Subskrybuj nas na Youtube
Dokumenty jednego zatrudnionego, pochodzące z różnych okresów, mogą być przechowywane częściowo przez 50, a częściowo przez 10 lat. Z kolei informację o tym, jak długo będzie to trwać, trzeba przekazać jedynie w przypadku tego drugiego okresu.
KIEDY KRÓCEJ, A KIEDY DŁUŻEJ?
Okres przechowywania dokumentacji jest uzależniony od daty nawiązania stosunku pracy i z tego punktu widzenia ważne są dwie daty: 1 stycznia 1999 r., tj. wprowadzenie reformy emerytalnej, oraz 1 stycznia 2019 r., czyli wejście w życie zmian w kodeksie pracy. Dokumentacja pracownicza osób, których stosunek pracy został nawiązany od 2019 r., będzie przechowywana przez 10 lat bez konieczności spełnienia żadnych dodatkowych warunków (art. 94 pkt 9a k.p.). Z kolei w przepisach przejściowych (art. 7) ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357, dalej jako ustawa) przyjęto, że do stosunków pracy nawiązanych przed datą jej wejścia w życie stosujemy 50-letni okres przechowywania dokumentacji, który może zostać skrócony do 10-letniego, ale tylko w przypadku zatrudnionych po reformie emerytalnej i pod warunkiem złożenia za nich przez pracodawcę do ZUS raportów informacyjnych.
Zdaniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nawiązanie stosunku pracy dotyczy odrębnie każdej umowy o pracę, a więc są możliwe sytuacje, gdy dokumentacja dotycząca różnych umów (stosunków pracy) będzie przechowywana przez różne okresy. W stanowisku z 7 grudnia 2018 r. resort wskazał, że każdy przypadek zatrudnienia musi być rozpatrywany indywidualnie i możliwe są różne sytuacje pod tym kątem. Przy czym ważne jest, czy obydwa stosunki pracy istniały jeszcze przed 2019 r., czy obydwa powstały w nowym roku, czy też jeden z nich został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r., a drugi począwszy od tej daty.
1. Dwa stosunki pracy przed 2019 r. Resort pracy przyjął, że w takim przypadku, aby właściwie obliczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przyjąć datę pierwszego nawiązanego stosunku pracy. Jeśli powstał on przed 1999 r., to dokumentację trzeba będzie przechowywać bezwzględnie przez lat 50, a jeśli nawiązano go od 1 stycznia 1999 r., to okres przechowywania dokumentacji wyniesie albo 50 lat (w przypadku niezłożenia raportu informacyjnego) albo 10 lat (gdy taki raport zostanie złożony). [przykład 1]
przykład 1
Do końca 2018 roku
Pracownik był zatrudniony w spółce w latach 2003–2006 oraz 2015–2018. Pracodawca złożył za niego w 2019 r. raport informacyjny. Jego dokumentacja pracownicza będzie więc przechowywana przez 10 lat.
2. Stosunki pracy zawarte przed i po 1 stycznia 2019 r. Jeśli do pracodawcy powraca pracownik zatrudniony wcześniej przed 2019 r., to co do zasady okresy przechowywania dokumentacji z obydwu tych stosunków są różne. Dla nowej umowy będzie to 10 lat, a dla starej – 50 lat. MRPiPS zwraca jednak uwagę, że wyjątek od tej reguły wystąpi w przypadku określonym w art. 9 ustawy, czyli przy ponownym nawiązaniu stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie ustawy. Wtedy należy kontynuować prowadzenie starej dokumentacji pracowniczej – będzie zatem jeden okres jej przechowywania wynoszący 10 lat. [przykład 2]
przykład 2
Na przełomie
Przedstawiciel handlowy zatrudniony w zadaniowym czasie pracy miał przydzielone zadania sprzedażowe na terenie Warszawy, których realizacja wymagała pracy od poniedziałku do piątku. W skali miesiąca musiał odbyć 100 spotkań z klientami, co oznaczało po ok. 25 spotkań tygodniowo. W połowie miesiąca pracownik otrzymał jednak dodatkowo polecenie odbycia podróży służbowej do Krakowa, gdzie w sobotę miał reprezentować pracodawcę na targach, obsługując stoisko firmowe. Zadanie to wykracza w całości poza pierwotny przydział zadań, a więc cała sobotnia praca powinna zostać rozliczona jako nadliczbowa i odpowiednio zrekompensowana pracownikowi.
