statystyki

Resort pracy wyjaśnia kolejne zawiłości dokumentacji pracowniczej

autor: Łukasz Prasołek31.03.2019, 09:00
dokumenty

Resort pracy wyjaśnia kolejne zawiłości dokumentacji pracowniczejźródło: ShutterStock

Dodatkowe dokumentacje pracownicze muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, a nie np. z podziałem na miesiące. Z kolei wniosek urlopowy złożony e-mailem nie zawsze musi być opatrzony podpisem elektronicznym. A w karcie ewidencji czasu pracy nie trzeba uwzględniać przerw na karmienie dziecka piersią.

W wielu firmach dokumentacja urlopowa czy dotycząca przydziału odzieży i obuwia roboczego była dotychczas przechowywana miesiącami i latami, a nie przyporządkowana do każdego z pracowników. Nie kwestionowała tego w trakcie swoich kontroli Państwowa Inspekcja Pracy. Z nowego par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; dalej: rozporządzenie), który obowiązuje od 1 stycznia 2019 r., wynika jednak wyraźnie, że dokumentacja ma być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika. Co ważne, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zwraca jeszcze uwagę, że obowiązek ten nie jest wcale nowy, gdyż istniał także pod rządami poprzedniego rozporządzenia.

W wielu firmach dozwolone jest składanie wniosków urlopowych w postaci e-maila wysłanego do przełożonego. Jest to oczywiście zgodne z przepisami, gdyż kodeks pracy nie określa formy dla tego rodzaju wniosków, a w praktyce to regulaminy pracy pracodawców rozstrzygają o obowiązującej w tym zakresie procedurze.

W świetle nowych przepisów o dokumentacji może być ona prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek złożony w formie e-maila z pewnością zakwalifikujemy jako złożony elektronicznie. W związku z tym resort rodziny w stanowisku z 8 marca 2019 r. przyjął, że przed dołączeniem go do dokumentacji elektronicznej nie musi on być podpisywany podpisem elektronicznym. Jest to jak najbardziej prawidłowe rozwiązanie, gdyż ilekroć w przepisach pojawia się wymóg podpisu elektronicznego, zawsze dotyczy on dokumentów pierwotnie papierowych, zeskanowanych następnie do formatu PDF – tak jest np. w art. 94 8 k.p. czy par. 11 rozporządzenia.

Zgodnie z art. 187 k.p. przerwy na karmienie dziecka piersią są nieobecnościami, które są zaliczane do czasu pracy. W tym zakresie przyjmuje się więc swego rodzaju fikcję prawną, a w związku z tym za przerwy nie wypłaca się odrębnego wynagrodzenia. Mając to na uwadze, resort rodziny stwierdził, że nie trzeba ich wykazywać w ogóle w kartach ewidencji czasu pracy, co jest jak najbardziej słusznym rozwiązaniem. Celem karty jest bowiem naliczenie wynagrodzenia za pracę, a więc powinny w niej być odnotowywane nieobecności, które nie są rozliczane w ramach czasu pracy.


Pozostało jeszcze 70% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Komentarze (3)

  • mak(2019-03-31 10:03) Zgłoś naruszenie 10

    ilekroć w przepisach pojawia się wymóg podpisu elektronicznego, zawsze dotyczy on dokumentów pierwotnie papierowych, zeskanowanych następnie do formatu PDF – tak jest np. w art. 94 8 k.p. czy par. 11 rozporządzenia. Nieprawda. Zapisy art. 94(8) KP mówią o spsobie archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Podpis służy zapewnieniu wiarygodności dokumentu - czyli ma zabezpieczać przed zmianiami w jego trości, co w przypadku plików elektronicznych jest banalnie łatwe. E-mail bez podpisu elektronicznego - jest w zasadzie niepodpisany. Zatem nie może być oświadczeniem woli. Nie chce mi się o tym pisać bo to banał jest.

    Pokaż odpowiedzi (1)Odpowiedz
  • j.(2019-04-03 21:10) Zgłoś naruszenie 10

    Ciekawe, jak ma sobie z tym poradzić np. właściciel straganu z warzywami, który sam nie daje rady i chce zatrudnić legalnie JEDNEGO pracownika... Jak to jest w praktyce, to można się domyślać, ale tak co do zasady, działając legalnie, jak sobie ustawodawca to wyobraża?... Prowadzenie działalności gospodarczej w naszym kraju przypomina udział w zawodach w skoku wzwyż, w których poprzeczka jest ustawiona na wysokości 3 m a organizator zawodów raz po raz jeszcze ją podnosi puszczając oko do uczestników i mówiąc: "Ano... jak chcecie skakać w tych zawodach, no to wasza sprawa, jak sobie poradzicie..." No i... zawodnicy sobie radzą, jak mogą, bo przecież szemrane przysłowie mówi, że "każdy orze, jak może"... Ale jak to nie "orać", skoro organizator zawodów za żadne skarby nie chce się zgodzić na obniżenie tej przeklętej poprzeczki do jakiejś rozsądnej wysokości, tylko jeszcze raz po raz kombinuje, jak tu ją podnieść?... A przecież koszmar z dokumentacją pracowniczą, to tylko czubek góry lodowej, bo ogrom biurokratycznych obowiązków nakładanych nawet na najmniejsze firmy chyba już przerósł najgorsze oczekiwania...

    Odpowiedz

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Dowiedz się więcej

Galerie

Polecane