– Często to zbędna biurokracja. Po co ma np. przygotowywać listy płac, skoro i tak może w każdej chwili potwierdzić wypłaty, bo dokonuje przelewów bankowych – zastanawia się Grzegorz Orłowski, radca prawny z Orłowski, Patulski, Walczak.

Podkreśla, że rozbudowane obowiązki związane z tworzeniem i przechowywaniem tak dużej liczby dokumentów skutecznie zniechęcają firmy do zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Przedsiębiorcy coraz częściej wybierają umowy cywilnoprawne, nie tylko ze względu na możliwość ponoszenia niższych kosztów pracy, lecz także aby uniknąć biurokratycznej mitręgi.

Prawo źle tworzone

Aby sprawdzić, jak wiele dokumentów musi wydawać, zbierać i przechowywać przedsiębiorca, wystarczy zapoznać się z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Oprócz dokumentów wymienionych już wcześniej zakłada ono także np. przechowywanie w aktach osobowych pracownika odpisów lub kopii pism złożonych w trakcie rekrutacji do pracy (np. kwestionariusza osobowego, świadectw ukończenia szkoły).

– Nadmiar biurokratycznych obowiązków to efekt tego, że ustawodawca, wprowadzając jakieś zmiany dotyczące zatrudnienia, bez refleksji dodaje, że wymagają one przekazania pracownikowi informacji w tej sprawie na piśmie albo uzyskania od nich pisemnego potwierdzenia – tłumaczy Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.

Jego zdaniem ze względu na to, że wspomniane obowiązki są zawarte w wielu przepisach, trudno byłoby teraz znowelizować wszystkie ustawy lub rozporządzenia, tak aby ograniczyć liczbę wydawanych lub przechowywanych pism, oświadczeń itp.

– Najlepszym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie przepisu, który określałby, że przez pojecie „na piśmie” lub „pisemny” rozumie się nie tylko papierowy dokument, lecz także ten w wersji elektronicznej, który można np. wysłać pracownikowi e-mailem – dodaje.

Pomysł ten popiera Bartłomiej Raczkowski, adwokat z Kancelarii Raczkowski i Wspólnicy.

– Pracodawcy narzekają bardziej na obowiązek wydawania lub gromadzenia dokumentów w wersji papierowej niż na samą ich liczbę. A przepisy prawa pracy najczęściej milczą o elektronicznych wersjach pism – dodaje.