Subskrybuj nas na Youtube
Nie wiadomo, czy firmy mogą przechowywać niektóre akta pracownicze w formie papierowej, a inne – w wersji elektronicznej. Resort pracy i PIP przygotowują wspólne stanowisko.
Nowe zasady przechowywania dokumentacji obowiązują od 1 stycznia 2019 r. Firmy mogą ją prowadzić w formie papierowej lub cyfrowej. Nie jest jednak jasne, jak należy rozumieć to „lub”. Przepisy nie przesądzają, czy należy się zdecydować na jedną formę i przechowywać wszystkie dokumenty np. wyłącznie na papierze, czy niektóre z nich (np. wnioski urlopowe wysyłane e-mailem) mogą być gromadzone w wersji elektronicznej. To kwestia kluczowa z punktu widzenia kadrowych. Dlatego DGP skierował do resortu pracy pytanie: czy możliwe jest prowadzenie dokumentacji w dwóch postaciach jednocześnie?
/>
– Kwestia ta jest obecnie przedmiotem analizy oraz uzgadniania wspólnego stanowiska z Państwową Inspekcją Pracy. Udzielenie jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie będzie możliwe dopiero po jego ustaleniu – odpowiedziało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Brak wyobraźni
Opinia resortu i PIP będzie miała w praktyce ogromne znaczenie. Jeśli okazałoby się, że „lub” należy w zasadzie czytać jako „albo” (czyli wszystkie dokumenty muszą mieć jedną formę), to problem mają przede wszystkim te firmy, które zdecydują się na prowadzenie akt w postaci papierowej. Wszelkie dokumenty, które należy gromadzić, a są obecnie tworzone w wersji elektronicznej (czyli np. wspomniane wnioski urlopowe, informacje o przyznaniu nagrody lub premii, polecenie pracy w nadgodzinach, ewidencja czasu pracy), trzeba byłoby drukować i załączać do papierowej dokumentacji.
– Na dodatek trzeba będzie je przechowywać w ten sposób przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. To oznacza, że przybędzie regałów z papierowymi aktami – wskazuje dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.
Taki skutek nie był chyba zamierzony przez ustawodawcę. Wynika raczej z odwiecznego problemu – przygotowywania niekompatybilnych zmian w prawie przez kilka ośrodków jednocześnie. Tak stało się w omawianym przypadku. Nad ustawą o elektronizacji, która zakłada, że dokumentację trzeba prowadzić „w postaci papierowej lub elektronicznej”, pracował resort rozwoju. Uchwalono ją 10 stycznia 2018 r. i po długim vacatio legis weszła w życie 1 stycznia 2019 r. Do nowych przepisów trzeba było dostosować rozporządzenie w sprawie dokumentacji, czym zajęło się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jesienią 2018 r. przedstawiło ono projekt w tej sprawie, który wszedł w życie od 1 stycznia 2019 r. Te przepisy rozszerzyły zakres dokumentów, jakie trzeba gromadzić (doszły m.in. wnioski urlopowe, skierowania na badania lekarskie, oznaczenia godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu). Niektóre z nich z wygody dotychczas tworzone były jedynie w formie elektronicznej. Ale w związku z ustawą o elektronizacji może być to już niedopuszczalne (jeśli firma zdecyduje się na prowadzenie dokumentacji w postaci papierowej). Na dodatek zmiany w omawianym zakresie przygotował jeszcze trzeci resort – Ministerstwo Cyfryzacji. Nad projektem ustawy, która dostosowuje wiele przepisów do RODO, pracuje obecnie Sejm. Zakłada on też nowelizację k.p. w zakresie danych, jakie firma może pozyskiwać od kandydata do pracy lub już zatrudnionej osoby (które trzeba przechowywać). W rezultacie powstał bałagan w przepisach, które powinny być dla kadrowych jednoznaczne i przejrzyste.
Jaka decyzja?
Resort pracy i PIP znalazły się teraz w bardzo trudnej sytuacji. – Choć to złe rozwiązanie, to jednak z analizy obowiązujących przepisów wynika, że należy stosować wyłącznie jedną, wybraną formę. Przesądza o tym par. 11 wspomnianego rozporządzenia, który wskazuje, że gdy do dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony akt papierowy, to pracodawca powinien go zeskanować, opatrzyć podpisem cyfrowym i umieścić w aktach, a dokument w wersji tradycyjnej – oddać pracownikowi lub go zniszczyć, gdyby ten ostatni go nie odebrał – wyjaśnia dr Zwolińska.
Podkreśla, że gdyby możliwe było jednoczesne prowadzenie akt w dwóch formach, to taka regulacja nie znalazłaby się w rozporządzeniu.
– Przepisy nie wskazują wprost, co należy zrobić w sytuacji odwrotnej, tzn. gdy do akt prowadzonych w formie papierowej ma być dołączona wersja cyfrowa. Ale sama ustawa o elektronizacji wskazuje, że dokumentację należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej „integralności i kompletności”. Trudno uznać, że ten warunek jest spełniony, gdy jedne dokumenty będą miały postać papierową, drugie elektroniczną, będą przechowywane na innych nośnikach i w różnych miejscach – dodaje dr Zwolińska.
Wiele wskazuje zatem, że MRPiPS i PIP będą musiały albo zmienić dopiero co przyjęte przepisy, albo przyjąć bardzo niekorzystną dla firm interpretację, że wszystkie akty należy gromadzić wyłącznie w jednej formie. Prawnicy wspierają resort i inspekcję w tym, aby przyjąć bardziej praktyczną wykładnię, która dopuści łączenie dwóch form prowadzenia akt (nawet jeśli wiązałoby się to z koniecznością przygotowania nowelizacji przepisów).
– Odmienna interpretacja wywołałaby bardzo negatywne skutki w firmach. Wiele dokumentów, które mają być gromadzone, choćby np. ewidencja czasu pracy, jest obecnie tworzonych w formie elektronicznej. Nie wyobrażam sobie, że teraz wszystkie je trzeba będzie drukować, nawet jeśli np. działy IT dostosowały systemy w firmach do wymogów dla formy elektronicznej przewidzianych w rozporządzeniu o dokumentacji – wskazuje Grzegorz Ruszczyk, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.
MRPiPS i PIP będą musiały albo zmienić dopiero co przyjęte przepisy, albo przyjąć bardzo niekorzystną dla firm interpretację
OPINIA
Zachować swobodę wyboru
/>
Pracodawca powinien mieć wybór co do formy dokumentu wchodzącego wskład akt pracowniczych. Tak należy rozumieć użycie określenie spójnika „lub” w ustawie oelektronizacji. Oznacza on alternatywę, awięc dopuszczalne jest stosowanie zarówno jednej, wybranej postaci dokumentacji, jak iobu jednocześnie. Przepisy wskazują, że należy zachować integralność ikompletność dokumentacji, ale nie są to pojęcia jednoznacznie zdefiniowane. Firmy mogłyby powoływać się na to iwskazywać, że prowadzenie akt wobu formach jednocześnie nie oznacza, że są one niekompletne lub że naruszona została ich integralność.
