Podstawowe zasady wysyłania pracowników do innych państw unijnych określa dyrektywa 96/71/WE z 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Choć jej przepisy są skierowane do państw, a nie ich obywateli, to jednak firmy zamierzające korzystać ze swobody świadczenia usług transgranicznych powinny je znać. Dla przedsiębiorstw zamierzających wysyłać swoich pracowników do pracy w zjednoczonej Europie ważne będą też unijne przepisy dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, które wydane zostały w formie rozporządzeń, a wobec tego obowiązują bezpośrednio wszystkie osoby mające miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce. Są to regulacje rozporządzenia nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (artykuły 11–16) oraz rozporządzenia nr 987/2009 z 16 września 2009 r. w sprawie wykonywania powyższego podstawowego rozporządzenia (artykuły 14–21).
Prowadzenie działalności
Podstawowym warunkiem, który musi spełnić przedsiębiorca zamierzający realizować usługę w innym państwie unijnym przy pomocy swoich pracowników, jest prowadzenie realnej działalności gospodarczej w kraju, w którym ma siedzibę. Oznacza to, że działalność firmy nie może polegać wyłącznie na wysyłaniu pracowników delegowanych do innych krajów unijnych i nie może ona polegać tylko na wewnętrznym zarządzaniu.
Przepisy unijnych rozporządzeń wskazują, że przedsiębiorca powinien normalnie prowadzić swoją działalność w kraju, z którego wysyła pracowników. Tam właśnie powinna się odbywać znaczna część jego aktywności gospodarczej. Uznaje się, że jeżeli co najmniej 25 proc. tej działalności skoncentrowane jest w Polsce, nie powinien on mieć problemu z delegowaniem pracowników za granicę.
Dla ustalenia, czy faktyczne miejsce prowadzenia działalności przedsiębiorcy jest zlokalizowane w Polsce, będą brane pod uwagę m.in. siedziba jego przedsiębiorstwa i zarządu, a także miejsce, w którym rekrutowani są pracownicy. Uwzględnia się przy tym także lokalizacje, gdzie zawiera się większość umów z klientami, ich liczbę oraz prawo, które ma do nich zastosowanie. Porównuje się także liczebność personelu administracyjnego danej firmy w państwie, z którego wysyła zatrudnionych, i w tym, do którego są oni delegowani, a także wysokość obrotów w każdym z tych krajów.
Formularz A1
Najważniejszą korzyścią wynikającą z delegowania jest to, że polski przedsiębiorca nie musi opłacać składek i podatków w innym państwie UE, ale nadal może to robić w Polsce. W przypadku składek na ubezpieczenia społeczne za ich podstawę przyjmuje się miesięczny przychód pracownika delegowanego, z tym zastrzeżeniem, że nie może być on niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W 2013 r. wynosi ono 3713 zł.
Firma wysyłająca pracownika za granicę powinna wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o potwierdzenie faktu delegowania na formularzu A1. Stanowi on poświadczenie, że przedsiębiorca nadal będzie mógł opłacać składki na ubezpieczenie społeczne za swoich pracowników w Polsce. Delegowanie stanowi wyjątek od zasady, zgodnie z którą opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne powinno następować w kraju, w którym wykonuje się pracę.
Formularz A1 należy wypełnić w 4 kopiach. Jest on podzielony na 6 części, z czego ostatnią poświadcza ZUS. Do zaświadczenia A1 pracodawca musi dołączyć „informację w celu wydania zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym”, w której wskazuje się okoliczności dotyczące prowadzonej działalności i delegowanych pracowników, które będą badane pod kątem zastosowania przepisów unijnych rozporządzeń, o których mowa była powyżej. Druki tych informacji dostępne są w terenowych jednostkach zakładu.
ZUS na złożonym druku A1 poświadcza, że do delegowanych ma zastosowanie polskie ustawodawstwo, oraz wskazuje, jak długo i na jakich warunkach. Jeśli stwierdzi, że działalność firmy w Polsce jest fikcyjna, może nie wystawić jej potwierdzenia. Wówczas przedsiębiorca będzie zobowiązany odprowadzać składki ubezpieczeniowe w państwie, w którym jego personel będzie wykonywać usługi.
Ważny pracownik
Przedsiębiorcy mogą delegować swoich pracowników do państw Unii Europejskiej na maksymalny okres nieprzekraczający 24 miesięcy. Jeśli po tym czasie ten sam zatrudniony będzie ponownie delegowany do tego samego państwa członkowskiego i tej samej firmy, zachowanie możliwości opłacania składek w Polsce będzie możliwe, jeśli między jednym a drugim oddelegowaniem upłyną co najmniej 2 miesiące. W okresie delegowania mogą następować krótkie przerwy w wykonywaniu pracy za granicą, np. ze względu na urlop, chorobę czy szkolenie. W tym przypadku delegowanie może być kontynuowane natychmiast, gdy znowu będzie to możliwe.
Kolejny wymóg względem delegowanych pracowników dotyczy podlegania wcześniej pod polskie ustawodawstwo. Wysłani za granicę mogą być tylko ci, którzy wcześniej już przez pewien okres podlegali polskim ubezpieczeniom społecznym. Uznaje się, że pracownik musi być ubezpieczony przez co najmniej jeden miesiąc, zanim zostanie wysłany do innego państwa UE. Warunek ten będzie spełniony również wtedy, gdy w miesięcznym okresie poprzedzającym delegowanie dana osoba była zatrudniona u innego pracodawcy. Powyższy wymóg nie oznacza jednak, że pracownik nie może być zatrudniony wyłącznie w celu wykonywania pracy na zasadzie delegowania.
