Pracodawca, który wypłaci pracownikowi zbyt wysokie wynagrodzenie, aby je odzyskać będzie musiał uzyskać na to zgodę podwładnego lub przedstawić sądowe potwierdzenie dochodzonej należności.

Za świadczenia nienależne uważane są te wpłaty na rzecz pracownika, co do których pracodawca nie był zobowiązany, a pomimo to zostały przekazane zatrudnionemu na skutek błędu czy pomyłki oraz te świadczenia, do których wypłaty przestała istnieć podstawa prawna.

Zobacz, ile można potrącić pracownikowi z pensji>>

Najczęściej tego typu świadczenia są wypłacane w wyniku błędu osoby odpowiedzialnej za wykonanie przelewu lub dokonanie wypłaty, pomyłki przy obliczaniu wysokości świadczenia należnego pracownikowi czy też wtedy, gdy pracodawca uwzględnia zwolnienie lekarskie pracownika już po naliczeniu i wypłacie wynagrodzenia za dany miesiąc.

Pracodawca nie może przy tym po prostu pomniejszyć kolejnej pensji pracownika o nienależnie wypłaconą sumę. Prawo pracy pozwala na jednostronne potrącenia tylko w przypadku niektórych należności, takich jak zajęcia komornicze, zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi oraz kary pieniężne. W innym wypadku pracownik może domagać się od firmy zapłaty wynagrodzenia zmniejszonego niezgodnie z prawem, a pracodawcy grozi za ten krok kara grzywny.

Odliczenie bez zgody pracownika

Jedyną sytuacją, w której pracodawca może jednostronnie zmniejszyć pensję pracownika o nadpłatę, jest odliczenie nadpłaty dokonanej za okres nieobecności podwładnego w pracy, niedającej mu prawa do wynagrodzenia. Nie jest to przy potrącenie w sensie ścisłym, a jedynie odliczenie, czyli korekta dokonanej wypłaty.

Odliczenie może zostać przy tym dokonane bez zgody pracownika, o ile zostanie przeprowadzone nie później niż w najbliższym terminie wypłaty. Jeżeli pracodawca przegapi ten termin, nie będzie mógł dostać zwrotu nadpłaty z kolejnym wynagrodzeniem pracownika. Odliczenia będzie mógł wtedy dokonać tylko za zgodą podwładnego.

Potrącenie tylko za zgodą pracownika

Zgoda pracownika jest także konieczna, jeżeli nadpłata nastąpiła z winy pracodawcy, na przykład w wyniku błędu przy wyliczeniach.

Musi ona mieć koniecznie formę pisemną i dotyczyć konkretnej kwoty, która została nadpłacona. Nie może być to zgoda ustna czy blankietowa, czyli dotycząca wierzytelności o niezeznanej wysokości, mogących dopiero powstać w przyszłości.

Odzyskanie zaległych pensji możliwe, lecz niełatwe>>

Zgoda na potrącenie jest przy tym skuteczna tylko do granicy kwoty wolnej od potrąceń. Wyższa nadpłata może zostać odjęta dopiero z kolejnej pensji.

Jeżeli pracownik odmówi zwrotu nienależnie wypłaconej mu kwoty, pracodawcy pozostaje tylko droga sądowa.

Pracodawca w sądzie

W sądzie pracodawca będzie musiał udowodnić (na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu) nie tylko, że pracownik uzyskał świadczenie bez podstawy prawnej, więc powinien je zwrócić, ale także, że musiał się on liczyć się z obowiązkiem zwrotu. Bowiem pracownik, który nie miał świadomości, że świadczenie było nienależne i zdążył je wydać, zasadniczo nie musi oddawać pracodawcy wypłaconej mu pieniężnej nadwyżki.

W przypadku, gdy pracodawcy uda się przekonać sąd o winie pracownika, potrzebny mu będzie tytuł wykonawczy - najczęściej prawomocny nakaz zapłaty zaopatrzony w klauzulę wykonalności. Następnie jako wierzyciel pracodawca musi zainicjować postępowanie egzekucyjne i dopiero wtedy być może uda mu się odzyskać utracone pieniądze.

Takie same zasady obowiązują nie tylko w przypadku zwrotu błędnie wyliczonego wynagrodzenia za pracę, ale także innych świadczeń ze stosunku pracy, wypłaconych w zbyt wysokiej kwocie, na przykład trzynastki, otrzymanej przez pracownika pomimo, że w ogóle nie nabył do niej prawa.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141)

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93)