywa się w miejscowości, do której trzeba dojechać, czy wynagrodzeń za godziny nieobecności w pracy.
Priorytety ministra
Dodatkowo każdego roku minister pracy ustala priorytety wydatkowania środków z KFS. Tymi wytycznymi kierują się urzędy pracy w trakcie rozpatrywania składanych wniosków. Dlatego pracodawca musi sprawdzić, czy zaplanowane przez niego szkolenie dla danej grupy pracowników mieści się w ramach priorytetów. Są one ustalane odrębnie dla podstawowej puli środków przekazywanej urzędom pracy na podstawie algorytmu ustawowego (większość z nich już rozdzieliła pieniądze przyznane im z tej części) oraz tej rezerwowej, o którą pracodawcy będą mogli wystąpić w najbliższym czasie. W tym drugim przypadku priorytety zostały dosyć mocno zawężone w stosunku do podstawowych. Ramki 2 i 3
WAŻNE W każdym roku pewna pula środków z funduszu jest przekazywana na działania dodatkowe, z których pracodawcy bezpośrednio nie korzystają. Chodzi tu o promowanie KFS, badanie efektywności wsparcia udzielanego z jego pieniędzy, określanie zapotrzebowania na zawody na rynku pracy oraz konsultacje i poradnictwo dla pracodawców w zakresie korzystania z dofinansowania.
WAŻNE Przepisy nie zawierają ograniczeń co do liczby zatrudnionych, na których pracodawca może ubiegać się o dofinansowanie kształcenia ustawicznego.
! Zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ze środków KFS nie powinny być finansowane tzw. miękkie szkolenia, dotyczące zwiększania kompetencji psychospołecznych czy interpersonalnych. Zalicza się do nich np. szeroko rozumiany coaching.
RAMKA 1
Na co można przeznaczyć dotację
Dofinansowanie kształcenia ustawicznego może dotyczyć:
● kursów i studiów podyplomowych realizowanych z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą,
● egzaminów umożliwiających uzyskanie dokumentów potwierdzających umiejętności, kwalifikacje lub uprawnienia zawodowe,
● badań lekarskich i psychologicznych wymaganych do podjęcia kształcenia lub pracy zawodowej po ukończonej nauce,
● ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem,
● określenia potrzeb pracodawcy w zakresie kształcenia ustawicznego w związku z ubieganiem się o sfinansowanie go z pieniędzy KFS.
RAMKA 2
3 priorytety rozdysponowania środków z KFS z puli podstawowej
PRIORYTET 1. Wsparcie zawodowego kształcenia ustawicznego, które pozostaje w bezpośrednim związku z daną branżą lub zawodem, mające na celu uzyskanie lub uaktualnienie kompetencji zawodowych.
PRIORYTET 2. Dofinansowanie kształcenia ustawicznego pracowników, którzy mogą udokumentować wykonywanie przez co najmniej 15 lat prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, a nie spełniają kryteriów do uzyskania emerytury pomostowej (w tym przypadku dotacja finansowa z KFS może wspomóc przekwalifikowanie takiego pracownika).
PRIORYTET 3. Wsparcie młodych, nowo zatrudnionych pracowników na podstawie wprowadzonego od stycznia tego roku instrumentu aktywizacji osób poniżej 30. roku życia w postaci refundacji kosztów zatrudnienia do kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 150f i 150g ustawy o promocji zatrudnienia). ©?
RAMKA 3
4 priorytety rozdysponowania środków z rezerwy KFS
PRIORYTET 1. Wsparciem objęte będzie kształcenie ustawiczne w branżach i zawodach, w których pracodawcy oferują miejsca pracy i jednocześnie zgłaszają trudności z zatrudnianiem pracowników.
PRIORYTET 2. Pomoc mogą otrzymać zatrudnieni w branży transportowej w zawodach: kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych oraz maszyniści kolejowi, a także pracujący w branży usług opiekuńczych.
PRIORYTET 3. Dofinansowanie może być przeznaczone na branże lub przedsiębiorstwa restrukturyzowane, np. w górnictwie węglowym, w celu utrzymania zatrudnienia.
Priorytet 4. Dotacja może dotyczyć osób niepełnosprawnych, aby mogły zachować pracę. ©?