3. Dwa stosunki pracy od 1 stycznia 2019 r. W przypadku, gdy pracownik będzie miał kolejne stosunki pracy, które powstaną już po wejściu w życie ustawy, to bezwzględnie należy stosować nowy art. 945 k.p. Jego dokumentacja pracownicza będzie kontynuowana, a okres jej przechowywania będzie jeden – 10-letni. [przykład 3]
przykład 3
W przyszłości
Pracownik jest zatrudniony u pracodawcy w 2019 r. przez sześć miesięcy. Następnie wraca do pracy w tej samej firmie w 2020 r. na rok, przy czym umowa kończy się 30 kwietnia 2021 r. Przy drugim zatrudnieniu pracodawca ma obowiązek kontynuacji akt osobowych i innej dokumentacji, a więc będzie ona stanowiła jedną całość. Trzeba ją będzie przechowywać przez 10 lat liczonych od końca roku zakończenia drugiej umowy.
ii. kogo poinformować?
Nowa informacja o okresie przechowywania dokumentacji, wydawana zgodnie z art. 946 k.p. obok świadectwa pracy, ma dotyczyć tylko przypadków, w których okres ten ulega skróceniu z 50 do 10 lat, a nie ma potrzeby informowania ogółu pracowników o czasie przechowywania ich dokumentacji. Dlatego, jak wskazuje MRPiPS, nowa informacja będzie dotyczyła jedynie pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od 1 styczna 2019 r. Zgodnie bowiem z art. 7 ustawy, do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. stosuje się przepisy art. 948– 9412 k.p., a więc brak tu art. 946 k.p. [przykład 4]©℗
przykład 4
Zależnie od daty
31 marca 2019 r. z pracą rozstaje się dwóch pracowników. Jednemu nie przedłużono umowy na trzymiesięczny okres próbny, a drugi, z 10-letnim stażem, zatrudniony na czas nieokreślony odchodzi po upływie trzymiesięcznego wypowiedzenia. W przypadku pierwszego pracownika mają zastosowanie nowe przepisy, gdyż stosunek pracy został nawiązany już w 2019 r., a więc należy mu wystawić informację o okresie przechowywania dokumentacji. Takiego obowiązku nie ma natomiast wobec drugiego pracownika, którego stosunek pracy został nawiązany przed zmianą przepisów i którego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat. ©℗
Stanowisko MRPiPS z 7 grudnia 2018 r. w sprawie nowych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej
PYTANIE DGP: Czy nowy obowiązek z art. 946 k.p. będzie dotyczył wszystkich pracowników bez względu na datę zatrudnienia i okres przechowania dokumentacji pracowniczej? A więc, czy będzie trzeba poinformować pracownika także o 50-letnim okresie przechowywania dokumentacji?
ODPOWIEDŹ MRPIPS: Art. 946 kodeksu pracy (który na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r.) określa nowe obowiązki informacyjne pracodawcy, które będzie on musiał wypełnić w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownika. Należy jednak zauważyć, iż zgodnie z art. 7 ust. 1 ww. ustawy – do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się art. 94 pkt 9a i 9b, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz art. 948–9412 ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.
W powyższym katalogu przepisów stosowanych wobec pracowników zatrudnionych przed dniem wejścia w życie ustawy (co do których może mieć zastosowanie 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej) nie ma powołanego art. 946 kodeksu pracy. Oznacza to, iż przepis ten znajdzie zastosowanie wyłącznie wobec pracowników zatrudnionych począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. (tj. tych, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wynosił 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł).
