Zmienione regulacje skierowane są wprost do pracodawców ze sfery budżetowej. Mają one jednak niebagatelne znaczenie również dla prywatnych firm. Postanowienia zawarte w aktach wewnątrzzakładowych regulujących rozliczanie podróży służbowych (w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania) lub umowach o pracę nie mogą bowiem ustalać stawek w wysokości niższej niż te określone dla pracowników sfery budżetowej (art. 775 kodeksu pracy).

Najedzony pracownik

Już po kilku dniach obowiązywania rozporządzenia, które określa zmienione stawki za podróże służbowe, pojawił się kłopot z ich rozliczaniem. Najwięcej kontrowersji wywołuje sposób, w jaki w rozporządzeniu uregulowano wyliczanie diet za krajowe podróże służbowe.
Przepisy przewidują, że dieta w pełnej wysokości wynosi 30 zł i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia (par. 7 ust. 1 rozporządzenia). Pełna stawka stanowi też podstawę do wyliczenia diety, gdy pracownikowi należy się tylko jej część. Przypadków takich jest kilka, ponieważ przepisy przewidują odpowiednie zmniejszenia diety w zależności od czasu trwania podróży. Na przykład w sytuacji, gdy podróż krajowa nie przekracza doby i trwa od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50 proc. diety, tj. 15 zł (par. 7 ust. 2 rozporządzenia). W tym zakresie regulacje nie budzą wątpliwości.
Kłopot pojawia się wtedy, gdy podwładnemu będącemu w krajowej podróży służbowej firma zapewnia jeden lub więcej posiłków. Nowe przepisy przewidują, że kwotę pełnej diety (30 zł) zmniejsza się o koszt wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie i kolacja po 25 proc. diety (każdy z tych posiłków) oraz obiad – 50 proc. diety.
ikona lupy />
Wysokość diety / Dziennik Gazeta Prawna
Brzmienie przepisów nasuwa pytanie o sposób, w jaki powinno nastąpić odliczenie posiłku. Dla wielu pracodawców niejasne jest, czy jeśli pracownik podróżujący w kraju ma prawo otrzymania 50 proc. diety (zakładamy, że przebywał w podróży od 8 do 12 godzin), to odliczenie posiłku, który zostanie, mu zapewniony, ma następować od pełnej stawki diety (30 zł), czy od obniżonej (15 zł).

Resort wyjaśnia

W ciągu miesiąca pojawiły się dwie sprzeczne interpretacje nowych przepisów. Zgodnie z pierwszym poglądem najpierw pracodawca musi wyliczyć dietę pracownika, a następnie może obniżyć ją o wartość posiłku (odpowiednio 25 proc. lub 50 proc. z 30 zł), który otrzymał podwładny. Takie stanowisko prezentuje departament prawa pracy w MPiPS.
Tymczasem analiza przepisów wskazuje, że takie wyjaśnienie nie ma żadnego oparcia w nowo wydanych regulacjach. Z treści rozporządzenia wynika bowiem wyraźnie, że obniżyć o wartość posiłku można tylko kwotę diety pełnej (przepis dotyczący jej obniżenia o otrzymany posiłek wyraźnie odsyła do par. 7 ust. 1 rozporządzenia, w którym mowa jest o stawce w pełnej wysokości, tymczasem resort pracy proponuje dokonanie pomniejszenia diety niepełnej z par. 7 ust. 2 rozporządzenia).
Nie powinno być żadnych wątpliwości co do tego, że zgodnie z przepisami pełną składkę (a zatem 30 zł) należy pomniejszyć o posiłek. Dopiero po wykonaniu takiego rachunku można dokonać dalszych wyliczeń.

Decyduje metoda

Rozbieżności w wyliczeniach warto pokazać na konkretnym przykładzie. Załóżmy, że pracownik przebywa w podróży służbowej 9 godz., a podróż nie trwa dłużej niż dobę. Ma zapewniony obiad. Jeśli obniżymy należną mu dietę o 50 proc. (za obiad), podwładny nie otrzyma w ogóle pieniędzy. Przyjmując metodę proponowaną przez MPiPS, wyliczenie będzie następujące:
● 30 zł (podstawa diety – pełna dieta) x 50 proc. = 15 zł (kwota diety w przypadku przebywania w podróży służbowej krócej niż dobę, od 8 do 12 godz.).
Gdyby pracownik nie otrzymał żadnego posiłku, dieta wyniosłaby 15 zł. Ponieważ jednak ma zapewniony obiad, którego wartość wynosi 15 zł (przy tej metodzie wartości posiłków są stałe – śniadanie i kolacja odpowiednio 7,50 zł, a obiad 15 zł) nie będzie miał w ogóle prawa do diety.
● 15 zł (stawka w przypadku przebywania w podróży służbowej krócej niż dobę, od 8 do 12 godz.) – 15 zł (wartość obiadu 50 proc. z 30 zł) = 0 zł.
Inny wynik otrzymamy, obniżając dietę pełną (30 zł) o posiłek (50 proc.), a następnie dokonując pozostałych wyliczeń. Stosując wyliczenia wynikające z treści przepisów, rezultat byłby następujący:
● 30 zł (podstawa diety – pełna dieta) – 15 zł (wartość obiadu 50 proc. z 30 zł) = 15 zł (kwota diety dla pracownika, który otrzymał obiad).
Ponieważ pracownik przebywał w podróży służbowej krócej niż dobę (od 8 do 12 godz.), zgodnie z rozporządzeniem przysługuje mu 50 proc. diety.
● 15 zł (kwota pełnej diety pomniejszonej o otrzymany obiad) x 50 proc. (kwota diety w przypadku przebywania w podróży służbowej krócej niż dobę, od 8 do 12 godz.) = 7,50 zł.
Różnica pomiędzy dwoma sposobami jest znaczna. Metoda polegająca na obniżaniu należnej diety (MPiPS) prowadzi do rozliczenia niekorzystnego dla pracowników i choć może jest zgodna z intencją pomysłodawcy, to pozostaje w sprzeczności z wyraźnym brzmieniem rozporządzenia w sprawie diet. Pracodawcy stosujący ją muszą się liczyć z tym, że pracownicy wystąpią z roszczeniami na drogę sądową i istnieje duże prawdopodobieństwo uznania, że przedsiębiorca stosujący się do resortowego wyjaśnienia popełnił błąd (stanowiska te nie są bowiem dla sądów wiążące).
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Joanna Torbe, aplikant adwokacki, dział prawa pracy kancelarii Sadkowski i Wspólnicy