Ocena okresowa w służbie cywilnej. Jak zweryfikować jakość pracy urzędnika?

Nie można weryfikować jakości pracy urzędnika na podstawie tylko ostatnich wykonywanych zadań. Jak powinna wyglądać ocena okresowa w służbie cywilnej?

Metody działania oceniającego powinny być stale doskonalone, dobierane do okoliczności i poszczególnych pracowników. Każdy z nich ma inną osobowość, styl pracy, a ponadto wykonuje inne zadania i wedle innych kryteriów jest oceniany. Także okoliczności rozmowy oceniającej mogą mieć wpływ na sposób dokonywania oceny. Uświadomienie sobie tych różnic i indywidualne podejście do weryfikacji jest jednym z pierwszych kroków pozwalających na uniknięcie rutyny w opiniowaniu efektów pracy urzędników. Pomóc w tym może również trzymanie się kilku zasad przedstawionych poniżej. Z pewnością nie wyczerpują one poruszonej problematyki, ale mogą być przydatne i inspirujące podczas dokonywania ocen pracowniczych.

6 sposobów na uzyskanie bardzo dobrej oceny przez urzędnika

Zobacz również

Zaangażowanie szefa

Jedną z najważniejszych kwestii jest wewnętrzne przekonanie oceniającego co do celowości i sensowności sporządzania not. Wydaje się, że to jeden z podstawowych warunków mających wpływ nie tylko na rzetelność sporządzanej oceny, lecz także na jej obiektywizm.

Tego rodzaju podejście kształtuje odpowiednią postawę oceniającego, motywując go tym samym do odpowiedzialnego traktowania zadania, jakim jest opiniowanie pracy podległych pracowników, co pozwala na optymistyczne założenie, że dzięki temu proces oceniania nie będzie przebiegał rutynowo i schematycznie.

Trzeba też pamiętać o skutkach dokonywanej weryfikacji, może ona przecież wpłynąć na losy ocenianego pracownika, przyczyniając się do awansu albo degradacji, przyznania nagrody albo jej braku czy nawet rozstania się z nim. Poza tym ślad oceny pozostaje w aktach osobowych zatrudnionego i może mieć wpływ na jego postrzeganie w innym miejscu pracy. W końcu ocena może sprzyjać – bądź nie – skutecznemu motywowaniu urzędników.

W celu większego zaangażowania oceniającego i uniknięcia rutyny pomocne mogą być również poniższe wskazówki:

• śledzenie najnowszych trendów w literaturze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, korzystanie z dobrych praktyk i doświadczeń innych;

• analizowanie swoich działań pod względem ich kompletności i jakości, co może pomóc we właściwym wywiązywaniu się z obowiązków oceniającego (samokontrola działania);

• pamiętanie, że każda rozmowa oceniająca wymaga od oceniającego odpowiedniego i indywidualnego przygotowania;

• traktowanie każdego ocenianego indywidualnie i wyzbycie się uprzedzeń (unikanie stereotypów);

• uważne słuchanie pracownika – od każdego można dowiedzieć się czegoś nowego, czegoś się nauczyć;

• przygotowanie miejsca i czasu na przeprowadzenie rozmowy.

Unikać pułapek

Ogromny wpływ na proces oceniania ma również sposób współpracy z podległymi pracownikami w ciągu całego okresu podlegania weryfikacji (w przypadku ocen okresowych w służbie cywilnej jest to długi czas – niemal dwa lata).

Przede wszystkim należy wystrzegać się jednej z najczęstszych pułapek, w jaką wpadają bezpośredni przełożeni: koncentrowania się jedynie na ostatnim okresie oceniania i dokonywania oceny w pośpiechu. Innym problemem – niestety też częstym – jest brak komunikacji połączony z brakiem udzielania pracownikom konstruktywnej informacji zwrotnej. Bez tych elementów uniemożliwia się pracownikom korygowanie popełnianych błędów na bieżąco, dostosowywanie się do stawianych im wymagań i oczekiwań czy ostatecznie efektywne wykonywanie powierzonych zadań.

Rozmowa oceniająca

Ponadto dobra komunikacja umożliwia szefowi poznanie mocnych stron podwładnych, a dzięki temu daje szansę na to, aby kolejną weryfikację ich pracy oprzeć na racjonalnych przesłankach i realnej wiedzy, a nie na stereotypowych przekonaniach.

Końcowym etapem oceny okresowej jest rozmowa oceniająca, która przede wszystkim podsumowuje pewien okres pracy weryfikowanego pracownika. Należy zatem oceniać wykonywanie przez niego obowiązków służbowych, a nie samego pracownika przez pryzmat jego cech osobowości. W tym kontekście istotne jest również to, żeby pamiętać, że ocenia się działania, a nie osobę – rozważne dobieranie słów.

Wskazane jest dostosowanie wypowiedzi do danego pracownika i specyfiki jego pracy. Ważną kwestią jest stworzenie atmosfery, w której oceniany będzie czuł się swobodnie i bezpiecznie, będzie mógł się wypowiadać w sposób nieskrępowany. Dzięki temu rozmowa oceniająca ma szansę przybrać formę partnerskiego dialogu, a nie wykładu według wcześniej ustalonego schematu.

Ocena okresowa w służbie cywilnej

Prawa i obowiązki ocenianego:

● poddanie się ocenie okresowej jest obowiązkiem każdego urzędnika służby cywilnej i pracownika służby cywilnej zatrudnionych na czas nieokreślony (art. 81 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej);

● prawo złożenia sprzeciwu od oceny okresowej do dyrektora generalnego urzędu w terminie 7 dni od dnia zapoznania się z oceną (art. 83 ust. 1 ustawy);

● prawo odwołania się do sądu pracy w razie nierozpatrzenia sprzeciwu w terminie albo nieuwzględnienia sprzeciwu od oceny okresowej (art. 83 ust. 5 ustawy).

Obowiązki oceniającego:

● sporządzenie oceny na piśmie i niezwłoczne zapoznanie z nią ocenianego (art. 81 ust. 3 ustawy);

● sporządzenie oceny na piśmie w ustawowo określonym terminie (art. 81 ust. 4, art. 81 ust. 6 – 9 ustawy);

● wybór kryteriów najistotniejszych dla prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego (par. 3 ust. 3 i par. 4 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków i sposobu przeprowadzenia ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej);

● omówienie z ocenianym głównych obowiązków, oczekiwań co do sposobu spełniania kryteriów, celów do osiągnięcia (par. 3 ust. 4 i par. 4 ust. 4 rozporządzenia);

● przeprowadzenie z ocenianym rozmowy przed sporządzeniem oceny (par. 9 rozporządzenia);

● przekazanie ocenianemu kopii arkusza oceny (par. 12 ust. 2 rozporządzenia).

Cykl pod patronatem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów