Akta osobowe pracownika mogą być jeszcze bardziej opasłe. Ich rozszerzenie o kolejny dokument proponuje Państwowa Inspekcja Pracy, a rząd nie mówi „nie”. Pomysł sceptycznie oceniają pracodawcy, którzy wskazują, że należy rozpocząć prace nad zmianami umożliwiającymi prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem w wersji elektronicznej. Wspierają ich eksperci.

– Tworzenie dokumentacji w wersji papierowej to obowiązek rodem z XIX wieku. Zmiana w tym zakresie jest niezbędna – uważa Bartłomiej Raczkowski, adwokat i partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy.

Nowy obowiązek

W ubiegłym roku Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zaproponowała, aby zatrudniający wydawał skierowanie na badania profilaktyczne w dwóch egzemplarzach, z których jeden, potwierdzony przez lekarza, byłby przechowywany w aktach osobowych pracownika.

– Obecnie pracodawca wydaje tylko jedno skierowanie, które zatrzymuje lekarz oceniający zdolność do pracy danej osoby – wskazuje Małgorzata Lorenc z firmy Lorenc – Doradztwo Kadrowe.

Jak należy prowadzić dokumentację pracowniczą

Jak należy prowadzić dokumentację pracowniczą

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Dzięki zmianie inspektorzy pracy mogliby łatwiej ocenić, czy zostało ono prawidłowo wystawione (np. czy pracodawca wskazał wszystkie zagrożenia występujące na danym stanowisku). PIP skierowała więc do ministra zdrowia wniosek o znowelizowanie rozporządzenia z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 69, poz. 332 ze zm.). Ten uznał jednak, że proponowana zmiana będzie możliwa po modyfikacji art. 229 par. 8 k.p. Inspekcja zwróciła się więc tym razem do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS), a to odpowiedziało, że w ramach prac legislacyjnych Rady Ministrów planuje się zmiany w art. 229, które umożliwią postulowaną zmianę rozporządzenia. W tym tygodniu Ministerstwo Pracy przedstawiło projekt nowelizacji k.p. w tym zakresie. Na tej podstawie wydane zostaną nowe przepisy wykonawcze.

– Rozumiem dbałość o zdrowie zatrudnionych w miejscu pracy, ale przecież pracodawca już teraz musi przeprowadzać ocenę ryzyka zawodowego na stanowiskach. Inspekcja to sprawdza – wskazuje dr Grażyna Spytek-Bandurska, ekspert Konfederacji Lewiatan.

Podkreśla, że jeśli postulowana zmiana przepisów weszłaby w życie, rozrosłyby się obowiązki biurokratyczne związane z prowadzeniem firmy. W praktyce mogłoby się zdarzyć, że pracodawcy z obawy o zarzut nieprawidłowości będą wskazywać wszelkie możliwe zagrożenia występujące na stanowiskach pracy (co spowoduje zwiększenie liczby przeprowadzanych badań).

– A wystarczy przecież, aby pracodawca miał lepszy kontakt z lekarzem. Już teraz musi obowiązkowo podpisywać umowę z jednostką służby medycyny pracy na przeprowadzenie badań oraz udzielanie innych świadczeń – wskazuje dr Grażyna Spytek-Bandurska.

Eksperci podkreślają też, że taka zmiana zniechęciłaby do zatrudnienia na podstawie umów o pracę.

– Oczywiście jeden dodatkowy dokument w aktach osobowych nie przesądzi o wyborze rodzaju kontraktu podpisywanego z zatrudnionym. Chodzi raczej o to, aby odwrócić tendencję legislacyjną. Zmiany w prawie powinny zachęcać do zawierania umów o pracę, a nie do szukania sposobów na ich unikanie – wskazuje Bartłomiej Raczkowski.

Gdzie ta digitalizacja

Przy okazji przedstawiania propozycji zmian dotyczących dokumentacji pracowniczej wraca temat jej digitalizacji. 23 sierpnia 2013 r. weszła w życie nowelizacja k.p. dotycząca elastycznego czasu pracy, która po raz pierwszy umożliwiła firmom tworzenie dokumentu związanego z zatrudnieniem w formie elektronicznej. Od tej daty pracodawcy mogą w ten sposób sporządzać rozkłady czasu pracy (lub, jeśli chcą, zachowują formę papierową).

– Będziemy zgłaszać konieczność zajęcia się tą kwestią, tak aby pełna digitalizacja akt pracowniczych stała się wreszcie możliwa – zapowiada dr Grażyna Spytek-Bandurska.

– W tym celu konieczna jest cała reforma w prawie pracy – mówi Bartłomiej Raczkowski.

Tłumaczy, że do zastąpienia formy papierowej elektroniczną nie wystarczy jedynie dodatnie słów „lub w formie elektronicznej” do przepisów dotyczących dokumentacji. Konieczność sporządzania papierowych dokumentów jest bowiem przewidziana nie tylko w zakresie akt osobowych, ale także w innych działach k.p., np. w przepisach dotyczących nawiązywania i rozwiązywania umów o pracę.

– Najpierw trzeba więc dokonać przeglądu przepisów prawa pracy i ustalić, w jakich przypadkach można odstąpić od pisemnej formy. I wdrażać zmiany – uważa Małgorzata Lorenc.