Subskrybuj nas na Youtube
Jeśli podlega ubezpieczeniu w innym państwie Unii Europejskiej, nie jest nim objęty w kraju. Aby składek w Polsce nie odprowadzać, powołująca go spółka musi otrzymać formularz A1.
Zmiana ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), która weszła w życie 1 stycznia 2015 r., spowodowała, że członkowie rad nadzorczych, którzy dotychczas nie byli objęci ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym, zaczęli mu podlegać. Obowiązek ubezpieczenia jest niezależny od ewentualnych innych tytułów do ubezpieczeń, które dana osoba może posiadać – np. ze stosunku pracy. Podstawę wymiaru składek dla tej grupy osób stanowi przychód, który uzyskują oni z tytułu pełnionej funkcji.
Przed wejściem w życie nowelizacji członkowie rad nadzorczych mający miejsce zamieszkania w Polsce podlegali wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgodnie z uzasadnieniem projektu zmian w ustawie systemowej składkę zdrowotną odprowadzało ok. 50 tys. osób. Niewątpliwie objęcie ubezpieczeniami społecznymi tej kategorii osób zwiększyło wpływy do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Cudzoziemcy w podmiotach powiązanych
W przypadku spółek, których członkowie rad nadzorczych są aktywni jedynie w Polsce, zmiany, oprócz podwyższenia kosztów, nie przysporzyły im większych trudności. Trzeba jednak pamiętać, że wiele firm działających w Polsce jest powiązanych kapitałowo ze spółkami zarejestrowanymi za granicą, a osoby zasiadające w ich radach nadzorczych są cudzoziemcami. Pojawiły się więc wątpliwości, czy na pewno te osoby powinny płacić składki w Polsce. [przykład]
Jak to ustalić
W celu rozstrzygnięcia, gdzie taka osoba powinna płacić składki na ubezpieczenia społeczne, trzeba sięgnąć do dalszych przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych (dalej – rozporządzenie 883/2004) i ustalić zgodnie z normami kolizyjnymi zawartymi w art. 13, które państwo ma prawo do poboru składek.
Pojawia się w tym miejscu pierwszy problem. Normy kolizyjne zawarte w art. 13 mówią o osobie wykonującej pracę najemną lub prowadzącej działalność na własny rachunek. Formalnie rzecz biorąc, członek rady nadzorczej pełni funkcję na podstawie powołania – nie może więc być uznany za pracownika wykonującego pracę najemną. Członek rady nadzorczej zdecydowanie nie jest też osobą prowadzącą działalność na własny rachunek. Tutaj pomocny okazuje się słownik zamieszczony w art. 1 rozporządzenia 883/2004. Zgodnie z nim za pracę najemną uznaje się „wszelką pracę lub sytuację równoważną, traktowaną jako taką do celów stosowania ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego Państwa Członkowskiego, w którym taka praca lub sytuacja równoważna ma miejsce”. Dla celów ustalania ustawodawstwa właściwego zgodnie z tytułem II rozporządzenia 883/2004 członek rady nadzorczej będzie uznawany za osobę wykonującą pracę najemną.
Przyjmijmy, że mamy do czynienia ze zbiegiem pracy najemnej wykonywanej w Niemczech i pracy zrównanej z najemną wykonywanej w Polsce. Zgodnie z przepisami powoływanego rozporządzenia taka osoba będzie podlegała ubezpieczeniom społecznym w państwie zamieszkania (w Niemczech), o ile wykonuje tam znaczącą część pracy (tj. poświęca na nią co najmniej 25 proc. czasu pracy albo uzyskuje z jej tytułu co najmniej 25 proc. wynagrodzenia). Jeżeli nie będzie wykonywała znaczącej części pracy w państwie zamieszkania, to składki będzie odprowadzała w państwie, w którym siedzibę ma polska spółka. W konsekwencji osoba taka zarówno z tytułu umowy o pracę wykonywanej w Niemczech, jak również z tytułu funkcji pełnionych w radzie nadzorczej polskiej spółki będzie podległa ustawodawstwu polskiemu.
Czy takie samo rozstrzygnięcie sprawy ustawodawstwa właściwego będzie miało miejsce w przypadku, gdy ta sama osoba będzie przyjeżdżała na posiedzenia rady sporadycznie (np. raz na kwartał)? Przy ustalaniu ustawodawstwa właściwego na podstawie art. 13 rozporządzenia 883/2004 pomija się pracę o charakterze marginalnym, czyli taką, która pochłania nie więcej niż 5 proc. ogółu czasu pracy lub jest źródłem nie więcej niż 5 proc. wynagrodzenia pracownika.
