Katarzyna Dulewicz: Konsultacje redukcji etatów można przeprowadzać w formie telekonferencji. Przydatny jest też podpis elektroniczny
W związku z problemami ekonomicznymi z powodu pandemii wiele firm planuje zwolnienia grupowe. Ich realizacja wymaga jednak przeprowadzenia procedury, która może być utrudniona z powodu obostrzeń epidemiologicznych. Na co należy zwrócić uwagę jeszcze przed jej rozpoczęciem?
Trzeba sprawdzić porozumienie o zasadach współpracy ze związkami zawodowymi, jeśli firma je zawarła. Może ono zawierać dodatkowe zasady lub ograniczenia np. co do formy prowadzenia konsultacji z reprezentacją załogi.
Firma musi skonsultować zamiar zwolnienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Najpierw ma jednak poinformować ich m.in. o przyczynach zamierzonej redukcji etatów i grupach zawodowych, które będą nią objęte. Jak to zrobić?
Zawiadomienie musi być pisemne, więc dla bezpieczeństwa powinno mieć formę papierową albo elektroniczną, ale opatrzoną kwalifikowanym podpisem. Podpisuje je zarząd zgodnie ze swoimi zasadami reprezentacji. Można oczywiście też wystawić pełnomocnictwo dla dyrektora HR. Teoretycznie zawiadomienie mieści się w ogólnej kompetencji tego ostatniego, bo w sprawach kadr reprezentuje on pracodawcę, ale dla pewności lepiej wystawić odrębne pełnomocnictwo. Jeśli pracodawca decyduje się na formę papierową, może je próbować złożyć albo w sekretariacie związku, albo w sekretariacie ogólnym firmy i jednocześnie wysłać skan pisma do związku z informacją, że oryginał jest tam zdeponowany. Dzięki temu można uniknąć wysyłania kuriera do organizacji zakładowej.
Na tym etapie firma ma też zawiadomić powiatowy urząd pracy. W jaki sposób powinna to zrobić?
To zawiadomienie także ma mieć formę pisemną, czyli papierową lub elektroniczną z kwalifikowanym podpisem lub podpisem profilem zaufanym. Warto jednak wcześniej sprawdzić stronę internetową urzędu, aby dowiedzieć się, w jaki sposób ustalono obieg dokumentów w PUP w okresie pandemii. Jeśli preferowana jest forma papierowa, to najlepszym rozwiązaniem jest złożenie pisma w urzędzie, w ostateczności wysłanie zawiadomienia pocztą. Podpis może złożyć dyrektor HR, ale upoważnienie do tego powinno być uwzględnione w pełnomocnictwie.
Kolejnym etapem są konsultacje zwolnień ze związkami zawodowymi. Jak należy je zorganizować?
Spotkania można przeprowadzać w formie telekonferencji, o ile ze wspomnianego porozumienia o zasadach współpracy nie wynikają jakieś szczególne, inne zobowiązania w tym zakresie. Dobrym rozwiązaniem jest ustalenie terminarza takich elektronicznych rozmów. Ważny jest też ich przebieg. Konsultacje mają dotyczyć możliwości uniknięcia zwolnienia, więc trzeba wysłuchać opinii i propozycji związków w tej sprawie.
Negocjacje mogą zakończyć się porozumieniem pracodawcy i związków. Jak je można zawrzeć w obecnych warunkach?
Przepisy nie określają formy porozumienia, ale dla bezpieczeństwa zalecana jest pisemna. Dobrym rozwiązaniem jest zebranie podpisów od wszystkich stron za pośrednictwem kuriera. W ostateczności można się też wymienić skanami podpisanych dokumentów i w e-mailach wskazać, że takie rozwiązanie przyjęto z uwagi na obostrzenia związane z pandemią. Podpisy składa się zgodnie z zasadami reprezentacji firmy i związków zawodowych. W spółce można oczywiście wystawić pełnomocnictwo do podpisania takiego dokumentu. Po zawarciu porozumienia o jego szczegółach należy poinformować PUP, na zasadach jak przy pierwszym zawiadomieniu urzędu. Trzeba pamiętać, że ten moment wyznacza terminy pierwszych zwolnień. Przy wysyłaniu zawiadomienia e-mailem trzeba umieścić związki na kopii wiadomości, bo przepisy wymagają przesłania im kopii zawiadomienia.
Czy w związku z pandemią należy przyjmować jakieś szczególne kryteria doboru do zwolnień, np. sytuację majątkową pracowników, posiadanie innych źródeł utrzymania itp.?
Same przepisy wprowadzone w związku z pandemią nie wymuszają na firmie brania pod uwagę kryterium socjalnego przy zwalnianiu pracowników. Z mojej praktyki wynika, że większość porozumień zawartych ze związkami przy zwolnieniach grupowych zawiera jednak dodatkowe kryterium, takie jak trudna sytuacja życiowa lub bycie jedynym żywicielem rodziny.
Ostatnim etapem jest wręczanie wypowiedzeń osobom wytypowanym do zwolnienia. Jak powinno to przebiegać, zwłaszcza w sytuacji, gdy zatrudniony np. wykonuje obowiązki zdalnie i nie stawia się obecnie w firmie?
W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest nawiązanie połączenia internetowego z pracownikiem i wysyłanie dokumentów e-mailem w jego trakcie. W czasie takiego spotkania firma przedstawia powody rozstania i jednocześnie przesyła formalne dokumenty e-mailem.
Jeśli jest to wypowiedzenie, to powinno być wysłane z podpisem elektronicznym, aby spełniało wymóg formy pisemnej. Jeśli firma nie ma podpisu elektronicznego, to dokumenty należy wysłać pocztą w formie papierowej i okres wypowiedzenia liczyć od ich odebrania przez pracownika. To może potrwać aż dwa tygodnie, bo tyle zajmuje podwójne awizo. Można rozważyć też wysłanie skanu wypowiedzenia zwykłym e-mailem i argumentować, zwłaszcza w okresie pandemii, że pracownik miał szansę się z nim zapoznać. Jest to jednak mocno ryzykowne. W przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem dokument można przesłać e-mailem i poprosić pracownika o odpowiedź, czy się na nie zgadza. Jeśli tak, to zwykła wymiana podpisanych skanów wystarczy. Przepisy nie przewidują w tym zakresie szczególnej formy, ale trzeba sprawdzić, czy nie jest ona określona w umowie zatrudnionego. Jeśli ta ostatnia przewiduje, że jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, to firma powinna wysłać porozumienie kurierem i odebrać od pracownika podpis. W takiej sytuacji skany się nie sprawdzą.
