Dane osobowe pracownika są dobrem chronionym, dlatego ustawodawca wprowadził szereg ograniczeń, zarówno jeżeli chodzi o gromadzenie, jak i pozyskiwanie tych informacji przez pracodawcę.

1. O co pracodawca zapyta podczas rekrutacji

Ma to tym większe znaczenie, że pracodawca zaczyna zbierać informacje o pracowniku już podczas rekrutacji. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy, od kandydata na pracownika przyszły szef może zażądać tylko informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia, czy dana osoba będzie przydatna w firmie. W CV lub innych dokumentach aplikacyjnych kandydat musi więc zazwyczaj podać:

  • imię i nazwisko;
  • imiona rodziców;
  • datę urodzenia;
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), także numer telefonu czy adres e-mail;
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia - umiejętności i doświadczenie zawodowe (ukończone szkoły oraz studia, przebyte szkolenia oraz kursy, poprzedni pracodawcy, zajmowane stanowiska oraz obowiązki zawodowe).

Ten wykaz danych stanowi katalog względnie zamknięty, co oznacza, że pracodawcy nie wolno żądać innych informacji, o ile nie stanowią tak odrębne przepisy. Dokładną listę dokumentów (a tym samym zakresu zawartych w nich danych) jakich pracodawca może wymagać od starającego się o pracę, reguluje też rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej - pełen spis znajdziesz tutaj>>

Podczas rekrutacji pracodawca nie ma więc prawa:

  • zadawać pytań dotyczących życia prywatnego kandydata - informacji o stanie cywilnym kandydata, posiadanym lub planowanym potomstwie;
  • zadawać pytań dotyczących danych wrażliwych - między innymi o pochodzenie rasowe, etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne, filozoficzne, przynależność wyznaniowa, partyjna lub związkową, stan zdrowia, nałogi, orzeczenia sądowe;
  • pozyskiwać opinii wśród byłych pracodawców aplikującego, bez jego pisemnej zgody;
  • zadawać pytań nieetycznych i dopuszczać się naruszenia prawnie chronionych dóbr osobistych.

Za naruszenie tych dóbr osobistych grożą konsekwencje prawne, włącznie z odpowiedzialnością karną (grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch).

2. Czy pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności

Ponadto przepisy prawa pracy w większości przypadków nie dają pracodawcy podstaw do żądania od kandydata na pracownika zaświadczenia o niekaralności.

Jednak oddzielne przepisy mogą zawalać pracodawcy na domaganie się od przyszłego pracownika także takich danych. Jest tak w przypadku, gdy w stosunku do pracownika z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. W praktyce obowiązek przedstawienia informacji z Krajowego Rejestru Karnego dotyczy między innymi prokuratorów, sędziów, policjantów, pracowników samorządowych, agentów celnych, detektywów, ochroniarzy osób i mienia czy taksówkarzy.

Prawo zezwala pracodawcy zadawać pytania także o inne tematy wrażliwe, takie jak ciąża czy ogólny stan zdrowia, o ile jest to uzasadnione pracą na danym stanowisku. Jednak jeżeli przyszły pracodawca wymaga od kandydata starającego się przykładowo o stanowisko sprzedawcy zaświadczenia o niekaralności, robi to bezprawnie i naraża się na zarzut dyskryminacji i naruszenia dóbr osobistych potencjalnego pracownika - zwłaszcza jeśli nie przyjmie takiej osoby do pracy.

3. Co z liniami papilarnymi?

Zasadniczo prawo nie zezwala również na zbieranie danych biometrycznych, w tym linii papilarnych, tęczówki oka, struktury dłoni lub twarzy. Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z 6 września 2011 r., sygn. akt I OSK 1476/10) orzekł, że zbieranie takich informacji przez pracodawcę jest niedopuszczalne nawet wtedy, gdy zatrudniony wyrazi na to zgodę.

Z takim stanowiskiem zgadza się też GIODO, który podkreśla, że pracodawca nie może pozyskiwać takich danych osobowych jak linie papilarne, aby ustalić rzeczywisty czas pracy podwładnego. Firma może bowiem sprawdzać czas pracy choćby na podstawie elektronicznych kart wstępu do firm, a w tym wypadku bardziej liczy się ochrona prywatności pracownika.

Jednak GIODO dopuszcza możliwość pozyskiwania danych biometrycznych w przypadku niektórych miejsc pracy. Tak więc firma może kontrolować dostęp podwładnych na przykład do tajnych informacji lub niebezpiecznych materiałów wykorzystując czytniki linii papilarnych lub urządzenia skanujące tęczówkę oka. W tym wypadku chodzi między innymi o zakłady wykorzystujące do produkcji szczególnie niebezpieczne substancje.

4. Badania wariograficzne i testy psychologiczne - raczej nie

Kodeks pracy nie przewiduje sytuacji, w której pracodawca pozyskuje informacje od podwładnych na podstawie badań wariograficznych. Zasadniczo firma nie ma prawa więc poddawać pracowników testom na wykrywaczu kłamstw, nawet jeśli wyrażą oni zgodę na ich przeprowadzenie. Jednak inne przepisy mogą na takie badania zezwalać - tak jest między innymi w przypadku funkcjonariuszy Służby Kontrwywiadu Wojskowego lub Centralnego Biura Antykorupcyjnego.

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku badań psychologicznych - kodeks pracy nie przewiduje takiego sposobu pozyskiwania informacji o pracowniku przez pracodawcę, ale mogą je przechodzić na przykład funkcjonariusze policji lub innych służb mundurowych na podstawie odrębnych przepisów. Jednak jeżeli nie chodzi o testy, na podstawie których można stworzyć profil psychologiczny pracownika (między innymi z pytaniami o stan zdrowia, w tym przebyte depresje), ale o proste badania określające indywidualne predyspozycje do pracy na danym stanowisku, to wydaje się to być dozwolone, o ile nie narusza prawa pracownika do prywatności i zostanie od o badaniu poinformowany.

5. Czy można żądać numeru konta

Natomiast pracodawca może zażądać od pracownika numeru jego rachunku bankowego, jeśli przekazuje wynagrodzenie nie do rąk własnych, ale na konto bankowe podwładnego - takie rozwiązanie musi zostać zawarte w układzie zbiorowym pracy lub za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. 

Pracownik powinien też udzielić dodatkowych informacji o swojej sytuacji materialno-życiowej, jeśli wnioskuje o świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Potwierdził to Sąd Najwyższy (wyrok z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01), który orzekł, że pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika, zobowiązując go w takim wypadku do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy.