Kiedy w marcu 2020 roku cała nasza firma - NatWest Group w Polsce, blisko 1500 osób, w ciągu jednego dnia przeszła na pracę zdalną okazało się, że jesteśmy do tego bardzo dobrze przygotowani. Jak udało się nam efektywnie wprowadzić „home working” i zadbać o zdrowie naszych pracowników? Złożyło się na to kilka elementów.

Trzy elementy wprowadzenia efektywnej pracy zdalnej

Ponad pięć lat przed wybuchem pandemii postanowiliśmy przyjrzeć się bliżej modelom pracy, jakie wówczas mieliśmy w naszej organizacji. Analizując dane, trendy i przede wszystkim prowadząc otwarte rozmowy z pracownikami zauważyliśmy, że na wartości zyskuje praca skupiona na realizacji określonych zadań i celów, a nie na przepracowanej liczbie godzin. Równocześnie, dynamiczny wzrost zatrudnienia w NatWest w Polsce i potrzeby związane z nową przestrzenią biurową otworzyły nas na zmiany, które pozwoliły przygotować nasz zespół na to, co zastaliśmy w przyszłości – pandemię.

Zmiana kultury pracy i zarządzanie wydajnością

Przeprowadzenie ludzi przez proces zmiany „z biura do domu” i utrzymanie pracy grupowej na odległość to jedne z trudniejszych zadań. Utrzymanie zaangażowania, przepływ informacji, efektywność i rozliczanie pracy w oparciu o cele to wyzwania stojące przed wszystkimi, którzy na stałe planują wprowadzić home working. Nam z pomocą przyszły wdrożone narzędzia i rozwiązania LEAN i Agile oraz otwarty dialog z pracownikami. Wymagane zarządzanie czasem pracy jest stosunkowo proste do weryfikacji tylko nieefektywne biznesowo. Jednak praca z domu ma zupełnie innych charakter, co wiemy po swoich doświadczeniach – dzwoni kurier, trzeba wywiesić pranie, odebrać dzieci ze szkoły czy przedszkola i zrobić zakupy, a przy tym wszystkim skutecznie realizować swoje zadania w pracy. Czas pracy powinien być bardziej elastyczny, realizacja zadań asynchroniczna, a rozliczać powinniśmy się z osiągniętych celów, a nie jedynie czasu, w którym go realizowano. Wdrożenie uprzednio mierzalnych celów pozwoliło nam zarządzać efektywnością pracy w domu. Dzięki temu managerowie wiedzą, że ich zespół, niezależnie czy w biurze czy domu, zrealizował powierzone zadania. Pracownicy wiedzą, co mają osiągnąć w ciągu dnia, tygodnia czy miesiąca. Kluczowa w tym procesie okazuje się skuteczna wymiana informacji w całym zespole. Cele powinny być transparentne, właściwie zakomunikowane i rozliczone. Dzięki czemu buduje się tak niezbędne w pracy z domu zaufanie pomiędzy członkami zespołu i przełożonym. Nie możemy przecież oceniać pracowników na podstawie tego, czy i kiedy zalogowali się na komunikatorze.

W tym miejscu warto zadać sobie pytanie, czy zainwestowaliśmy odpowiednio w rozwój kierowników i managerów liniowych. Wdrażany równocześnie w organizacji program rozwojowy dla managerów pozwolił wprowadzić standardy zachowań niezbędne z perspektywy zarządzania pracą z domu. Esencja „home workingu” to przecież umiejętność delegowania zadań, ich skuteczna realizacja jedynie przy innej formie komunikacji, komunikacji na odległość.

Biuro, narzędzia i logistyka

O ile dzisiaj chyba nikomu nie trzeba wyjaśniać, dlaczego inwestycja w narzędzia do pracy zdalnej jest konieczna przy wprowadzaniu home-workingu, to ktoś może zadać pytanie, dlaczego biuro jest istotne przy planowaniu pracy z domu. U nas okazało się to kluczowym elementem, a właściwie katalizatorem do wprowadzenia takiego modelu pracy. Jak wspomniałem na początku, nasza organizacja bardzo dynamicznie się wówczas rozwijała i znaleźliśmy się w sytuacji, kiedy z czasem mieliśmy mieć więcej pracowników niż miejsc do pracy. Po przeprowadzonych analizach okazało się, że blisko 20% biurek stoi codziennie nieużywanych, bo pracownicy są w delegacji, na szkoleniu, urlopie czy zwolnieniu. W tamtym czasie, było to kilkaset biurek, które można udostępnić innym, a w połączeniu z prośbami pracowników o wprowadzenie możliwości pracy zdalnej dawało nam rozwiązanie problemu, przed którym staliśmy.

Biuro jest istotnym elementem pracy zdalnej także z zupełnie innego powodu. Jego zadania się zmieniają, kiedy myślimy o modelu pracy hybrydowej.

Zebraliśmy osoby z różnych działów, z rozmaitym doświadczeniem, poglądami, sytuacją prywatną, szukając odpowiedzi na pytanie, jak powinna wyglądać praca po pandemii. Z naszych rozmów ustaliliśmy, że częstotliwość spotkań w biurze jest uzależniona od rodzaju wykonywanej pracy i potrzeb pracowników. Dla niektórych w domu jest miejsce na cichą i spokojną pracę, a w biurze na spotkania z zespołem. Jest też część pracowników, która przychodzi do biura, szukając właśnie w nim spokoju i wytchnienia od domowej codzienności. Aby sprostać różnorodnym wymaganiom, obecnie nasza nowa przestrzeń biurowa ma kilka funkcjonalnych stref. Standardowe biurka to zaledwie 50% tego, co było przed pandemią. Teraz postawiliśmy głównie na miejsca spotkań „jeden na jeden”, sale do pracy zespołowej i w przyszłości spotkań w większych grupach. Rezerwacje każdej dostępnej przestrzeni będzie mógł zrobić każdy/a pracownik/ica za pomocą aplikacji do tego stworzonej. Pozwoliło nam to na efektywniejsze zagospodarowanie przestrzeni, zmniejszenie kosztów wynajmowania biura oraz zapewnienie ergonomii miejsca, ale przede wszystkim lepiej odpowiedzieć na potrzeby zgłaszane przez naszych pracowników.

Kwestie formalno-prawne

Szukając optymalnych rozwiązań dla pracy zdalnej, trzeba pamiętać o kwestiach formalno-prawnych, bez których wprowadzenie pracy zdalnej może okazać się niemożliwe. Dzisiaj obowiązuje specjalna ustawa, na mocy której można oddelegować pracownika do pracy poza biurem, jednak warto tą kwestie przemyśleć na przyszłość. Zgodnie z kodeksem pracy, każda umowa o pracę musi zawierać wskazanie, gdzie pracownik będzie wykonywał swoje zadania. Dlatego my na kilka lat przed pandemią zdecydowaliśmy się wprowadzić odpowiednie zmiany w regulaminie pracy wprowadzając zapisy dotyczące telepracy oraz przygotowaliśmy aneks do umowy o pracę, który każdy pracownik musi wypełnić i podpisać wyrażając chęć do pracy zdalnej. Obecnie NatWest zapewnia pomoc pracownikom w dostosowaniu miejsca pracy w domu. Udostępniamy biurka, krzesła, sprzęt komputerowy potrzebny do zdrowej i bezpiecznej pracy.

Tak oto dzięki otwartemu dialogowi z pracownikami 5 lat przed pandemią wdrożyliśmy „home-working” w naszej organizacji i do dziś korzystamy z wypracowanych wówczas rozwiązań.

Pamiętamy przy tym, żeby regularnie rozmawiać z pracownikami i pytać ich, jak się obecnie pracuje, jakiego wsparcia potrzebują i co wspólnie możemy jeszcze zmieć. Bez względu na to, czy prognozy o tym, że praca hybrydowa stanie się nowym standardem, spełnią się to my już wiemy, jak ją prowadzić efektywnie dla pracowników i managerów zarządzających.