Pracownik dostarczył 4 maja zwolnienie lekarskie, już po dokonaniu pełnej wypłaty za kwiecień (zwolnienie lekarskie od 29 kwietnia do 10 maja 2015 r.). Czy mogę skorygować kwietniowe dni niezdolności do pracy przy wypłacie za maj? Wynagrodzenie pracownika wynosi 2850 zł. Wynagrodzenia są płatne 27. dnia każdego miesiąca.
Tak. Nadpłatę wynagrodzenia za kwiecień można odliczyć w najbliższym terminie płatności pensji dla tego pracownika, tj. za maj, bez konieczności uzyskiwania jego pisemnej zgody. Podstawą do tego zmniejszenia jest art. 87 par. 7 kodeksu pracy (dalej: k.p.).
W kolejnym miesiącu
Pod koniec kwietnia, zgodnie z przyjętym przez pracodawcę terminem wypłat, wypłacono pracownikowi wynagrodzenie w pełnej wysokości. Po pobraniu pensji pracownik zachorował. Zwolnienie lekarskie objęło ostatnie dni kwietnia, co oznacza, że pracownik otrzymał wynagrodzenie jak za 100-proc. frekwencję w pracy w tym miesiącu, podczas gdy faktycznie wynagrodzenie za pracę przysługiwało w obniżonej wysokości. Pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca oraz wynagrodzenie chorobowe za 2 dni choroby, tj. za okres od 29 do 30 kwietnia.
Konsekwencją wypłaty pełnego wynagrodzenia jest powstanie nadpłaty za kwiecień. Za czas choroby pracownik dostał wynagrodzenie jak za pracę wykonaną. Wynagrodzenie za pracę oraz wynagrodzenie chorobowe to dwie należności o różnym charakterze, przysługujące w innej wysokości, inaczej rozliczane pod względem składkowym i wykazywane odrębnie w dokumentach do ZUS. Wynagrodzenie chorobowe zwykle wynosi 80 proc. wynagrodzenia i podlega tylko składce zdrowotnej, stąd różnica między wynagrodzeniem należnym a wypłaconym.
Dokumenty do ZUS za kwiecień należy jednak złożyć zgodnie ze stanem faktycznym, tj. w raporcie imiennym za pracownika wykazać przychód uzyskany w kwietniu, a więc pełne wynagrodzenie i naliczone od niego wszystkie należne składki. Jeżeli zwolnienie lekarskie jest krótkotrwałe (obejmuje kilka dni, najwyżej miesiąc), to procedura nie jest skomplikowana, bo nie wymaga sporządzania korekt dokumentów do ZUS. Kwotę wynagrodzenia wypłaconą za okres tej niezdolności (nadpłatę) odlicza się na podstawie art. 87 par. 7 k.p., przy wypłacie wynagrodzenia za następny miesiąc. Jeżeli ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy w następnym miesiącu, nadpłaconą kwotę wynagrodzenia wypłaconego za okres niezdolności do pracy można odjąć z wynagrodzenia chorobowego.
Reasumując, przy krótkiej chorobie pracownika, kiedy za następny miesiąc ma on prawo do normalnego wynagrodzenia za pracę (lub wynagrodzenia chorobowego), o nadpłatę można pomniejszyć wynagrodzenie za ten kolejny miesiąc, bez konieczności dokonywania korekt listy płac i dokumentów do ZUS za miesiąc, w którym doszło do nadpłaty. W dokumentach za następny miesiąc jako podstawę wymiaru składek pracodawca wykaże wynagrodzenie po odliczeniu nadwyżki (pensję za przepracowaną część poprzedniego i bieżącego miesiąca), a dodatkowo wpisze w raporcie ZUS RSA okres niezdolności do pracy potwierdzonej zwolnieniem lekarskim oraz kwotę wypłaty świadczenia chorobowego. Skoro bowiem poprzednio pracownik dostał pełne wynagrodzenie, to za kolejny miesiąc otrzyma niższe oraz odpowiednie świadczenie chorobowe. Takie rozliczenie, tj. w formie odliczenia bez zgody pracownika na podstawie art. 87 par. 7 k.p., może być jednak dokonane w najbliższym terminie płatności wynagrodzenia za pracę, przypadającym bezpośrednio po bezzasadnej wypłacie. Chodzi tu o najbliższy termin wypłaty na rzecz danego pracownika, a nie termin nadchodzący w firmie, przyjęty dla ogółu pracowników.
Szczegółowe rozliczenie
Krok 1. Obliczenie wynagrodzenia chorobowego za 2 dni choroby w kwietniu i 10 dni choroby w maju:
w2850 zł – 13,71 proc. = 2459,27 zł – podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego,
w2459,27 zł : 30 = 81,98 zł – dzienna stawka wynagrodzenia chorobowego,
w81,98 zł x 80 proc. = 65,58 zł – dzienna obniżona stawka wynagrodzenia chorobowego,
w65,58 zł x 12 dni = 786,96 zł – wynagrodzenie chorobowe łącznie za 12 dni.
Tę kwotę pracownik otrzyma od pracodawcy w następnym terminie płatności, tj. w maju. Natomiast pensja zasadnicza za maj ulegnie odpowiedniemu pomniejszeniu.
Krok 2. Obliczenie wynagrodzenia za przepracowaną część maja z uwzględnieniem odliczenia nadpłaty za kwiecień:
w2850 zł : 30 = 95 zł,
w95 zł x 12 dni = 1140 zł – kwota odliczenia z wynagrodzenia zasadniczego za okres choroby,
w2850 zł – 1140 zł = 1710 zł – wynagrodzenie zasadnicze za maj.
Lista płac za maj
Podstawa prawna
Art. 87 par. 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
Par. 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1844 ze zm.).
