statystyki

Dokumentacja płacowa jednak rozproszona. I aż trzy miejsca na jej przechowywanie

autor: Łukasz Prasołek26.07.2019, 17:00
Dokumentacja pracownicza od stycznia 2019 r. składa się z akt osobowych oraz innych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Dokumentacja pracownicza od stycznia 2019 r. składa się z akt osobowych oraz innych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracyźródło: ShutterStock

Zdaniem resortu pracy listy płac należy przechowywać odrębnie, dokumentację dotyczącą potrąceń z pensji w części B lub C akt osobowych, zaś oświadczenia podatkowo-ubezpieczeniowe w ogóle poza dokumentacją pracowniczą.

Dokumentacja pracownicza od stycznia 2019 r. składa się z akt osobowych oraz innych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które są prowadzone na podstawie par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 269). Zgodnie z pkt 3 powyższego przepisu pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, wraz z którą powinien być przechowywany wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 par. 3 k.p.). Z kolei par. 6 pkt 3 rozporządzenia posługuje się dwoma pojęciami: lista i karta, wymieniając jedno z nich w nawiasie, co wskazuje na możliwość dokonania wyboru jednego z tych dokumentów przez pracodawcę. Problem polega jednak na tym, że karta wynagrodzeń jest w większości programów kadrowo-płacowych roczna (lista jest miesięczna). W związku z tym pojawiło się praktyczne pytanie, czy wystarczy raz w roku wydrukować taką kartę i włączyć ją do dokumentacji. W odniesieniu do tego problemu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 12 lipca 2019 r. stwierdziło, że informacja dotycząca wynagrodzenia powinna być nanoszona na kartę bezpośrednio po dokonaniu wypłaty, gdyż zgodnie z art. 85 par. 5 k.p. pracownik może żądać udostępnienia mu dokumentów, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie. Zdaniem resortu sporządzanie wyłącznie rocznej karty uniemożliwiłoby realizację tego celu.

Zatem jeśli pracodawca przechowuje dokumentację dotyczącą list płac elektronicznie, to należy przyjąć, że gromadzi takie dane prawidłowo – będzie mógł bowiem udostępnić pracownikowi listę czy część karty wynagrodzeń z danymi dotyczącymi konkretnego miesiąca. Więcej problemów będą mieli natomiast ci pracodawcy, którzy przechowują dokumentację w postaci papierowej. W takiej dokumentacji co miesiąc powinien znaleźć się dokument potwierdzający sposób naliczenia danego wynagrodzenia za pracę, np. lista płac. W związku z powyższym za niewystarczające może zostać uznane wydrukowanie jednorazowo rocznej karty wynagrodzeń, tj. tylko na koniec roku. Alternatywą jest sporządzanie co miesiąc wydruków obejmujących albo częściowo uzupełnioną kartę wynagrodzeń (łącznie w roku będzie ich więc 12), albo listy płac za poszczególne okresy miesięczne.

Zgodnie z wyjaśnieniami MRPiPS dokumenty dotyczące naliczenia wynagrodzenia, które mają podstawy w prawie pracy, np. zgoda na potrącenia dobrowolne oraz dokumentacja dotycząca zajęć komorniczych z wynagrodzenia, powinny być przechowywane w aktach osobowych w części B – jako dokumentacja dotycząca przebiegu zatrudnienia. Resort wskazuje, że art. 87 k.p. jest podstawą do dokonywania potrąceń obligatoryjnych, czyli np. komorniczych, a zgody na dobrowolne potrącenia są udzielane na podstawie art. 91 k.p. Przepisy te dotyczą przebiegu zatrudnienia pracownika, którego elementem jest naliczanie wynagrodzeń, a więc powinny być przechowywane w części B akt osobowych. Takich dokumentów może być jednak w praktyce jeszcze więcej.

Przykład


Pozostało jeszcze 71% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Dowiedz się więcej

Galerie

Polecane