Subskrybuj nas na Youtube
Powszechną praktyką wśród przedsiębiorców jest zatrudnianie najbliższych członków rodziny. Niewiele osób zdaje sobie jednak sprawę z konsekwencji, które może nieść za sobą nawet niesformalizowana pomoc żony czy syna. Taki bowiem stan faktyczny nie pozostaje obojętny dla prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych.
Wybór należy do nas
Przepisy prawa pracy oraz przepisy prawa cywilnego nie zabraniają zawierania umów z członkami najbliższej rodziny także w zakresie świadczenia pracy. Zatem na przykład żona lub córka przedsiębiorcy może być przez niego zatrudniona na podstawie umowy o pracę (stosunek pracy), bądź też na podstawie umowy zlecenia czy umowy o dzieło (zatrudnienie niepracownicze o charakterze cywilnoprawnym).
Bez względu na to, czy któraś z powyższych umów została zawarta z członkiem rodziny czy osobą obcą, za wyjątkiem regulacji dotyczących przychodów i kosztów podatkowych, stosuje się wobec nich te same przepisy. Zatem istota każdej z tych umów ma znaczenie także wtedy, gdy pracownikiem jest bliski krewny. Powinny wziąć to pod uwagę osoby, które pracę w firmie członka rodziny traktują jako coś chwilowego, mając zamiar w przyszłości szukać innych pracodawców – w takim przypadku łatwiej np. o dokumentację odbytej pracy (świadectwo pracy, zaświadczenie potwierdzające zatrudnienie).
Bardzo często zdarza się również, że pomoc członka rodziny ma charakter czysto faktyczny, nie pobiera on wynagrodzenia za swoją pracę, która wykonywana jest bez wcześniejszego zawierania jakiejkolwiek umowy (bezumowne świadczenie pracy).
Podstawa prawna, na jakiej świadczona jest pomoc ma istotne znaczenie – każde z trzech powyższych rozwiązań wiąże się z nieco innymi prawami oraz obowiązkami tak dla przedsiębiorcy, jak i osoby pomagającej w prowadzeniu działalności gospodarczej. Oprócz wyżej wymienionych możliwości, które w praktyce łączy element podrzędności wobec przedsiębiorcy, wyróżnić możemy jeszcze stosunki oparte na zasadzie równorzędności (np. spółka założona przez oboje małżonków).
Kim jest osoba współpracująca?
Kluczowe znaczenie w omawianym temacie ma definicja osoby współpracującej przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej – nie każdy bowiem członek rodziny jest za taką uznawany. Jeśli członek rodziny spełnia wymagane kryteria, automatycznie zyskuje specjalny status, inny niż ‘zwykli’ pracownicy w przedsiębiorstwie. Instytucja osoby współpracującej funkcjonuje na potrzeby systemu ubezpieczeń społecznych i w tej ustawie została ona ujęta. Zgodnie z art. 8 ust. 11 za osobę współpracującą uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione (adoptowane), rodziców, macochę, ojczyma i osoby przysposabiające.
Ponadto, wymieniony członek rodziny musi pozostawać z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym (to znaczy stale i wspólnie z nim mieszkać, wspólnie z nim dbać o zaspokajanie potrzeb życiowych) oraz współpracować w prowadzeniu tej działalności. Wszystkie te przesłanki muszą być spełnione łącznie – brak którejś z nich uniemożliwia uznanie członka rodziny za osobę współpracującą. Nie ma za to znaczenia (całkowity) okres wykonywania współpracy ani wymiar czasu pracy (czas, w którym osoba pozostaje do dyspozycji przedsiębiorcy). Art. 8 ust. 11 reguluje sytuację, gdy pomoc wykonywana jest bez uprzednio zawartej umowy.
Co więcej, zgodnie z art. 8 ust. 2 za osobę współpracującą uznaję się także osobę, która spełniając powyższe kryteria, jest jednocześnie zatrudniona u krewnego-pracodawcy na podstawie umowy o pracę.
Dochodzimy tu do niezwykle ważnej informacji – osoby wykonujące pracę na podstawie stosunku cywilnoprawnego (umowy zlecenia, umowy o dzieło), nie są uznane za osoby współpracujące. Członkowie rodziny zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia, choćby nawet spełniali wymogi art. 8 ust. 2, traktowani są tak, jak zwykli zleceniobiorcy.
Kto jeszcze nie może być uznany za osobę współpracującą?
W pierwszej kolejności trzeba zwrócić uwagę na fakt, że wyliczenie krewnych w art. 8 ust. 11 nie w pełni pokrywa się nawet z I grupą podatkową – omawiany katalog jest węższy. Osobą współpracującą nie może zatem być np. siostra, brat, wuj, ciotka przedsiębiorcy.
Kolejnym wymogiem jest konieczność faktycznego pozostawania we wspólnym gospodarstwie domowym – czyli np. matka właściciela firmy niemieszkająca z nim bądź małżonek w separacji (jeśli faktycznie nie prowadzą już wspólnego gospodarstwa domowego) z perspektywy ustawy o sus nie będą uznani za osoby współpracujące.
Z drugiej strony dana osoba może mieszkać wspólnie z przedsiębiorcą, ale brak jest formalnej więzi rodzinnej (np. współlokator czy konkubent pomagający w firmie), co również wyklucza przyznanie omawianego statusu.
Osobą taką, co zostało wyrażone wprost w art. 8 ust. 11 nie jest też członek rodziny zatrudniony w celu przygotowania zawodowego (mimo iż umowa ta jest stosunkiem pracy).
Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę i niespełniające choćby jednego kryterium, są dla celów ubezpieczeń społecznych traktowane według zasad ogólnych, tak jak inni pracownicy w przedsiębiorstwie.
Obowiązki przy osobie współpracującej
Osoby współpracujące podlegają obowiązkowo następującym ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu. Ubezpieczenie chorobowe jest natomiast dobrowolne. W tym przypadku składki ZUS odprowadzane są w pełnej wysokości – ustala się je na takich samych zasadach jak ubezpieczenie przedsiębiorcy, więc podstawę stanowi nie przychód, ale zadeklarowana kwota. Składki te płaci przedsiębiorca, z formalnego punktu widzenia to on (a nie pracujący) ponosi ciężar.
Nie ma jednoznacznego stanowiska w tej kwestii, jednakże w przeważającej opinii, jeśli osoba współpracująca nie pobiera wynagrodzenia, a jednocześnie zatrudniona jest przez inny podmiot, gdzie przysługuje jej wynagrodzenie równe, bądź wyższe od minimalnego i z tego tytułu odprowadza składki ZUS, to przedsiębiorca-krewny zobowiązany jest płacić za niego tylko składki zdrowotne.
Co istotne, z preferencyjnych składek ZUS (tzw. mały ZUS), związanych z rozpoczynaniem prowadzenia działalności gospodarczej, korzystać mogą tylko i wyłącznie przedsiębiorcy – osoby współpracujące zawsze obowiązują pełne stawki.
Zgodnie z art. 23 ust 1 pkt. 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów m.in. pracy małżonka podatnika i jego małoletnich dzieci. W takim przypadku nie ma znaczenia rozdzielność majątkowa między małżonkami.
Przepis ten nie ma również zastosowania w stosunku do składek na ubezpieczenia społeczne (można je odliczyć od dochodu) ubezpieczenie zdrowotne (można je odliczyć od podatku) czy innych wydatków, takich jak koszty podróży służbowych, kursy, szkolenia – stosuje się tu przepisy ogólne, a zatem uznaje się je za koszty także wtedy, gdy osobą współpracują jest żoną lub małoletnie dziecko.
Oczywiście osoba współpracująca może świadczyć swoją pomoc nie pobierając jednocześnie żadnego wynagrodzenia (bezumowne świadczenie pracy). Gdyby stosować zasady ogólne, trzeba by było taką darmową pomoc uznać za przychód przedsiębiorcy. Jednak zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 125 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przepisy zwalniają z uznawania pomocy osób należących do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn (czyli wszystkich osób współpracujących) za przychód przedsiębiorcy.
Obowiązki przy krewnym-zleceniobiorcy
Członek rodziny wykonujący swoje obowiązki na podstawie umowy zlecenia traktowany jest jak każdy inny zleceniobiorca, niespokrewniony z przedsiębiorcą, co pociąga za sobą kluczowe skutki w zakresie rozliczeń z ZUS. W tym bowiem przypadku składki nie są odprowadzane w pełnej wysokości, ale zależą przede wszystkim od wysokości wynagrodzenia.
Art. 6 ust. 4 ustawy o sus wskazuje ponadto, że zleceniobiorcy posiadający status ucznia gimnazjum, szkoły ponadgimnazjalnej, szkoły ponadpodstawowej lub studenta (do ukończenia 26 lat) nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu rentowemu. Takiej osoby nie trzeba nawet zgłaszać do ubezpieczenia, co z perspektywy przedsiębiorcy jest oczywiście niezwykle opłacalnym rozwiązaniem.
Podobnie jak przy osobie współpracującej, przedsiębiorca nie może zaliczyć wynagrodzenia wypłacanego małżonce i małoletnim dzieciom jako kosztów. Zasady w obu przypadkach są takie same.
Wynagrodzenie zleceniobiorcy jest opodatkowane. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by umowa zlecenia obowiązywała pod tytułem darmym – zleceniobiorca może zgodzić się nie pobierać żadnego wynagrodzenia za swoją pomoc, trzeba to jednak wyraźnie zaznaczyć przy zawieraniu umowy. W takim przypadku brak wynagrodzenia równy jest oczywiście temu, że zleceniobiorca nie odprowadza z tego tytułu żadnego podatku.
Najbardziej opłacalne rozwiązanie
Przedsiębiorcy oraz członkom jego rodziny, zainteresowanym wspólną pracą pod szyldem jednej firmy, pozostawiono swobodę wyboru podstawy stosunku, na jakiej ma się ona opierać. O ile nie mają oni wpływu na stopień pokrewieństwa, zaś praktyczna kwestia wspólnego zamieszkiwania jest zazwyczaj ciężka do zmiany, o tyle wciąż mogą sprawić, by pomoc najbliższego członka rodziny nie była równoznaczna z uzyskaniem przez niego statusu osoby współpracującej. Status ten bądź jego brak pociąga za sobą przede wszystkim znaczne różnice w sposobie rozliczania z ZUS. Z drugiej strony, w pozostałych kwestiach stosowane są przepisy ogólne wskazanych umów (takie same, jak dla niespokrewnionych pracowników), co z perspektywy osoby pomagającej może mieć swoje korzyści.
Należy przy tym wykazać daleko idącą ostrożność, bowiem każdy stan faktyczny jest w tym zakresie indywidualnie rozpatrywany przez urząd. Co więcej, opierając się na tym samym stanie faktycznym, urząd może w jednym przypadku stwierdzić, iż pomoc kwalifikuje się jako współpraca, w drugim zaś tę pomoc uznać za fikcję.