Kodeks pracy i ustawa o ochronie danych osobowych pozwala pracodawcy gromadzić i przetwarzać informacje o pracownikach, jednak katalog danych osobowych, jakie ma prawo pozyskać, jest ściśle ograniczony.

Pierwsze informacje pracodawca zaczyna zbierać już na etapie procesu rekrutacyjnego. W CV lub innych dokumentach aplikacyjnych kandydat może być poproszony głównie o podanie danych identyfikacyjnych, kontaktowych oraz tych związanych z doświadczeniem zawodowym. Dokładnie musi podać pracodawcy:

  • imię i nazwisko;
  • imiona rodziców;
  • datę urodzenia;
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), także numer telefonu czy adres e-mail;
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia - umiejętności i doświadczenie zawodowe (ukończone szkoły oraz studia, przebyte szkolenia oraz kursy, poprzedni pracodawcy, zajmowane stanowiska oraz obowiązki zawodowe).

Jakich dokładnie danych może zażądać pracodawca, dowiesz się tutaj>>

Z kolei już po zatrudnieniu pracodawca może żądać podania także innych danych osobowych pracownika, w tym: imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika - jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy - oraz numeru identyfikacyjnego PESEL.

Co z danami wrażliwymi?

Co do zasady pracodawca nie ma prawa natomiast wymagać od pracownika - jak i kandydata do pracy - danych wrażliwych i dotyczących życia prywatnego. Nie wolno mu więc żądać:

  • danych dotyczących życia prywatnego kandydata - informacji o stanie cywilnym kandydata, posiadanym lub planowanym potomstwie;
  • danych dotyczących pochodzenia rasowego, etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych, filozoficznych, przynależności wyznaniowej, partyjnej lub związkowej, stanu zdrowia, nałogu, orzeczeń sądowych;
  • zadawać pytań nieetycznych i dopuszczać się naruszenia prawnie chronionych dóbr osobistych.

Od tych przepisów istnieją przewidziane prawem wyjątki, bowiem lista danych osobowych, jakich może zażądać pracodawca, stanowi katalog względnie zamknięty, który może zostać rozszerzony, jeśli odrębne przepisy tak stanowią (i tylko wtedy). Dla przykładu, gdy pracownik ubiega się o świadczenia z funduszu świadczeń pracowniczych może zostać poproszony o dane, które będą niezbędne do przyznania dodatkowych pieniędzy.

Pracodawca ma nawet obowiązek dowiedzieć się o stopniu niepełnosprawności kandydata na pracownika, bowiem od podania tych danych zależy korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, takich jak dodatkowa przerwa czy skrócony czas pracy.

Jak wskazuje GIODO, pracodawca ma także prawo zapoznać się z ogólnymi informacjami na temat stanu zdrowia pracownika, gdy jest to konieczne w celu wypełnienia zobowiązań w zakresie bezpieczeństwa pracy oraz przestrzegania prawa pracy i prawa ubezpieczeniowego.

Często dodatkowe dane są wymagane do pracy w poszczególnych zawodach i na określonych stanowiskach. Jeżeli więc pracodawca prowadzi rekrutację na stanowisko, gdzie nie wolno pracować kobietom w ciąży, może zadać potencjalnej pracownicy niewygodne pytanie. Podobnie w przypadku zaświadczenia o niekaralności – pracodawca może o nie poprosić, jeśli chce zatrudnić radcę prawnego lub pracownika służby cywilnej. Kiedy dokładnie pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności, dowiesz się tutaj>>

Podobnie sprawa wygląda z testami psychologicznymi - pracodawca może je przeprowadzać tylko wtedy, gdy pozwalają na to przepisy, na przykład podczas rekrutacji do służb mundurowych lub jeśli dana osoba chce pracować jako kierowca tira. Jeżeli chodzi o zatrudnionego pracownika to - jak podkreśla Bogusław Kapłon, specjalista prawa pracy, partner w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka - pracodawca ma prawo skierować podwładnego na badania do lekarza orzecznika i to on może stwierdzić u pacjenta na przykład depresję i czasową niezdolność do pracy. Kapłon zaznacza jednak, że w praktyce zdarza się to bardzo rzadko.

