Wskazuje także, że wniosków urlopowych z 2018 r., które dotyczą 2019 r., nie należy przechowywać w nowej dokumentacji. A jeśli chodzi o kary porządkowe, to najczęściej usuniemy je z dokumentacji wszystkie jednocześnie – bo rok nienagannej pracy liczymy od nałożenia ostatniej

I. Problemy z ponownym zatrudnieniem

Artykuł 945 kodeksu pracy, pozwalający na kontynuację prowadzenia dokumentacji pracowniczej, co do zasady odnosi się do stosunków pracy nawiązywanych począwszy od 1 stycznia 2019 r. Dotyczy on sytuacji, gdy i pierwotny stosunek pracy, i ten kontynuowany zostały nawiązane po tej dacie. Inna sytuacja będzie mieć natomiast miejsce w przypadku zawarcia w 2019 r. kolejnej umowy z osobą zatrudnioną w 2018 r. lub wcześniej. Przedłużenie z taką osobą umowy w obecnym roku oznacza, że powyższy przepis nie ma zastosowania – chyba że zostanie złożony raport informacyjny ZUS RIA (póki co jednak pracodawcy nie są zbyt chętni do ich składania). Zatem czy w takim przypadku – mimo ciągłości zatrudnienia – trzeba założyć nową teczkę? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 21 maja 2019 r. wyraźnie tego nie przesądza, wydaje się jednak, że do tego zmierza interpretacja resortu. To by zaś oznaczało, że wówczas pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację odrębnie dla każdego stosunku pracy, a więc nie może np. dołożyć przekładki do starych akt i ich kontynuować. Udogodnieniem miałaby być natomiast możliwość skserowania dokumentów z części A (jeśli są one aktualne) i włożenie ich do nowej teczki.

Przykład 1

Dwie teczki
Pracownik został zatrudniony na trzymiesięczny okres próbny 1 grudnia 2018 r. Następnie, od 1 marca 2019 r., otrzymał umowę na czas określony na dwa lata. Ponieważ drugi stosunek pracy powstał w 2019 r., to dotyczą go nowe przepisy o dokumentacji, a zatem – w ślad za stanowiskiem MRPiPS – należy założyć dla pracownika drugie akta osobowe. Można jednak skopiować do nich dokumenty z części A pierwszych akt, jeśli są aktualne. Dotyczyło to będzie zwłaszcza wstępnych badań lekarskich, których ponowne wykonywanie byłoby dodatkowym i niepotrzebnym kosztem. Podobnie należy przenieść kwestionariusz osobowy (oświadczenie) kandydata oraz dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje.
Powyższe działanie jest niepraktyczne. A przy tym wydaje się, że niczym nie grozi prowadzenie dokumentacji w jednej teczce. Należy tylko pamiętać, że formalnie składa się ona z dwóch części, z których pierwsza będzie przechowywana przez 50 lat od końca zatrudnienia, a druga 10 lat od końca roku, w którym dojdzie do rozwiązania stosunku pracy. W związku z powyższym drugą część akt trzeba będzie usunąć szybciej – stąd też pomysł praktyków, aby zrobić przekładkę w aktach, która będzie wskazywała na linię podziału na niejako dwie teczki osobowe.
Gdyby natomiast pierwsze zatrudnienie miało miejsce już po zmianach, czyli po 1 stycznia 2019 r., i również powrót do pracy u tego samego pracodawcy nastąpił po tej dacie, wówczas, jak już wspomniano, będzie mieć zastosowanie obowiązek kontynuacji prowadzenia akt osobowych. W takim przypadku MRPiPS wskazuje, że stosuje się par. 4 rozporządzenia z 10 grudnia 2019 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Oznacza to konieczność utrzymania chronologii w aktach i kontynuowania starego wykazu dokumentów.

