Subskrybuj nas na Youtube
Co zrobić, żeby ZUS takiego kontraktu nie zakwestionował? Wystarczy zawrzeć dodatkowo ramową umowę o współpracy. Mimo że stosujemy do niej przepisy o zleceniu, to składek i tak nie zapłacimy.
Jednym z najczęstszych sposobów oszczędzania na składkach ubezpieczeniowych jest zawieranie przez przedsiębiorców umów o dzieło zamiast umów o pracę lub o świadczenie usług. Płatnik nie musi wówczas odprowadzać od wynagrodzenia żadnych składek, a tylko zaliczkę na podatek dochodowy. Teoretycznie opłaca się to obu stronom, więc każdego dnia tysiące ochroniarzy i sprzątaczek tworzy niepowtarzalne dzieła. Oczywiście tylko do czasu kontroli ZUS, który takie umowy kwestionuje i słusznie uznaje je za umowy o świadczenie usług, a płatnika obarcza obowiązkiem zapłaty zaległych składek. Nierzadko zdarza się jednak, że do danej formy współpracy zawarcie umowy o dzieło pasuje idealnie, a ZUS i tak podważa jej charakter. Winę ponoszą najczęściej sami przedsiębiorcy, którzy umowy konstruują po prostu źle. I nawet jeśli po wielu miesiącach walki przed sądem otrzymają korzystny wyrok, to jednak nie odzyskają już straconego czasu i pieniędzy wydanych na prawników.
Co robią źle
Problem dotyczy najczęściej usług świadczonych przez freelancerów – tłumaczy, dziennikarzy, ekspertów piszących analizy, webmasterów – tych wszystkich, którzy pozostają w mniej lub bardziej ścisłym związku z przedsiębiorcą, ale nie świadczą dla niego usług regularnie. Wyobraźmy więc sobie kancelarię prawną, która czasem obsługuje klientów zagranicznych i potrzebuje tłumaczenia tekstów ma doskonałym poziomie – wyższym niż ten zapewniany przez zatrudnionych prawników czy asystentów. Chciałaby podjąć współpracę z tłumaczem, ale nie w formie B2B, ponieważ nie ma on zarejestrowanej działalności gospodarczej. Wiadomo, że zlecenia tekstów do tłumaczenia będą nieregularne – czasem raz w miesiącu, czasem trzy razy w tygodniu. Wynagrodzenie jest ustalone na konkretną stawkę uzależnioną od objętości tekstu do tłumaczenia. Aby uniknąć składek, zawierają umowę, która na pierwszy rzut oka wygląda jednak jak umowa o świadczenie usług – zawarta jest na określony czas, ustalono w niej regularną płatność miesięczną, teoretycznie uzależnioną od liczby przetłumaczonych tekstów, a co najważniejsze – jako przedmiot umowy wpisano ogólne stwierdzenia, np. redagowanie tekstów w języku angielskim, tłumaczenie tekstów z języka angielskiego. Dla zmylenia ZUS umowa zostaje w tytule oznaczona jako umowa o dzieło. ZUS jednak tak łatwo zmylić się nie da i kwestionuje umowę, twierdząc, że jest to umowa o świadczenie usług. I w pewnym sensie ma rację. Tak skonstruowana umowa ma wszelkie cechy umowy o świadczenie usług, a więc należy odprowadzić od niej składki.
Kontrola tylko formalna
Przedsiębiorcy mogą jednak powiedzieć, że przecież wykonanie tłumaczenia albo napisanie artykułu czy tworzenie stron internetowych to typowe wykonywanie dzieła. I oni też będą mieli rację. Jak to możliwe? Cały problem polega na zrozumieniu, jak przebiega kontrola ZUS i jak się należy do niej przygotować pod kątem formalnym. Otóż zazwyczaj kontroler ogranicza się tylko do analizy treści umów i zebrania pisemnych wyjaśnień płatnika, podczas gdy powinien zbadać dokładnie cały stan faktyczny, ustalić rzeczywisty zakres obowiązków itd. Kiedy więc inspektor ZUS widzi tak przygotowaną umowę, z góry kwalifikuje ją do tej samej kategorii, co umowy zawierane przez firmy sprzątające, zlecające wykonanie dzieła w postaci codziennego posprzątania biurowca – czyli de facto próby obejścia prawa. Najczęściej już to, że źle skonstruowana umowa nosi nazwę umowy o dzieło będzie wystarczające dla ZUS do jej zbadania i wydania decyzji zobowiązującej do zapłaty zaległych składek.