Przepisy przewidują również, że zatrudniony nie może być wysłany w celu zastąpienia innej delegowanej osoby. Warunek ten ma przeciwdziałać temu, by delegowanie nie przekształciło się w trwałe miejsce pracy. Wyjątkiem może być sytuacja, gdy pierwotnie wyznaczony okres delegowania dla danego pracownika jeszcze nie upłynął, a poprzedni pracownik nie może w dalszym ciągu wykonywać pracy z uwagi na chorobę lub rezygnację z etatu.
Warunki pracy
Znajomość przepisów obowiązujących w państwie, w którym praca będzie wykonywana, jest dla polskiego pracodawcy niezbędna, by zapewnić swoim pracownikom minimalne warunki pracy tam obowiązujące. Do ich przestrzegania zobowiązują go przepisy unijne. Firma musi zagwarantować delegowanym podstawową ochronę wynikającą z przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych, a w niektórych przypadkach także porozumień zbiorowych i orzeczeń arbitrażowych.
Pracodawca ma obowiązek zapewnić następujące warunki zatrudnienia obowiązującego w państwie, do którego wysyła pracownika:
● minimalną stawkę płacy, wraz ze stawką za nadgodziny;
● maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku;
● minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych;
● warunki udostępnienia pracowników, w szczególności przez agencje pracy tymczasowej;
● zasady opieki zdrowotnej i BHP;
● środki ochrony kobiet ciężarnych, po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;
● równość traktowania kobiet i mężczyzn oraz inne przepisy dotyczące niedyskryminacji.
Państwa członkowskie mogą wprowadzić pewne odstępstwa od tych wymagań, np. w zakresie płacy minimalnej, gdy okres delegowania nie przekroczy 1 miesiąca (nie dotyczy to agencji pracy tymczasowej). Nie będzie trzeba też zapewniać płacy minimalnej i urlopu, w przypadku prac montażowych i instalacyjnych (niebędących budowlanymi), gdy maksymalny okres ich trwania nie przekroczy ośmiu dni.
Na stronach Komisji Europejskiej można odnaleźć praktyczny poradnik dotyczący warunków delegowania i kwestii branych pod uwagę do jego oceny przez instytucje państw członkowskich. Szczegółowe wyjaśnienia i informacje na ten temat zawiera także strona internetowa ZUS.
Zasady wypełniania zaświadczenia A1
Formularz jest podzielony na 6 bloków, z czego ostatni poświadcza ZUS.
Blok 1 – dane osobowe pracownika, w tym m.in. PESEL i NIP, obywatelstwo, miejsce zamieszkania;
Blok 2 – ustawodawstwo państwa członkowskiego mające zastosowanie – tu należy określić, przez jaki okres wskazany w zaświadczeniu będzie stosowane do danej osoby polskie prawo zabezpieczenia społecznego;
Blok 3 – potwierdzenie statusu oddelegowanego pracownika – w tym miejscu należy wskazać, czy wykonuje on pracę najemną w dwóch czy w większej liczbie państw członkowskich;
Blok 4 – informacje o rodzaju działalności pracodawcy w Polsce – należy opisać m.in., czy prowadzi działalność na własny rachunek, a także wskazać podstawowe dane, takie jak NIP i REGON płatnika;
Blok 5 – informacje o działalności pracodawcy w innych państwach członkowskich – należy wpisać nazwy firm, na rzecz których wykonywana jest praca osób delegowanych, w tym także numery identyfikacyjne kontrahentów zagranicznych, adres ich siedzib i miejsce wykonywania pracy przez pracowników;
Blok 6 – informacje o instytucji wypełniającej formularz – tę część wypełnia terenowa jednostka ZUS, która wskazuje nazwę, nr faxu i telefon oddziału oraz datę poświadczenia.
PRZYKŁADY
1 Działalność firmy nie może polegać tylko na wysyłaniu pracowników
Przedsiębiorca zamierza rozpocząć działalność skoncentrowaną na realizacji usług na rzecz zagranicznych kontrahentów. W Polsce praktycznie nie wykonuje zleceń. Firma skupia się na rekrutowaniu pracowników do wykonywania zagranicznych usług bez rozwijania działalności na rodzimym rynku.
W takim przypadku ZUS może zakwestionować fakt delegowania, bo nie ma ono charakteru tymczasowego. Może on uznać, że działalność przedsiębiorcy koncentruje się w innym kraju, a wobec tego tam też powinien on odprowadzać składki z tytułu ubezpieczenia (wyrok SN z 25 maja 2010 r., sygn. akt I UK 1/10).
2 Odmowa poświadczenia formularza A1 powinna mieć formę decyzji
Pracodawca zwrócił się o potwierdzenie, że jego pracownicy delegowani za granicę nadal będą podlegać ubezpieczeniom społecznym w Polsce. Złożył w ZUS druk A1. Urzędnik ustnie odmówił mu poświadczenia ze względu na niewielkie obroty firmy.
W takim przypadku przedsiębiorca może odwołać się do sądu, skarżąc bezczynność organu. Odmowa wydania zaświadczenia w sprawie ustalenia właściwego powinna mieć formę decyzji. Od niej dopiero przysługuje odwołanie do sądu ubezpieczeń społecznych (uchwała SN z 18 marca 2010 r., sygn. akt II UZP 2/10).
Podstawa prawna
Dyrektywa nr 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.Urz. UE L 18/1 z 21 stycznia 1997 r.).
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE L 166/1 z 30 kwietnia 2004 r.).
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE L 284/7 z 30 października 2009 r.).
