Interesanci mogą składać skargi pisemnie lub ustnie. Zarzuty są zasadne, jeśli dotyczą zaniedbania lub nienależytego wykonywania zadań, a także w sytuacji przewlekłego lub biurokratycznego załatwiania spraw.

Czy zarzuty można przekazywać anonimowo

Właściciel nowego samochodu zgłosił się do gminy, aby go zarejestrować. W rozmowie urzędnik w sposób obcesowy potraktował klienta i nie udzielił mu wyczerpujących wyjaśnień. Mieszkaniec chciałby napisać na niego skargę bez wskazywania swoich danych. Czy takie pismo zostanie rozpatrzone?
Skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania. Z kolei jeśli z treści tych dokumentów nie można należycie ustalić przedmiotu skargi, konieczne są dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienia. W omawianym przypadku bezpośredni przełożony nie ma żadnych podstaw do wyciągania konsekwencji służbowych wobec urzędnika.
Podstawa prawna
Par. 8 rozporządzenia Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46)

Czy urzędnik może rozpatrywać skargę na szefa

Mieszkaniec wsi napisał skargę na naczelnika wydziału budownictwa w starostwie. Zarzucił mu, że mimo kilku pisemnych próśb nie podjął on czynności zmierzających do naprawienia zepsutej kładki. Na jego skargę odpowiedział urzędnik, który pracuje w tym wydziale. Uznał on, że była ona bezzasadna. Czy urząd w takim trybie powinien udzielić odpowiedzi na zażalenie?
Skarga dotycząca osoby, na którą została złożona, nie może być przez nią samą rozpatrywana. Z kolei jeśli wpłynęła do urzędu skarga na naczelnika, to jej rozpatrzeniem nie mogą zająć się urzędnicy, którzy pracują w jego wydziale i bezpośrednio mu podlegają. W takiej sytuacji jej rozpatrzeniem powinien zająć się np. sekretarz. Jeśli w tym zakresie byłyby jakiekolwiek wątpliwości, to kierownik jednostki powinien ten dokument zadekretować na odpowiednią osobę, która bez żadnej presji, np. ze strony przełożonego, rzetelnie wyjaśni sprawę.
Podstawa prawna
Par. 11 rozporządzenia Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46)

Czy dopuszczalne są różne formy składania zażaleń

Nowy mieszkaniec miasta chciałby się zameldować i jednocześnie wymeldować z poprzedniego miejsca zamieszkania. O niezbędne czynności i dokumenty, jakie są w tym celu potrzebne, zapytał e-mailowo urzędnika. Okazało się, że ten wprowadził go w błąd, bo poinformował, że musi osobiście stawić się w poprzednim miejscu zamieszkania, aby się wymeldować. Mieszkaniec postanowił złożyć skargę drogą elektroniczną na niekompetentnego pracownika samorządowego. Czy można poskarżyć się na urzędnika w e-mailu?
Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. Jeśli zażalenie wpłynęło drogą elektroniczną, to musi zostać rozpatrzone. Nie ma wymogu podpisu elektronicznego. Trzeba przy tym jednak pamiętać, aby taka informacja nie została wysłana bez wskazania danych osobowych skarżącego. E-mail wysłany ze skrzynki pocztowej, której nie można zidentyfikować, najprawdopodobniej zostanie zignorowany.
Podstawa prawna
Par. 11 rozporządzenia Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46)

Czy można żądać kary za przekroczenie terminu

Petent od ponad dwóch miesięcy nie otrzymał informacji z urzędu w sprawie jego pozwolenia na rozbudowę zakładu. Okazało się, że akta sprawy prowadzone przez urzędnika zaginęły. Czy w takiej sytuacji skarga jest uzasadniona?
Podobnie jak same skargi, również sprawy kierowane do urzędu powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki. Z kolei te, które wymagają postępowania wyjaśniającego, powinny być rozstrzygnięte nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia w postępowaniu odwoławczym, a w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Na brak załatwienia sprawy w terminie służy zażalenie do organu administracji publicznej wyższego stopnia. Ten, uznając zażalenie za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych wstrzymywania działań, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości.
Podstawa prawna
Art. 35-37 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz.U. z 2013 r. poz. 267)