Jedna procedura, ale wymagania mogą być różne
Większość urzędów pracy złożyła już do MRPiPS deklaracje co do zapotrzebowania na środki z rezerwy KFS. Pracodawcy powinni więc sprawdzać na stronach internetowych służb zatrudnienia, kiedy zacznie się nowy nabór wniosków o dofinansowanie
Zgodnie z procedurą określoną w ustawie o promocji zatrudnienia uzyskanie wsparcia na kształcenie ustawiczne wymaga złożenia wniosku w powiatowym urzędzie pracy, który jest właściwy ze względu na siedzibę firmy lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Jego wzór nie jest określony w przepisach, ale elementy, które powinien zawierać, zostały ustalone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 14 maja 2014 r. w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz.U. poz. 639). Ramka 4
Wniosek może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. W tym drugim przypadku musi być podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Dotacja a terminy szkoleń
Pracodawca może się ubiegać o dofinansowanie z KFS kształcenia, które jeszcze się nie rozpoczęło. Nie ma możliwości wsparcia szkolenia, które zostało uruchomione przed złożeniem wniosku, przyznaniem dotacji oraz podpisaniem umowy między starostą a przedsiębiorcą. Ponadto wszystkie działania objęte dotacjami ze środków funduszu muszą rozpocząć się w tym samym roku, w którym został złożony wniosek, i do jego końca muszą być wydatkowane. Jeżeli tak się nie stanie, pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pieniędzy.
Załączniki do podania
Do wniosku o dofinansowanie muszą być dołączone dodatkowe dokumenty. Przepisy wymagają, aby wraz z nimi zostały przedłożone:
● wszystkie zaświadczenia albo oświadczenia dotyczące otrzymanej pomocy de minimis w roku, w którym pracodawca ubiega się o wsparcie z KFS, oraz z dwóch poprzednich lat bądź zaświadczenie lub oświadczenie o nieuzyskaniu takiego wsparcia w tym okresie,
● wypełniony formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis.
Oprócz tych podstawowych dokumentów urzędy pracy mogą domagać się też przedstawienia innych, wskazanych w regulaminach przyznawania pieniędzy z KFS. Urząd pracy może wprowadzić np. wymóg przedstawienia oferty wybranej instytucji szkoleniowej, programu kształcenia ustawicznego, jego harmonogramu czy zestawienia kosztów. Pracodawca może też zostać zobowiązany do przedstawienia uzasadnienia potrzeby sfinansowania szkoleń pracowników wskazanych we wniosku.
Wstępna weryfikacja
W przypadku gdyby wniosek okazał się nieprawidłowo wypełniony lub był niekompletny, urząd pracy wyznaczy pracodawcy 7-dniowy termin na jego uzupełnienie. Co do zasady, formularze są rozpatrywane zgodnie z kolejnością wpływu i regułami wynikającymi z obowiązującego na terenie danego powiatu regulaminu wydatkowania środków funduszu, wg obowiązujących w danym roku priorytetów KFS. W ciągu 30 dni urząd pracy powiadamia pracodawcę o sposobie rozpatrzenia wniosku. Odmowę przyznania wsparcia musi uzasadnić.
Podpisanie umowy
Jeżeli wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, starosta zawiera umowę z pracodawcą. Jej wzór również nie jest ustalony prawem, ale w obowiązujących przepisach określone są elementy, jakie powinny się w niej znaleźć. Ramka 5, s. C18
Uwaga na odejście pracownika z firmy
Z pracownikiem, który będzie objęty dofinansowaniem z KFS, pracodawca powinien zawrzeć umowę, która określi prawa i obowiązki stron. W sytuacji gdy podwładny nie ukończy szkolenia z powodu rozwiązania przez niego umowy o pracę lub zwolnienia go w trybie dyscyplinarnym na podstawie art. 52 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.; dalej: k.p.), czyli z jego winy, np. w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków, będzie on zobowiązany do zwrotu pieniędzy szefowi na zasadach określonych w tej umowie. Z kolei pracodawca oddaje potem środki urzędowi pracy zgodnie z postanowieniami umowy o przyznanie wsparcia z funduszu.
Rozliczenia i kontrole
Pracodawca musi rozliczyć się z przyznanego dofinansowania w taki sposób, jaki został przyjęty w danym urzędzie pracy i wpisany do umowy. Może być np. zobowiązany do przedstawienia kserokopii zaświadczeń czy certyfikatów, potwierdzających ukończenie przez pracowników kursu lub zdanie egzaminu. Z kolei przyznane środki finansowe, przeznaczone na pokrycie przez pracodawcę kosztów kształcenia, będzie można uznać za prawidłowo wydatkowane, jeśli nastąpi to zgodnie z zawartą umową i będzie odpowiednio udokumentowane, np. fakturami, rachunkami, wyciągami z rachunku bankowego potwierdzającymi dokonanie przelewu za opłacenie danej usługi.
Pracodawca powinien też każdorazowo informować urząd pracy o przypadkach nieukończenia szkolenia przez pracownika.
