Ministerstwo Gospodarki przygotowało projekt ustawy regulujący na nowo zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Czy należy ograniczyć liczbę druków, jakie muszą być gromadzone w aktach pracowniczych?
Andrzej Radzikowski, wiceprzewodniczący OPZZ / Dziennik Gazeta Prawna
Witold Polkowski, ekspert Pracodawcy RP / Dziennik Gazeta Prawna



Reklama

Reklama
Andrzej Radzikowski
TAK
Działania zmierzające do dokładnego określenia katalogu zbędnych dokumentów, które obecnie powodują bariery biurokratyczne w prawie pracy, wydają się słuszne. Należy jednak zastrzec, że mniejsza liczba druków nie może w żadnym przypadku oznaczać pogorszenia sytuacji pracownika lub też utrudnienia w dochodzeniu praw związanych z zatrudnieniem u danego przedsiębiorcy. Nie będzie zatem naszej zgody na rezygnację z tych dokumentów, które w przyszłości będą potrzebne pracownikowi do ustalenia jego praw pracowniczych czy emerytalno-rentowych.
Witold Polkowski
TAK
Za niewłaściwą uznać należy politykę państwa, na mocy której przedsiębiorcy muszą dodatkowo gromadzić materiał dowodzący, że wywiązali się z obowiązków wobec zatrudnionych. Obecne zasady przechowywania akt pracowniczych należy traktować jako swoisty spadek po poprzednim systemie. Proszę zauważyć – PIP zgłaszał, a że ma trudności przy kontrolowaniu obowiązku właściwego kierowania na badania lekarskie pracowników, to minister dla wygody około tysiąca inspektorów zobowiązał ponad milion pracodawców do tworzenia kopii skierowań. A przecież wystarczyło, aby inspektorzy otrzymali dostęp do dokumentacji medycznej, która jest przechowywana u lekarzy. Obawiamy się, że inny minister każe pracodawcom przechowywać kopie skierowań przez 50 lat, i to nawet po śmierci pracownika.
Czy ograniczenie liczby przechowywanych dokumentów i czasu ich archiwizowania może być niekorzystne dla byłych pracowników?
Andrzej Radzikowski
TAK
Należy niezwykle ostrożnie podejść do kwestii nowego systemu gromadzenia akt pracowniczych i tworzenia nowych wykazów dokumentów. Pracownik nie może ponieść negatywnych konsekwencji zmian dokonywanych pod hasłami ograniczania biurokracji, a tym samym zaoszczędzenia przez pracodawców kolejnych milionów złotych. Katalogi dokumentów, co do których przewidziano różne okresy przechowywania, będą zatem przedmiotem naszych pogłębionych analiz pod kątem zapewnienia zatrudnionym maksymalnie prostej i szybkiej ścieżki dochodzenia praw.
Witold Polkowski
NIE
Należy zastanowić się nad celem przechowywania niektórych dokumentów. Dokumenty emerytalne pracownika, oprócz tego, że ma je ZUS, mogą być dla pewności przechowywane dodatkowo w archiwach pracodawców. Informacje o stanie zdrowia pracownika są przecież w jego dokumentacji medycznej i w tym przypadku dublowanie jest zbędne. Dokumentem potwierdzającym karierę zawodową danej osoby powinno być świadectwo pracy, zbędne jest więc archiwizowanie akt, na podstawie których zostało ono wystawione. W czasie zatrudnienia pracodawca dla własnego dobra powinien jednak gromadzić dokumenty, które mogą być dowodem w ewentualnym sporze z pracownikiem.
Czy ustawodawca powinien dopuścić także elektroniczną formę przechowywania dokumentów?
Andrzej Radzikowski
TAK
Elektroniczna forma przechowywania dokumentów powinna być jednak dodatkową wersją akt osobowych, prowadzoną przez pracodawcę obok jej klasycznej, papierowej formy. Znacznie ułatwiłoby to postępowanie w wielu sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, w sytuacjach gdy zniszczeniu uległa papierowa dokumentacja pracownicza. E-archiwum powinno mieć również na celu usprawnienie dostępu do tych pism zainteresowanym osobom. Należy jednak zaznaczyć, że dopuszczenie elektronicznego prowadzenia akt osobowych będzie wiązało się z koniecznością zastosowania odpowiednich środków technicznych i zabezpieczeń zapewniających właściwą ochronę przetwarzanych danych. Elektroniczna dokumentacja stanowi bowiem zbiór danych osobowych, dlatego pracodawca powinien szczególnie zadbać o ich zabezpieczenie przed ich zmianą, utratą czy udostępnieniem osobom nieupoważnionym.
Witold Polkowski
TAK
W formie elektronicznej przechowywane są obecnie nawet dane instytucji finansowych i są bezpieczne. Technologia poszła na tyle do przodu, że najwyższy czas, aby digitalizacja dokumentów była wykorzystywana przy archiwizacji akt osobowych. Tymczasem zawartość archiwów pracowniczych w Polsce nadal mierzy się kilometrami półek, a nie w gigabajtach. Przy czym digitalizacja dokumentacji zakładowej nie powinna być obowiązkowa. Powinien o tym decydować sam pracodawca. Inaczej bowiem wygląda to w małej firmie rodzinnej, a inaczej w dużej korporacji. Docelowo główne dokumenty papierowe powinny trafiać po ich wytworzeniu do archiwów, a pracować się powinno na skanach. Tak jest bezpieczniej. Wnioski i informacje powinny być przekazywane drogą elektroniczną, podobnie powinny być sporządzane wszelkie ewidencje.