Zdarza się, że pracownicy wykonują pracę w kilku państwach. Powstaje wówczas pytanie, czy pracodawca może uznać za podróż służbową świadczenie obowiązków w różnych krajach i wypłacać takim pracownikom diety z tytułu delegacji. Kwestię tę rozstrzygnął Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 11 grudnia 2012 r. (sygn. akt III AUa 710/12).

W sprawie, którą rozpoznał, pracodawca prowadził działalność w zakresie obróbki metali. Zawarł z inną firmą umowę ramową dotyczącą robót montażowych w parkach rozrywki na terytorium UE. Z kilkoma pracownikami podpisał umowy na czas określony (2008–2010), w których wskazano m.in. rodzaj umówionej pracy (monter i konserwator konstrukcji stalowych) i miejsce jej wykonywania (siedziba pracodawcy). Przy zawieraniu każdej z nich zatrudniony był informowany, że będzie wykonywał pracę za granicą (świadczyli ją w Niemczech, Hiszpanii, Danii, Szwecji, Anglii, we Włoszech oraz w Zjednoczonych Emiratach Arabskich).

Firma traktowała osoby kierowane do pracy na terenie powyższych państw jako wykonujące zadania w ramach podróży służbowych i na podstawie poleceń wyjazdu wypłacała diety. Płatnik składek sporządzał miesięczne imienne zestawienia dotyczące wystawianych poleceń podróży zawierające m.in. daty i godziny wyjazdu (przyjazdu) przekroczenia granicy, ilości diet i ich wartość za dni pobytu za granicą.

Ważne wyłączenie

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika co do zasady nie stanowią podstawy wymiaru składek (do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju). Wynika to z par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Jednak odliczenia od podstawy wymiaru składek diet i innych należności z tytułu podróży służbowych, o których mowa w par. 2 pkt 15 ww. rozporządzenia, dotyczą jedynie należności uzyskiwanych z tych właśnie tytułów przez pracowników faktycznie pozostających w podróży służbowej. Oznacza to, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę pracownikowi, który jej nie odbywa, jest przychodem stanowiącym podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia w rozumieniu art. 18 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr. 205, poz. 15852 z poźn. zm.).

ZUS zarzucił spółce, że w podstawie wymiaru składek nie ujęła przychodu wynikającego z wypłaconych swoim pracownikom świadczeń w naturze (należności z tytułu podróży służbowych, tj. opłaconych przez płatnika noclegów i wyżywienia oraz diet).

Sprawa, na skutek odwołania spółki, trafiła do sądu okręgowego. Sąd pierwszej instancji oddalił je jednak. Stwierdził, że zamiarem stron już w momencie zawarcia umowy o pracę było wykonywanie robót poza granicami kraju. To zagranica była miejscem stałego świadczenia obowiązków przez pracowników. Nie były więc one wykonywane w ramach podróży służbowej i tym samym nie powodowały po stronie pracodawcy obowiązku wypłacania diet. Przesłanki do uznania, że dochodzi do podróży służbowej, istnieją tylko w sytuacji, gdy wykonywane są zadania na rzecz zakładu poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy zatrudnionego w terminie i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego.

W rezultacie sąd okręgowy uznał, że pokrywanych kosztów zakwaterowania, wyżywienia oraz przejazdów pracowników wykonujących czynności służbowe poza granicami kraju, w którym siedzibę ma pracodawca, nie można uznać za należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Pracownicy mobilni

Spółka złożyła apelację. Sąd Apelacyjny w Poznaniu ją oddalił i wskazał, że Sąd Najwyższy w najnowszych orzeczeniach odszedł od koncepcji tzw. nietypowych podróży służbowych, które miały polegać na permanentnym przemieszczaniu się z jednego do innego miejsca (miejscowości) w celu wykonywania zajęć stanowiących przedmiot pracowniczego zobowiązania.

Co ważne, art. 775 par. 1 kodeksu pracy, który określa podróż służbową, odnosi się jedynie do incydentalnego zadania służbowego w stosunku do obowiązków umówionych i wykonywanych zwykle w ramach stosunku pracy. Pracownicy mobilni są grupą pracujących w warunkach stałego przemieszczania się (podróży). Wyjazd nie jest dla nich sytuacją wyjątkową, lecz jest normalnym świadczeniem obowiązków pracowniczych.

W konsekwencji pokrywanych przez odwołującą spółkę kosztów zakwaterowania, wyżywienia oraz przejazdów pracowników wykonujących czynności służbowe poza granicami kraju, w którym siedzibę ma pracodawca, nie można uznać za należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tym samym nie stosuje się do nich wyłączenia z podstawy wymiaru składek diet i innych należności z tytułu podróży służbowej.

Podstawa prawna

Par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).