Odwołując pracownika z urlopu, przedsiębiorca musi wskazać, jaka konkretnie nieprzewidziana okoliczność powoduje, że jego obecność w firmie jest konieczna - mówi w wywiadzie dla DGP Michał Czuryło, radca prawny w Kancelarii Chałas i Wspólnicy.
Rozpoczyna się sezon urlopów. Czy pracownikowi, który uzyskał zgodę przełożonych i wyjechał na wypoczynek, można nakazać natychmiastowe stawienie się w firmie?
Pracownika można odwołać z urlopu wtedy, gdy powstaną okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia przez niego wypoczynku, powodujące, że jego obecność w firmie jest konieczna. Do takich okoliczności zalicza się np. potrzebę niezwłocznego usunięcia awarii urządzeń, niespodziewaną kontrolę dotyczącą stanowiska pracy danego pracownika czy też zmianę terminu rozprawy sądowej w sprawie, w której pracownik reprezentuje pracodawcę.
Nie można natomiast odwołać pracownika z urlopu tylko po to, żeby wręczyć mu wypowiedzenie. Z kolei możliwe jest przesunięcie terminu urlopu przed jego rozpoczęciem, gdy np. szef firmy przewiduje z wyprzedzeniem możliwość wystąpienia szczególnych okoliczności, zaś nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie toku pracy. W praktyce opisane sytuacje będą występować częściej w przypadku pracowników zajmujących specjalistyczne stanowiska, których obowiązków nie jest w stanie wykonać inny pracownik.
W jaki sposób można odwołać pracownika z urlopu?
Przepisy nie regulują formy odwołania z urlopu, dopuszczalna jest więc każda, która zapewnia, że odpowiednia informacja dotrze do pracownika i będzie on mógł zapoznać się z jej treścią. Wystarczy np. zawiadomienie telefoniczne lub e-mailowe. Zauważyć należy jednocześnie, że żaden przepis nie nakłada na pracownika obowiązku informowania pracodawcy, gdzie spędzi urlop, czy zabierania ze sobą telefonu służbowego. Oznacza to, że pracownik może być niekiedy praktycznie nieosiągalny. Warto zatem, żeby pracodawca uregulował takie kwestie wcześniej w regulaminie pracy czy w umowie z danym pracownikiem.
Czy pracownik musi się podporządkować wezwaniu z firmy o odwołaniu z urlopu?
Przeważa pogląd, że takiej decyzji podjętej przez firmę pracownik musi się podporządkować bez względu na własną opinię o zasadności odwołania z urlopu. Odmowa stawienia się do pracy na wezwanie przedsiębiorcy może zostać uznana za naruszenie przez pracownika obowiązku stosowania się do poleceń przełożonych oraz dbania o dobro zakładu pracy i doprowadzić w konsekwencji do odpowiedzialności porządkowej lub nawet do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Z drugiej jednak strony, odwołując pracownika z urlopu przedsiębiorca, musi wskazać, jaka konkretnie nieprzewidziana okoliczność powoduje, że jego obecność w firmie jest konieczna.
Tak czy inaczej, bezpieczniejsze dla pracownika będzie jednak podporządkowanie się poleceniu przełożonego.
Jakie są obowiązki firmy odwołującej pracownika z urlopu?
Pracownik może domagać się od firmy zwrotu kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z odwołaniem z wypoczynku, np. opłaconego już noclegu i wyżywienia za niewykorzystany okres urlopu, czy podróży powrotnej do miejsca zatrudnienia, których pracownik nie był w stanie odzyskać. Uprawnienie to obejmuje również analogiczne koszty przypadające na członków rodziny, jeżeli również oni zmuszeni byli do powrotu wraz z pracownikiem. Roszczenia pracownika nie obejmują natomiast wydatków poniesionych na rzeczy i usługi, które miały służyć mu nie tylko w czasie urlopu, np. na zakup namiotu. Pracownik nie ma też prawa domagać się zwrotu potencjalnie utraconego zarobku, jeżeli w czasie urlopu zamierzał wykonywać inną pracę. Udowodnienie poniesienia kosztów oraz ich wysokości w razie sporu obciąża pracownika.
Istnieją również głosy w doktrynie prawa dopuszczające np. możliwość rozliczenia kosztów podróży powrotnej zgodnie z przepisami dotyczącymi kosztów podróży służbowej. Z wnioskiem o zwrot przez firmę wydatków związanych z przerwanym urlopem pracownik musi się zwrócić w terminie trzech lat od momentu zaistnienia powodów do takich roszczeń. W piśmiennictwie podkreśla się dodatkowo, że zakres odpowiedzialności pracodawcy do zwrotu kosztów może być szerszy, jeżeli odwołanie z urlopu okaże się bezpodstawne i w związku z tym sprzeczne z prawem. Wówczas pracownikowi przysługiwałoby pełne odszkodowanie na zasadach ogólnych, obejmujące również np. utracone korzyści.
Jakie są konsekwencje podatkowe zwrotu wydatków przez przedsiębiorcę?
Zwrot kosztów ma charakter odszkodowawczy, w związku z tym nie należy z tego tytułu potrącać pracownikowi zaliczki na PIT. Jeżeli jednak kwota wypłacona pracownikowi w związku z odwołaniem z urlopu przekracza koszty faktycznie przez niego poniesione, to taką różnicę należy potraktować jak przychód, który już podlega opodatkowaniu. Z punktu widzenia firmy istotne jest to, że może ona zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikowi wydatki, które poniósł w związku z odwołaniem go z urlopu.
A co się dzieje z tymi dniami urlopu, których pracownik nie wykorzystał, bo został odwołany?
Dni te wracają do puli przysługującej łącznie pracownikowi w danym roku, zaś przedsiębiorca musi wspólnie z pracownikiem uzgodnić nowy termin urlopu. Efektem odwołania z urlopu może być również niewykorzystanie przez pracownika przysługującego mu urlopu w pełnym wymiarze. Należy pamiętać, że w takim przypadku niewykorzystanego urlopu należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