II. Wniosek sprzed roku, urlop teraz

Wyobraźmy sobie sytuację, gdy termin urlopu przypada na lato 2019 r., natomiast wniosek o jego udzielenie został złożony przed zmianą przepisów, np. w grudniu 2018 r. Resort rodziny w stanowisku z 21 maja 2019 r. przyjął, że to, gdzie powinien być przechowywany taki wniosek, zależy od tego, gdzie w chwili jego złożenia (np. w grudniu 2018 r.) pracodawca przechowywał takie dokumenty. Jeśli w aktach osobowych w części B, to decyzja należy do pracodawcy – w par. 21 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej przyjęto bowiem, że przystosowanie dotychczasowej dokumentacji do nowych wymagań jest fakultatywne.
Ciekawszy jest jednak pogląd, zgodnie z którym w przypadku przechowywania wniosków urlopowych poza aktami nie ma możliwości dołączenia ich do nowej dokumentacji urlopowej, gdyż powstały one przed zmianą stanu prawnego. Zatem w takim przypadku dojdzie do ciekawej sytuacji: wniosek o urlop na lipiec 2019 r. nie będzie w dokumentacji urlopowej z 2019 r., tylko pozostanie w dokumentacji z 2018 r. Logiki w tym niestety nie ma i pojawia się pytanie, czy coś grozi pracodawcom, którzy dołączą takie wnioski do dokumentacji prowadzonej na podstawie nowych przepisów? Otóż nic nie grozi. Będą więc pewnie i tacy, którzy ze względów praktycznych zdecydują się umieścić je w nowej dokumentacji.

III. Znikają wszystkie kary porządkowe

Po upływie roku nienagannej pracy karę porządkową nałożoną na pracownika uznaje się za niebyłą, a jej odpis usuwa z akt osobowych. W nowym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej procedurę tę opisano w par. 4 ust. 3. Wynika z niego, że w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, z dokumentacji usuwa się całą, wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Przy czym należy pamiętać, że od 1 stycznia 2019 r. kary są przechowywane w nowej części D akt osobowych, a każda z nich ma odrębną część – D1, D2 i następne. Wykazy dokumentów i ich numeracja dotyczą odrębnie każdej podczęści, a więc każdej kary. Zatem usunięcie kary oznacza usunięcie całej części jej dotyczącej. W praktyce pojawiła się jednak wątpliwość, czy możliwy jest w ogóle przypadek, że usuniemy jedną karę i przenumerujemy części dotyczące kolejnych kar. Podstawą usunięcia kary jest bowiem rok nienagannej pracy, a jeśli pracownik dostał kolejną karę, to przecież nie pracował nienagannie. Wydaje się zatem, że rok nienagannej pracy powinien być liczony od ostatniej kary nałożonej na pracownika. Potwierdza to MRPiPS w swoim stanowisku z 21 maja 2019 r. Zatem skoro rok nienagannej pracy liczy się od ostatniego ukarania, to zatarcie dotyczyć będzie wszystkich kar. Resort wskazał jednak przypadek, gdy teoretycznie może się pojawić konieczność przenumerowania części dotyczących kar. W jego ocenie będzie to miało miejsce, gdy pracodawca podejmie dobrowolną procedurę usunięcia kary przed upływem roku nienagannej pracy, a przed jego zakończeniem pracownik otrzyma kolejną karę porządkową.