PYTANIE DGP: Co oznacza pojęcie „nawiązanie stosunku pracy” w przepisach przejściowych tej ustawy (art. 7)? Czy chodzi o nawiązanie stosunku pracy po raz pierwszy, czyli zawarcie pierwszej umowy o pracę z danym pracodawcą? Czy też nawiązanie stosunku pracy należy wiązać z zawarciem każdej umowy o pracę? I czy oznacza to, że dokumentację pracowniczą jednej osoby należy podzielić na części dotyczące różnych umów, czyli część z niej będzie przechowywana lat 50, a część dotycząca umowy zawartej w 2019 r. już tylko 10 lat?
ODPOWIEDŹ MRPIPS: Art. 7 ww. ustawy odwołuje się do chwili „nawiązania stosunku pracy przed dniem wejścia w życie ustawy”, która warunkuje obliczenie właściwego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla danego stosunku pracy nawiązanego przed dniem wejścia w życie ustawy. Jednocześnie przepis nie określa wprost, jak należy postąpić przy ponownym zatrudnieniu tego samego pracownika, dlatego każdy przypadek należy rozpatrywać odrębnie.
Ustawodawca przewidział trzy warianty okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej, uzależnione od daty „nawiązania stosunku pracy”, tj.:
– okres 50-letni – dla stosunków pracy nawiązanych do dnia 31 grudnia 1998 r.,
– okres 50- lub 10-letni (uwarunkowany złożeniem raportu informacyjnego, o którym mowa w ww. ustawie) – dla stosunków pracy nawiązanych począwszy od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r. oraz
– okres 10 letni – dla stosunków pracy nawiązanych począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.
Zatem należy przyjąć, iż przy ponownym zatrudnieniu danego pracownika po dniu 1 stycznia 2019 r., okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, gromadzonej w związku z nawiązaniem tego stosunku pracy, należy liczyć odrębnie. Może więc zaistnieć sytuacja, w której dla danego pracownika będzie zgromadzona dokumentacja pracownicza podlegająca różnym okresom przechowywania, np. okresowi 50 lat w przypadku dokumentacji z pierwszego stosunku pracy (nawiązanego przykładowo w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., bez złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego albo 10 lat, jeżeli złożony został raport informacyjny) oraz okresowi 10 lat w przypadku dokumentacji z ponownie nawiązanego stosunku pracy (np. nawiązanego w dniu 1 stycznia 2019 r. lub później).
Jedynie w przypadku określonym w art. 9 ww. ustawy, dokumentacja ponownie zatrudnionego pracownika zostanie połączona i będzie podlegała temu samemu okresowi przechowywania (10 lat). Przepis ten przewiduje bowiem obowiązek kontynuowania prowadzenia poprzedniej dokumentacji pracowniczej, przy ponownym zatrudnieniu pracownika (2 stycznia 2019 r. lub później), jeśli spełnione są określone w ustawie przesłanki, tj. poprzedni stosunek pracy trwa w dniu 1 stycznia 2019 r. oraz za tego pracownika złożony został przez pracodawcę raport informacyjny.
Taka sytuacja natomiast nie będzie już miała miejsca, gdy nawiązywanie pierwszego i kolejnego stosunków pracy będzie następowało od dnia 1 stycznia 2019 r. Wówczas bowiem, zgodnie z art. 945 kodeksu pracy, pracodawca będzie zobowiązany do kontynuowania dla danego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, której okres przechowywania będzie wspólny, jeżeli do nawiązania kolejnego stosunku pracy dojdzie w 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast w przypadku, gdy pierwszy i kolejny stosunek pracy ustały przed dniem 1 stycznia 2019 r., dla właściwego obliczenia okresu przechowywania, o którym mowa w art. 7 ww. należy przyjąć datę pierwszego nawiązanego stosunku pracy. To koresponduje także z definicją raportu informacyjnego zawartą w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, i oznacza zestawienie informacji dotyczącej ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.