Czy wciąż można składać zażalenia do specjalnej księgi

Petent uznał, że nie został właściwie obsłużony przez urzędnika. Domagał się od pracownika obsługi możliwości wpisania swoich uwag do tzw. książki skarg i wniosków. Został poinformowany, że urząd nie posiada takiego dokumentu, a tym samym nie może go udostępnić. Czy zasadne jest prowadzenie takiego rejestru?
W poprzednim ustroju był obowiązek prowadzenia w każdym urzędzie księgi skarg i wniosków. Obecnie w urzędach najczęściej jest wyznaczona osoba, która przyjmuje zażalenia. W niektórych instytucjach w tym celu powołane są nawet wydziały lub departamenty (np. kancelaria premiera). Nie mniej jednak w siedzibie danej jednostki organizacyjnej, w widocznym miejscu, umieszcza się informację wskazującą komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski.
Podstawa prawna
Par. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46)

Czy urząd może żądać dowodów na popełnienie błędu

Mieszkaniec gminy powiadomił wójta, że jego pracownik przy wypisywaniu aktu urodzenia dziecka popełnił aż trzy błędy. Nie dość, że pomylił datę, to również przekręcił nazwisko. Przez tego typu opóźnienia nie może załatwić innych spraw. Wójt otrzymał tylko pismo, zwrócił się więc do petenta, aby ten przysłał mu błędny dokument, jako dowód. Czy kierownik jednostki może wzywać skarżącego w celu złożenia wyjaśnień?
Urząd, jeśli uzna, że skarga jest niejasna lub nie zawiera właściwych dowodów na winę urzędnika, może wezwać osobę skarżącą. Ma na to siedem dni. Jeśli zainteresowana osoba nie złoży stosownych wyjaśnień, jej sprawa pozostanie bez rozpatrzenia.
Podstawa prawna
Par. 10 rozporządzenia Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46)

Czy na opieszałość pracownika można się poskarżyć

Urzędnik powołał niewłaściwą podstawę prawną przy podejmowaniu decyzji. W efekcie postanowienie urzędu było wadliwe. Czy interesant może złożyć skargę na zaniedbanie dokonane przez pracownika?
Przepisy postępowania administracyjnego nie określają zamkniętego katalogu przypadków, w których można złożyć skargę na urząd lub zatrudnionych w nim pracowników. Niemniej, przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Jeśli więc skarga była zasadna, pracownik może się spodziewać poniesienia odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. Może więc otrzymać od przełożonego odpowiednią karę stosowną do wagi sprawy, np. naganę wraz z wpisem do akt, a dodatkowo może zostać pozbawiony okresowej nagrody. Ponadto organ wyjaśniając wniesioną skargę, np. w zakresie wadliwie wydanej decyzji przez urzędnika, powinien jednocześnie dokonać jej zmiany.
Podstawa prawna
Art. 277 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267)

Czy organ powinien się ustosunkować do zarzutów

Interesant napisał skargę na urzędnika ponad miesiąc temu i do tej pory nie otrzymał żadnej odpowiedzi. Czy urząd ma obowiązek powiadomić skarżącego o rozstrzygnięciu?
Co do zasady skarga powinna być rozpatrzona bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Jeśli rozpatrzenie wymaga zebrania dodatkowych materiałów, termin może ulec wydłużeniu. Niemniej w sytuacji niezałatwienia skargi w terminie urząd powinien zawiadomić interesanta o powodach opóźnienia i podać nową datę jej załatwienia. Tym bardziej o całkowitym rozstrzygnięciu sprawy urząd zobowiązany jest powiadomić interesanta. Zawiadomienie powinno zawierać m.in. oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona. Ponadto pod odpowiedzią powinien znajdować się podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego urzędnika upoważnionego do jej załatwienia. Z kolei zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać dodatkowo tzw. uzasadnienie faktyczne i prawne. Jeśli osoba, do której trafiła odpowiedź z urzędu na skargę, jest z niej niezadowolona, może ją złożyć ponownie.
Podstawa prawna
Art. 238 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267)

Czy można się poskarżyć do wyższej instancji

Radni gminy i urzędnicy podjęli uchwałę, która prowadzi do ograniczenia dostępu do świetlicy działającej przy domu kultury. Czy skargę można wtedy złożyć do wojewody?
W zależności od sprawy do określonych organów przypisane są konkretne instytucje odwoławcze. Na przykład skargę mieszkańców wobec decyzji rady gminy, powiatu i sejmiku województwa należy kierować do wojewody, a w zakresie spraw finansowych – regionalnej izby obrachunkowej. Z kolei zastrzeżenia wobec wójta, który też jest urzędnikiem i należy do pracowników samorządowych, trzeba kierować do rady gminy.
Podstawa prawna
Art. 229 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz.U. z 2013 r. poz. 267)