Przykład 2

Trzeba przenumerować
Pracownik otrzymał w styczniu 2019 r. karę upomnienia, a więc kadrowa założyła w jego aktach część D1 dotyczącą tej kary, do której wpięła wszystkie dokumenty związane z ukaraniem. W czerwcu prezes spółki, chcąc docenić pracownika, wyraził zgodę na usunięcie kary z akt i uznanie jej za niebyłą na wniosek dyrektora departamentu, w którym pracownik był zatrudniony. W trakcie tej procedury pracownik otrzymał jednak kolejną karę, a więc powstała konieczność założenia części D2, w której pojawią się dokumenty jej dotyczące. W chwili gdy do kadr dotrze decyzja od prezesa o usunięciu poprzedniej kary, konieczne będzie usunięcie z akt całej części jej dotyczącej i przenumerowanie nowej części z D2 na D1.
Stanowisko MRPiPS z 21 maja 2019 r.
w sprawie zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej
1. Czy w przypadku kontynuacji prowadzenia akt osobowych zgodnie z art. 945 k.p., np. po rocznej przerwie, oświadczenie kandydata o przekazaniu danych osobowych wkładamy do części A jako kolejny numer w już istniejącej teczce, natomiast oświadczenie pracownika w tej sprawie jako kolejny numer do części B?
Zasady, zgodnie z którymi należy porządkować dokumenty przechowywane w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, są określone w przepisach § 4 nowego rozporządzenia [w sprawie dokumentacji pracowniczej – red.]. Mają one zastosowanie także w przypadku kontynuowania prowadzenia dla danego pracownika dotychczasowej teczki akt osobowych.
2. Czy przy ponownym zatrudnieniu pracownika po 1 stycznia 2019 r., gdy bezpośrednio następują po sobie umowy o pracę, można prowadzić jedne akta osobowe z przekładką dla nowego stosunku pracy, mimo braku takiego obowiązku ustawowego, gdyż poprzedni stosunek pracy powstał przed 2019 r.? Jeśli nie, to czy zakładając nowe akta, można do nich przenieść badania i szkolenie bhp ze starych akt oraz kwestionariusze i oświadczenia pracownika? Czy należy zrobić ich kopie? Czy wszystkie dokumenty dotyczące procesu zatrudnienia powinny być wystawione na nowo?
Należy wyjaśnić, że kontynuowanie prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla tego samego pracownika w przypadku ponownego nawiązania z nim stosunku pracy jest możliwe w przypadku określonym w art. 945 kodeksu pracy, a także w przypadku wskazanym w art. 9 ustawy [z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, Dz.U. poz. 357 – red.]. W pozostałych przypadkach pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą odrębnie dla każdego stosunku pracy. Jeżeli zatem dokumenty znajdujące się w części A akt osobowych pracownika dotyczących pierwszego stosunku pracy zachowują aktualność i są związane także z kolejnym stosunkiem pracy, to wydaje się, że dobrą praktyką byłoby kopiowanie takich dokumentów i za zgodą pracownika umieszczanie ich w części A nowych akt osobowych.
3. Czy wnioski urlopowe złożone w grudniu 2018 r., dotyczące urlopów udzielanych w wakacje 2019 r., powinny być dołączone do nowej dokumentacji dotyczącej ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych, którą pracodawcy muszą prowadzić od stycznia 2019 r.?
Postępowanie z wnioskami urlopowymi pracowników złożonymi pracodawcy w grudniu 2018 r., a dotyczącymi wykorzystania urlopu wypoczynkowego w 2019 r., jest zależne od tego, czy takie wnioski pracodawca włączał do części B teczki akt osobowych pracownika prowadzonej na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r., poz. 884), czy też gromadził je poza taką teczką. W pierwszym przypadku zastosowanie znajdują przepisy § 20 ust. 1 i § 21 nowego rozporządzenia pozostawiające pracodawcy swobodę w dostosowaniu starej dokumentacji pracowniczej do wymogów wynikających z § 2–6 nowego rozporządzenia. Jeżeli natomiast takie wnioski były w roku 2018 gromadzone poza teczką akt osobowych pracownika, to z przepisów nowego rozporządzenia nie wynika możliwość ich włączenia do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, gdyż dokumenty te nie powstały w nowym stanie prawnym.
4. Czy w praktyce może zdarzyć się sytuacja, że usuwamy z akt tylko jedną karę porządkową nałożoną na pracownika? Czy w praktyce rok nienagannej pracy będzie liczony od daty nałożenia ostatniej z kar i spowoduje usunięcie od razu wszystkich kar?
Zgodnie z przepisem art. 113 kodeksu pracy, karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Zatem zatarcie kary z mocy prawa ma miejsce po roku nienagannej pracy od daty ukarania. Przez nienaganność pracy rozumie się nieukaranie w tym okresie pracownika za naruszenie obowiązków pracowniczych. Należy jednak pamiętać, że pracodawca może z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej uznać karę za niebyłą przed upływem roku. Jeżeli zatem podejmie taką decyzję po rozpoczęciu procedury nakładania drugiej kary, ale jeszcze przed zakończeniem tej procedury, to wówczas zatarciu ulegnie pierwsza kara, zaś część D2 dotycząca drugiej kary powinna być przenumerowana i otrzymać oznaczenie D1, zgodnie z przepisem § 4 ust. 3 nowego rozporządzenia.
Natomiast w razie ponownego ukarania pracownika, zanim uprzednia kara uznana została za niebyłą lub przed upływem roku od ukarania – rok nienagannej pracy liczy się od ostatniego ukarania, zatem zatarcie dotyczyć będzie w takim przypadku wszystkich kar.