Kto ma dostęp do danych pracownika

Wszystkie dane zgromadzone przez pracodawcę podlegają szczególnej ochronie. Pracodawca, jako administrator danych, powinien odpowiednio przechowywać danych materiał i dbać o to, aby nie dostał się w ręce osób niepowołanych.

Ujawnianie i udostępnianie informacji o pracowniku nie powinno się przy tym odbywać bez wyraźnej zgody zainteresowanego lub podstawy prawnej. Zasadniczo dostęp do takich danych przysługuje dwóm grupom ludzi: pracownikom pracującym na rzecz pracodawcy, których wyraźnie upoważniono do dostępu do takich danych (na przykład pracownik o długim stażu, działy personalne, działy finansowe, etc.) oraz prawnie upoważnionym podmiotom zewnętrznym.

Na liście podmiotów uprawnionych do pozyskiwania informacji o pracowniku od pracodawcy są różne urzędy i instytucje, w tym Państwowa Inspekcja Pracy, Policja, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu czy Służba Celna.

Pracodawca ma więc obowiązek udzielić wszelkich potrzebnych informacji i dostarczyć żądanych dokumentów w przypadku kontroli ze strony takich instytucji, jak urząd skarbowy albo inspekcja pracy. Ponadto musi współpracować także z sądami i organami ścigania - powinien zwłaszcza udzielić wszelkich danych, jeśli pracownik jest przesłuchiwany jako świadek w postępowaniu cywilnym, karnym lub administracyjnym.

Inne dane tylko za zgodą pracownika

Natomiast pracodawca nie ma prawa udzielać informacji na temat swoich pracowników innym firmom i innymi osobom, chyba że sam pracownik wyrazi na to zgodę.

Jeżeli więc starający się o zatrudnienie może zgodzić się, by firma, do której aplikuje, mogła zweryfikować jego CV i kompetencje u poprzednich pracodawców. Także gdy pracownik zawiera umowę kredytową z bankiem i pobiera zaświadczenie od pracodawcy o wysokości zarobków, to bank może zwrócić się do firmy z prośbą o potwierdzenie autentyczności dokumentu.

Natomiast nieodpuszczalne jest ujawnianie dochodów pracownika jego współmałżonkowi - zwłaszcza w sytuacji konfliktu w małżeństwie - a także firmom windykacyjnym, które szukają sposobów na wyegzekwowanie spłaty długów od pracownika. Pracodawca ma obowiązek współpracować tylko z komornikiem sądowym.

Kiedy pracownik nie musi się zgadzać na ujawnianie danych

Bez zgody pracownika - jak orzekł Sąd Najwyższy - mogą zostać z kolei ujawnione tzw. dane służbowe, czyli imię, nazwisko, stanowisko oraz adres służbowy e-mail. Nie ma zatem prawnych przeszkód w umieszczeniu na stronach internetowych pracodawcy informacji o pracownikach. Zwłaszcza jeżeli pracownik pełni funkcje publiczne, tego typu dane mogą być ogólnodostępne. Bez zgody tej osoby można ujawnić także między innymi dane dotyczące stanowiska w organizacji, liczbę podroży służbowych czy informacje o wykształceniu.

Sytuacja komplikuje się w przypadku publikacji zdjęcia - pracodawca musi w tym celu jednak uzyskać zgodę danej osoby, chyba, że wizerunek pracownika jest ściśle związany z wykonywanym przez niego zawodem czy charakterem pracy, jak w przypadku pracowników ochrony.

Więcej dowiesz się z książek dołączonych do Dziennika Gazety Prawnej od 8 do 10 września

We wszystkich przypadkach ujawnianie danych danej osoby powinno być ściśle związane z zadaniami danego pracownika oraz interesem pracodawcy. Wszystkie inne informacje o pracowniku powinny pozostać jedynie do wglądu administratora (pracodawcy) oraz zainteresowanego pracownika.

Jeżeli pracodawca naruszy zasady gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych, może ponieść odpowiedzialność zarówno cywilną – za naruszenie dóbr osobistych pracownika, jak i karną – wynikającą bezpośrednio z ustawy o ochronie danych osobowych (grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 95)

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883)

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2003 r. (sygn. akt I PK 590/02)