Do 31 marca pracodawcy mają obowiązek wypłacenia członkom korpusu służby cywilnej dodatkowego wynagrodzenia rocznego przysługującego za rok 2015. Te przepisy się nie zmieniły.
Ustawa z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej przyznaje członkom korpusu tej służby prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Przysługuje ono zarówno pracownikom, jak i urzędnikom służby cywilnej. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj umowy o pracę, na podstawie której taki pracownik świadczy pracę, ani wymiar zatrudnienia.
Kto dostanie, kto nie
Zasady ustalania prawa do tego wynagrodzenia reguluje ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Podstawowy warunek, jaki musi spełnić członek korpusu służby cywilnej, aby nabyć prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości, to przepracowanie u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Jeśli natomiast pracownik nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej sześć miesięcy. [przykład 1]
Przy ustalaniu prawa do trzynastki należy stosować następujące zasady:
-staż pracy liczony w miesiącach i latach upływa w przeddzień dnia odpowiadającego liczbie dnia początkowego, [przykład 2]
-przy ustalaniu, czy pracownik osiągnął minimalny staż zapewniający trzynastkę, stosuje się art. 114 kodeksu cywilnego, w świetle którego miesiąc obejmuje 30 dni, a rok 365 dni. W konsekwencji minimalny okres przepracowany w danym roku to 180 dni (30 dni x sześć miesięcy),
-ustalając, czy pracownik osiągnął wymagane 180 dni pracy, od łącznej liczby dni kalendarzowych jego zatrudnienia (wliczając w to urlop wypoczynkowy, niedziele, święta i dni wolne z racji pięciodniowego tygodnia pracy) odejmuje się dni przez niego nieprzepracowane (np. z powodu choroby),
-bez znaczenia jest to, czy przepracował minimum sześć miesięcy bez przerwy, czy też na okres ten składało się kilka umów o pracę z tym samym pracodawcą, nawet jeśli między umowami o pracę wy stępowały przerwy. W takiej sytuacji, ustalając prawo do trzynastki, należy zsumować wszystkie okresy przepracowane w danym roku.
Prawo do trzynastki nabywa pracownik, który efektywnie przepracował u danego pracodawcy co najmniej sześć miesięcy. Nie wystarczy więc pozostawanie w tym czasie w stosunku pracy. Przy czym urlop wypoczynkowy jest traktowany na równi z okresem świadczenia pracy.
Czasem krócej
Od wymogu przepracowania co najmniej sześciu miesięcy u danego pracodawcy w roku kalendarzowym ustawa wprowadza zamknięty katalog wyjątków. Przepracowanie co najmniej sześciu miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach:
-nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej),
-zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące,
-powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej,
-rozwiązania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne, przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem, likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy, likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją,
-podjęcia zatrudnienia w wyniku przeniesienia służbowego, na podstawie powołania lub wyboru, w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy, w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jego reorganizacją, po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej,
-korzystania z urlopów: wychowawczego, macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, z urlopu ojcowskiego, z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, z dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu dla poratowania zdrowia, urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego (dotyczy nauczycieli, w tym akademickich) oraz urlopu rodzicielskiego,
-wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.
Należy podkreślić, że przedstawione wyżej przyczyny nieobecności pracownika w pracy nie są okresami przepracowanymi, tzn. nieobecność w pracy z powodu urlopu macierzyńskiego nie oznacza, iż pracownik za ten okres nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Natomiast przebywanie na urlopie macierzyńskim (oraz w innych ww. przypadkach) nie pozbawia pracownika prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w sytuacji, gdy pracownik nie przepracował wymaganych sześciu miesięcy. Wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego zostanie w takim przypadku obliczona proporcjonalnie do okresu przepracowanego. [przykład 3]
Gdy pracownik w ciągu roku nie przepracował efektywnie żadnego dnia, to nawet, gdy było to spowodowane korzystaniem z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, nie nabędzie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. [przykład 4]
Z winy pracownika
Uprawnienie do dodatkowego wynagrodzenia rocznego jest uzależnione wyłącznie od przepracowania u danego pracodawcy w danym roku okresu wymaganego przepisami. Wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie jest zależna od ogólnego stażu pracy pracownika. Na jego wysokość nie mają również wpływu liczba i jakość zadań wykonywanych przez pracownika. Ustawa nie przewiduje możliwości obniżenia wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Wymienia natomiast sytuacje, kiedy pracownik trzynastki nie otrzyma. Są to:
1) nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy trwająca dłużej niż dwa dni,
2) stawienie się do pracy lub przebywanie w pracy w stanie nietrzeźwości,
3) wymierzenie pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby,
4) rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Podstawy do pozbawienia pracownika tego prawa wystąpią tylko wówczas, gdy ww. przypadki będą miały miejsce w roku, za który pracownikowi ze względu na spełnienie przesłanki przepracowania wymaganego okresu pracy przysługiwałoby dodatkowe wynagrodzenie roczne.
8,5 proc., ale co wliczyć
Trzynastkę ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie. W podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego należy uwzględnić wynagrodzenie, inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące osobie przywróconej do pracy.
Wynagrodzenie oraz inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane są do obliczenia podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a nie według zasad właściwych do ustalania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.
Przy ustaleniu wynagrodzenia za urlop (odpowiednio ekwiwalentu za urlop) nie uwzględnia się:
-jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
-wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
-gratyfikacji (nagrody) jubileuszowych,
-wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
-ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
-dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
-wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
-nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
-odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
-wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy,
w-wynagrodzenia za czas innej (poza urlopem wypoczynkowym) usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. urlop okolicznościowy, urlop szkoleniowy, dni opieki nad dzieckiem).