Aby sprawdzić, czy przedsiębiorca przestrzega postanowień wskazanych w umowie o dofinansowanie i właściwie wydaje uzyskane wsparcie, urząd pracy może przeprowadzić u niego kontrolę. W jej trakcie firma powinna udostępnić do wglądu stosowne dokumenty oraz udzielić wyjaśnień w sprawach objętych zakresem weryfikacji.
Wreszcie, w określonych przypadkach, urząd pracy może wypowiedzieć umowę i żądać zwrotu środków przyznanych z KFS. Ramka 6
WAŻNE Urząd pracy może zdecydować, że nie przyzna dofinansowania z KFS, jeżeli pracodawca skorzystał z niego w poprzednim roku.
! Pracodawca może wybrać dowolną instytucję lub uczelnię, której zleci przeprowadzenie danej formy kształcenia ustawicznego. Jednak wiele urzędów pracy – kierując się koniecznością dbania o prawidłowe wydatkowanie środków publicznych – zastrzega sobie w regulaminie prawo do analizy oraz weryfikacji wysokości opłaty przewidzianej za realizację usługi szkoleniowej.
RAMKA 4
Elementy wniosku o dofinansowanie z KFS
1. Dane pracodawcy:
● nazwa, adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności,
● NIP,
● numer REGON,
● oznaczenie przeważającego rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej wg PKD,
● liczba zatrudnionych pracowników,
● imię i nazwisko osoby wskazanej przez pracodawcę do kontaktu,
● numer telefonu,
● adres poczty elektronicznej.
2. Wskazanie działań z zakresu kształcenia ustawicznego, które mają być dofinansowane ze środków KFS.
3. Liczba osób, których wydatek dotyczy, według grup wieku: 15–24 lata, 25–34 lata, 35–44 lata, 45 lat i więcej.
4. Termin realizacji kursu, szkolenia lub innej wybranej formy kształcenia.
5. Uzasadnienie potrzeby odbycia kształcenia ustawicznego, przy uwzględnieniu obecnych lub przyszłych potrzeb pracodawcy. ©?
RAMKA 5
Co powinna zawierać umowa
1. Wskazanie stron oraz datę podpisania.
2. Okres obowiązywania.
3. Wysokość środków z KFS przyznanych na finansowanie działań z zakresu kształcenia ustawicznego, które zostały wymienione we wniosku.
4. Numer rachunku bankowego pracodawcy, na które będą przekazywane pieniądze, oraz termin, kiedy to nastąpi.
5. Sposób i termin rozliczenia otrzymanych środków, w tym rodzaje dokumentów, które będą potwierdzać ich wydatkowanie.
6. Warunki wypowiedzenia umowy.
7. Zasady zwrotu dofinansowania w przypadku nieukończenia kształcenia ustawicznego przez uczestnika, w tym z uwzględnieniem rozwiązania przez niego umowy o pracę.
8. Warunki zwrotu przez pracodawcę pieniędzy, które nie zostały wykorzystane lub spożytkował je niezgodnie z przeznaczeniem.
9. Odwołanie do odpowiedniego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis, oraz zobowiązanie pracodawcy do przekazania na żądanie starosty następujących danych:
a) liczby osób objętych wsparciem z KFS, w podziale według płci, wieku, poziomu wykształcenia oraz liczby osób pracujących w szczególnych warunkach lub wykonujących prace o szczególnym charakterze;
b) liczby osób, które rozpoczęły kurs, studia podyplomowe lub przystąpiły do egzaminu;
c) liczby osób, które ukończyły z wynikiem pozytywnym dofinansowywaną formę kształcenia ustawicznego. ©?
RAMKA 6
6 przypadków, gdy urząd pracy może żądać zwrotu dofinansowania
1. Nieukończenie kształcenia ustawicznego przez pracownika z powodu rozwiązania przez niego umowy o pracę lub gdy następuje to z przyczyn leżących po jego stronie na podstawie art. 52 k.p.
2. Nieukończenie przez pracownika lub pracodawcę wybranej formy kształcenia.
3. Wydatkowanie środków KFS niezgodnie z przeznaczeniem, np. sfinansowanie z nich innych działań niż te wskazane we wniosku albo w stosunku do innych pracowników niż w nim wymienieni.
4. Zakończenie lub zawieszenie działalności gospodarczej przez pracodawcę w okresie trwania umowy.
5. Złożenie niezgodnych z prawdą informacji, zaświadczeń lub oświadczeń w zakresie dotyczącym pomocy publicznej.
6. Odmowa poddania się kontroli.