Jak to przeprowadzić właściwie
Aby zminimalizować ryzyko otrzymania takiej decyzji, trzeba postanowienia kontraktów odpowiednio sformułować. Najlepiej z taką osobą (twórcą, freelancerem, autorem) zawrzeć na początku ogólną umowę o współpracy. Można w niej określić ogólny charakter zadań, jakie będzie się zlecać danemu współpracownikowi (np. tłumaczenie tekstów z języka angielskiego), okres współpracy (np. na czas nieoznaczony) i stawkę, jeśli się ją da usystematyzować (np. 100 zł za stronę, 100 zł za 5000 znaków) oraz, najważniejsze, sposób udzielania zleceń – czyli zamawiania poszczególnych dzieł (np. mailem), i termin zapłaty (np. 30 dni od odebrania dzieła). Jeśli stawki nie da się określić w ten sposób, lepiej nie zamieszczać jej w umowie. Należy unikać miesięcznego ryczałtu, który sugeruje, że jest to tak naprawdę stałe comiesięczne wynagrodzenie dla pracownika. Warto również zawrzeć ogólne zasady odbioru zamawianych dzieł, warunki ich przyjęcia itd.
Następnie gdy chcemy zamówić konkretne dzieło, np. tłumaczenie – wysyłamy zamówienie do naszego współpracownika, załączając tekst do tłumaczenia i określając termin, w jakim oczekujemy jego realizacji. Wysyłając każdorazowo zamówienie, zawieramy tak naprawdę wiele umów o dzieło, nawet jeśli są to wiadomości mailowe. Nic nie stoi na przeszkodzie zawarcia takiej umowy również ustnie, ale zlecenie wysłane pocztą albo mailem jest dowodem na to, że oczekiwaliśmy konkretnego dzieła w konkretnym terminie. Gdy nie mamy takiego potwierdzenia, ZUS może uznać, że współpracownik jest w rzeczywistości naszym pracownikiem albo zleceniobiorcą, który rzekome dzieła wykonuje w ramach stałych obowiązków zlecanych przez przełożonego.
W przypadku tak skonstruowanych umów mamy do czynienia z dwoma rodzajami stosunków prawnych – ogólną umową o współpracy, która nie może rodzić skutków w sferze ubezpieczeniowej, bo nie określa wynagrodzenia dla strony, a tylko sposób rozliczeń i zamawiania dzieł, oraz poszczególne umowy o dzieło, które również nie podlegają oskładkowaniu z mocy prawa.
Nie można przesadzać
Nie każdy rodzaj działalności można jednak przedstawić w ten sposób. To, co sprawdzi się w przypadku firmy zawierającej umowy na tłumaczenia, nie będzie miało zastosowania do podmiotów, które zlecają wykonywanie usług powtarzalnych, jak np. wspomniane wcześniej serwisy sprzątające. Można oczywiście próbować zawierać codziennie umowy o dzieło na posprzątanie konkretnego piętra w biurowcu X, ale raczej ani ZUS, ani sąd nie podzielą naszej oceny tego kontraktu.
O charakterze stosunków prawnych decydują często niuanse i nie zawsze da się jednoznacznie stwierdzić, jaką umowę strony zawarły. Tam jednak, gdzie rzeczywiście tworzy się indywidualnie oznaczone dzieła, warto przyłożyć się do redakcji umów, aby przynajmniej zmniejszyć ryzyko podważenia naszego stanowiska przez ZUS czy ułatwić postępowanie sądowe po złożeniu odwołania.
Najlepiej zawierać z twórcą dwa rodzaje kontraktów – jeden ogólny o współpracę określający tylko jej zasady, a następnie w jego ramach zamawiać wykonanie poszczególnych dzieł, ustalając oddzielnie ich cechy, termin oddania itd.
Niektórych rodzajów działalności nie można określić w formie dwóch umów. Jeśli są to usługi powtarzalne, w wyniku których nie powstaje unikalne dzieło, ZUS naliczy składki, a sąd przyzna mu rację
Podstawa prawna
Art. 627, art. 734 i art. 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.).