W tym wypadku ustawodawstwo właściwe z zakresu ubezpieczeń społecznych nie będzie ustalane na podstawie art. 13 rozporządzenia 883/2004. Nie oznacza to jednak, że osoba będzie podlegała ubezpieczeniom społecznym w Polsce i w Niemczech. Stanie się tak dlatego, że nadal obowiązuje zasada jednego ustawodawstwa, a więc nawet w przypadku marginalnych aktywności osoba opisana w przykładzie będzie ubezpieczona w Niemczech.
Zaświadczenie o ustawodawstwie właściwym
Jak należy udokumentować, że za danego członka zarządu nie są w Polsce odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne? Dokument, którym powinna dysponować polska spółka, to formularz A1. Zaświadczenie takie potwierdza, że osoba pełniąca funkcję członka rady nadzorczej nie jest zobowiązana do polegania ubezpieczeniom społecznym w Polsce. Po wydanie takiego zaświadczenia należy się udać do instytucji zabezpieczenia społecznego w państwie zamieszkania. W przypadku gdy taki dokument nie został jeszcze wydany, polska spółka, o ile ma pewność, że zostanie on w najbliższym czasie dostarczony, może nie rejestrować członka rady nadzorczej w ZUS, aby uniknąć konieczności korygowania rozliczeń. Pamiętać należy, że formularz A1 jest zaświadczeniem i jako taki nie kreuje danego stanu prawnego, a jedynie go potwierdza. W przypadku gdy podczas kontroli ZUS takie zaświadczenie nie będzie jeszcze dostępne, nie oznacza to automatycznie, że organ rentowy będzie żądał zgłoszenia danej osoby do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w Polsce.
Oczywiście to, że za członka rady nadzorczej nie odprowadza się składek w Polsce, nie oznacza, że za granicą te składki również nie będą należne. W takim przypadku konieczne będzie zweryfikowanie postanowień przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych obowiązujących w państwie, któremu ustawodawstwu podlega dana osoba. Jeżeli się okaże, że zgodnie z wewnętrznymi przepisami danego państwa osoba powinna płacić składki, to ten obowiązek będzie ciążył na polskiej spółce, co może powodować znaczne trudności administracyjne. Przykładowo polska spółka może być zobowiązana do rejestracji w obcym systemie oraz obliczania składek na podstawie zagranicznych przepisów.
Można jednak wszelkie obowiązki związane z rejestracją i rozliczaniem składek przekazać członkowi rady nadzorczej. Członek rady nadzorczej z kolei może albo poprosić o pomoc albo swoją spółkę, w której pracuje na podstawie umowy o pracę, albo zaangażować odpowiednią firmę, która zajmuje się takimi usługami. Oczywiście przyjęcie takiego rozwiązania będzie oznaczało konieczność podpisania stosownej umowy pomiędzy członkiem rady nadzorczej a polską spółką. Dodatkowo polska spółka będzie musiała odpowiednio przystosować swój program kadrowo-płacowy, aby członek rady nadzorczej otrzymywał wynagrodzenie brutto powiększone o ewentualne składki finansowane przez polską spółkę. ©?
PRZYKŁAD
Pełnienie funkcji i w Polsce, i Niemczech
Wyobraźmy sobie polską spółkę, której córka matka znajduje się w Niemczech. Dyrektor ds. sprzedaży w spółce niemieckiej, który pracuje na podstawie umowy o pracę, podlega tam obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Dodatkowo jest członkiem rady nadzorczej w spółce córce w Polsce i z tego tytułu po wprowadzonych zmianach teoretycznie powinien też odprowadzać składki.
Nie będzie jednak musiał odprowadzać składek w obu krajach. Taka sytuacja bowiem nie jest możliwa z uwagi na przepisy unijne dotyczące ubezpieczeń społecznych. Osoby, które zamieszkują na terytorium Unii Europejskiej, są objęte przepisami rozporządzenia nr 883/2004. Podstawową zasadą wynikającą z jego przepisów jest to, że osoba może podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym wyłącznie w jednym państwie członkowskim UE w tym samym czasie.
Podstawa prawna
Art. 6 ust. 1 pkt 22 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).
Art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. UE z 2004 r. L 200, s. 1).