Dodatkowe dokumentacje pracownicze muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, a nie np. z podziałem na miesiące. Z kolei wniosek urlopowy złożony e-mailem nie zawsze musi być opatrzony podpisem elektronicznym. A w karcie ewidencji czasu pracy nie trzeba uwzględniać przerw na karmienie dziecka piersią.

i. oddzielna dla różnych osób

W wielu firmach dokumentacja urlopowa czy dotycząca przydziału odzieży i obuwia roboczego była dotychczas przechowywana miesiącami i latami, a nie przyporządkowana do każdego z pracowników. Nie kwestionowała tego w trakcie swoich kontroli Państwowa Inspekcja Pracy. Z nowego par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; dalej: rozporządzenie), który obowiązuje od 1 stycznia 2019 r., wynika jednak wyraźnie, że dokumentacja ma być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika. Co ważne, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zwraca jeszcze uwagę, że obowiązek ten nie jest wcale nowy, gdyż istniał także pod rządami poprzedniego rozporządzenia.

ii. wnioski e-mailowe

W wielu firmach dozwolone jest składanie wniosków urlopowych w postaci e-maila wysłanego do przełożonego. Jest to oczywiście zgodne z przepisami, gdyż kodeks pracy nie określa formy dla tego rodzaju wniosków, a w praktyce to regulaminy pracy pracodawców rozstrzygają o obowiązującej w tym zakresie procedurze.
W świetle nowych przepisów o dokumentacji może być ona prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek złożony w formie e-maila z pewnością zakwalifikujemy jako złożony elektronicznie. W związku z tym resort rodziny w stanowisku z 8 marca 2019 r. przyjął, że przed dołączeniem go do dokumentacji elektronicznej nie musi on być podpisywany podpisem elektronicznym. Jest to jak najbardziej prawidłowe rozwiązanie, gdyż ilekroć w przepisach pojawia się wymóg podpisu elektronicznego, zawsze dotyczy on dokumentów pierwotnie papierowych, zeskanowanych następnie do formatu PDF – tak jest np. w art. 948 k.p. czy par. 11 rozporządzenia.

iii. przerwy na karmienie

Zgodnie z art. 187 k.p. przerwy na karmienie dziecka piersią są nieobecnościami, które są zaliczane do czasu pracy. W tym zakresie przyjmuje się więc swego rodzaju fikcję prawną, a w związku z tym za przerwy nie wypłaca się odrębnego wynagrodzenia. Mając to na uwadze, resort rodziny stwierdził, że nie trzeba ich wykazywać w ogóle w kartach ewidencji czasu pracy, co jest jak najbardziej słusznym rozwiązaniem. Celem karty jest bowiem naliczenie wynagrodzenia za pracę, a więc powinny w niej być odnotowywane nieobecności, które nie są rozliczane w ramach czasu pracy.

Przykład

Uprawnienia rodzicielskie inaczej traktowane
Pracownica w danym dniu pracowała tylko sześć godzin, gdyż rano skorzystała z jednej godziny zwolnienia od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem i przyszła do pracy na 9:00, a nie na 8:00. Na koniec dnia pracy pracownica, zgodnie ze swoim wnioskiem o łączenie przerw na karmienie dziecka piersią, wyszła o godzinie 15:00.
W karcie czasu pracy za ten dzień powinno zostać zarejestrowane siedem godzin czasu pracy, z rozpoczęciem pracy od godziny 9:00 i zakończeniem o godzinie 16:00. Natomiast w absencjach powinna zostać zaznaczona jedna godzina opieki nad dzieckiem z art. 188 k.p., gdyż wpływa ona na wynagrodzenie pracownicy.©℗
Stanowisko MRPiPS z 8 marca 2019 r. w sprawie prowadzenia innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
1. Wymóg opatrzenia dokumentu podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dotyczy sytuacji, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej dołączany jest dokument w postaci papierowej. Zgodnie bowiem z § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; dalej: rozporządzenie), wydanego na podstawie art. 2981 k.p., w przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowana pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji. Przepisy nie wprowadzają wymogu opatrywania podpisem elektronicznym dokumentu, w przypadku, gdy ma on postać elektroniczną i ma być dołączony do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej. Pracodawca jednak ma obowiązek zapewnić dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej integralność (§ 9 pkt 2 rozporządzenia), oraz wiarygodność (§ 12 ust. 1 rozporządzenia). Istotne zatem jest, aby dołączanie dokumentu elektronicznego (np. e-mail) do dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, było odpowiednio zabezpieczone. W ocenie resortu, wiadomości e-mail zapisane jako odrębne pliki w określonym formacie można opatrywać podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeżeli jednak system teleinformatyczny funkcjonujący u pracodawcy posiada funkcje gwarantujące bezpieczne dołączenie dokumentu (zgodnie z warunkami określonymi w przepisach), np. e-mail do elektronicznie prowadzonej dokumentacji pracowniczej, to nie ma wówczas potrzeby używania (dodatkowo) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
2. Zgodnie z art. 149 k.p. pracodawca obowiązany jest prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W ewidencji tej pracodawca m.in. określa wymiar zwolnień od pracy, jeżeli takie zwolnienia zostały pracownikowi udzielone, ze wskazaniem ich rodzaju (§ 6 pkt 1 ppkt a rozporządzenia). Oznacza to, że należy je w ewidencji czasu pracy uwzględniać w celu prawidłowego rozliczenia czasu pracy pracownika. Natomiast przerwy na karmienie piersią, zgodnie z przepisem art. 187 k.p. wliczane są do czasu pracy, i są w pełni płatne. Z tego też względu nie wymagają one ewidencjonowania w ramach ewidencji czasu pracy.
3. Pracodawca obowiązany jest prowadzić dokumentację pracowniczą odrębnie dla każdego pracownika. Dotyczy to nie tylko akt osobowych pracownika, ale również pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obecnie określonej w § 6 rozporządzenia, w tym ewidencji czasu pracy, a także kart przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Obowiązek prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika ww. dokumentacji istniał również w poprzednim stanie prawnym. Podstawę tego obowiązku stanowił § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894).