Składniki wynagrodzenia niepomniejszane za czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika, za którą przysługuje mu świadczenie chorobowe, uwzględnia się w podstawie trzynastki tylko w tej części, która przypada na czas przepracowany. Takim składnikiem jest dodatek stażowy przysługujący członkom korpusu służby cywilnej. Zatrudniony otrzymuje go w pełnej wysokości niezależnie od absencji chorobowej, dlatego zwiększy on podstawę wymiaru trzynastki jedynie w kwocie proporcjonalnej do przepracowanego okresu. [przykład 5]
Wypłata trzynastej pensji w czterech krokach
Wypłata trzynastej pensji w czterech krokach

Zobacz również
Czytelnicy pytają: co ze zwalnianymi
Mój syn zatrudniony na wyższym stanowisku w służbie cywilnej spodziewa się, że nie otrzyma propozycji nowych warunków pracy i w konsekwencji jego stosunek pracy wygaśnie 23 lutego 2016 r. W związku z tym ma wątpliwości, czy w takiej sytuacji dostanie poza odprawą trzynastkę za 2015 r.? W jakim terminie – gdy będzie odchodził z pracy czy do końca marca?
Pracownik ten będzie miał prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, jeżeli w 2015 r. spełnił wymagania do jego nabycia, czyli przepracował wymagany przepisami okres i nie wystąpiła żadna z okoliczności pozbawiająca go prawa do trzynastki. Dodatkowe wynagrodzenie roczne będzie przysługiwało niezależnie od odprawy z powodu wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli u pracodawcy zatrudniającego tego pracownika wypłata trzynastek nie nastąpi przed 23 lutego, pracownik ten otrzyma wypłatę przysługującej mu trzynastki w terminie wypłaty tego świadczenia wszystkim pracownikom zatrudnionym w tym urzędzie, nie później niż do 31 marca. Przepisy ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym przewidują obowiązek wypłaty trzynastki w dacie rozwiązania umowy o pracę tylko w sytuacji, gdy do ustania stosunku pracy dochodzi z powodu upadłości lub likwidacji pracodawcy.
Z orzecznictwa Sądu Najwyższego
Okresy pobierania przez pracownika niezdolnego do pracy wynagrodzenia i zasiłku chorobowego nie podlegają wliczeniu do sześciomiesięcznego okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym wymaganego do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz. 1080 ze zm.).
Uchwała SN z 7 lipca 2011 r., sygn. akt III PZP 3/11, OSNP 2012/1–2/3, LEX nr 844642, www.sn.pl, Biuletyn SN 2011/7/26.
Warunkiem nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej jest efektywne przepracowanie u danego pracodawcy pełnego roku kalendarzowego.
Uchwała SN z 25 lipca 2003 r., sygn. akt III PZP 7/03
PRZYKŁAD 1
Kwartał to za krótko
Pracownik został zatrudniony w jednym z urzędów na podstawie umowy o pracę na zastępstwo na czas nieobecności pracownicy korzystającej z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Umowa została zawarta na okres od 1 marca 2014 r. i rozwiązała się w związku z powrotem zastępowanej pracownicy 31 marca 2015 r. Pracownik nabył prawo do trzynastki za 2014 r. (zakładając, że przepracował efektywnie co najmniej sześć miesięcy). Pracownik nie nabędzie natomiast prawa do trzynastki za 2015 r., bowiem w tym roku przepracował mniej niż sześć miesięcy.
PRZYKŁAD 2
Co do dnia
Pracownik pracował w urzędzie od 1 stycznia 2015 r. do 30 czerwca 2015 r. Oznacza to, że w 2015 r. przepracował wymagane sześć miesięcy do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego.
PRZYKŁAD 3
Na wychowawczym inaczej
W 2015 r. pracownik przepracował styczeń i luty. Od 1 marca do końca roku przebywał na urlopie wychowawczym. W tej sytuacji otrzyma dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu, czyli 2/12 całego wynagrodzenia rocznego.
PRZYKŁAD 4
Choroba to nie praca
Pracownik zachorował w 2014 r. i do 10 kwietnia 2015 r. nieprzerwanie przebywał na zwolnieniu lekarskim i pobierał zasiłek chorobowy. 11 kwietnia 2015 r. strony rozwiązały stosunek pracy na mocy porozumienia stron w związku z przejściem pracownika na rentę. W tej sytuacji pracownik nie nabędzie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r., bowiem w 2015 r. nie przepracował efektywnie żadnego dnia.
PRZYKŁAD 5
Ile dodatku w razie choroby
Pracownik otrzymuje miesięczny dodatek stażowy w wysokości 300 zł. Przez 10 dni przebywał na zwolnieniu lekarskim. Obliczamy, jaka część dodatku wejdzie do trzynastki.
Dodatek stażowy za jeden dzień:
300 zł (dodatek stażowy za cały miesiąc): 30 dni = 10 zł.
Kwota dodatku stażowego przypadającego na okres choroby:
10 zł (dodatek stażowy za jeden dzień) x 10 dni zwolnienia = 100 zł.
Kwota dodatku stażowego przypadającego na czas przepracowany:
300 zł (dodatek stażowy za cały miesiąc) – 100 zł (kwota dodatku stażowego przypadającego na okres choroby) = 200 zł.
Do podstawy trzynastki należy więc wliczyć 200 zł.
Podstawa prawna
Art. 92 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1111 ze zm.).
Ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1144).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 9 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).