Różne okresy przechowywania

W konsekwencji zdaniem ministerstwa przy ponownym zatrudnieniu pracownika po 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej gromadzonej w związku z nawiązaniem tego stosunku pracy należy liczyć odrębnie. Może więc zdaniem resortu zaistnieć sytuacja, w której dla danego pracownika będzie gromadzona dokumentacja pracownicza podlegająca różnym okresom przechowywania.

Przykład

Pracownik był zatrudniony w latach 2016–2018 na podstawie umowy o pracę na czas określony, która rozwiązała się z końcem 2018 r. Od początku 2019 r. ten sam pracownik kontynuuje zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Dokumentacja pracownicza zgromadzona w okresie pierwszego stosunku pracy będzie wówczas co do zasady podlegała 50-letniemu okresowi przechowywania, a dokumenty gromadzone od początku 2019 r. – 10-letniemu okresowi przechowywania.

Oznacza to, że mimo bezpośredniego nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy pracodawca będzie zmuszony do założenia dla niego nowej teczki, choć poprzednio w analogicznych sytuacjach kontynuował tę samą teczkę. Do końca 2018 r. bowiem kwestie możliwości połączenia teczek pracowniczych w podobnych sytuacjach nie były wprost uregulowane w przepisach prawa, a praktyka w tym względzie była różna. W wielu przypadkach pracodawcy w sytuacji bezpośredniego nawiązywania kolejnych stosunków pracy kontynuowali akta osobowe, tym bardziej że zarówno na gruncie poprzednich przepisów, jak i aktualnego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej prowadzi się ją oddzielnie dla każdego pracownika, a nie dla każdego stosunku pracy (par. 2 rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Nie można połączyć teczek

W przypadku zakończenia stosunku pracy z końcem 2018 r. oraz nawiązania nowego od początku 2019 r. nie ma możliwości połączenia obydwu teczek nawet w przypadku skrócenia okresu przechowywania pierwszej z nich do 10 lat. Stosownie bowiem do przepisu przejściowego art. 9 ustawy nowelizującej, w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, pozwalający na połączenie teczek art. 945 ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.

Połączenie teczek jest zatem możliwe jedynie wtedy, gdy łącznie zostały spełnione dwa warunki – w dniu 1 stycznia 2019 r. poprzedni stosunek pracy trwał i pracodawca za ten okres złoży za pracownika raport informacyjny.

Skrócenie do 10 lat nie pomoże

Nawet skrócenie okresu przechowywania dokumentacji do 10 lat w przypadku złożenia za pracownika raportu informacyjnego (ZUS RIA) nie spowoduje możliwości połączenia obu teczek pracownika i wspólnego ich przechowywania. W takim przypadku bowiem okres przechowywania pierwszej będzie wynosił 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony (na co pracodawca zgodnie z przepisami ma rok od dnia złożenia do ZUS oświadczenia ZUS OSW w odniesieniu do byłych pracowników), a w przypadku nowej teczki będzie to 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustanie.

Przykład

Pracownik był zatrudniony w latach 2016–2018 na podstawie umowy o pracę na czas określony, która rozwiązała się z końcem 2018 r. Od początku 2019 r. ten sam pracownik został zatrudniony na umowę na czas nieokreślony. Pracodawca w 2020 r. złożył za pracownika raport informacyjny dotyczący okresu zatrudnienia 2016–2018. Wówczas okres 10 lat przechowywania dokumentacji należy liczyć od końca 2020 r. i upłynie 31 grudnia 2030 r. Stosunek pracy nawiązany w 2019 r. ustanie za porozumieniem stron 15 kwietnia 2025 r. Okres przechowywania dokumentacji zgromadzonej w związku z nawiązaniem stosunku pracy w 2019 r. upłynie 31 grudnia 2035 r.

Problematyczne świadectwo pracy

Pojawia się zatem pytanie, kiedy w takim przypadku wystawić świadectwo pracy dokumentujące obydwa powyższe stosunki pracy. Stosownie do art. 97 par. 1 kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy niezwłocznie, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Z powyższego przepisu wynika zatem, że jeśli pracodawca kontynuuje zatrudnienie pracownika na podstawie kolejnej umowy o pracę, nie ma obowiązku wystawienia świadectwa pracy. Obowiązek taki miałby jedynie na żądanie pracownika (art. 97 par. 11 kodeksu pracy).

Zakładając, że pracodawca nie wystawi świadectwa pracy po zakończeniu pierwszego stosunku pracy i okres przechowywania starej teczki upłynie przed okresem przechowywania nowej, a pracownik nie odbierze swojej dokumentacji, wobec braku poprzedniej dokumentacji wystawienie dokumentu obejmującego obydwa okresy zatrudnienia może okazać się trudne.

Problem może pojawić się także wtedy, gdy okres przechowywania nowej dokumentacji upłynąłby przed okresem przechowywania starej. Dotyczyłoby to sytuacji, w której pracodawca nie skróciłby okresu przechowywania dokumentacji za okres zatrudnienia 2016–2018 z przykładu. Wówczas świadectwo pracy za obydwa okresu zostałoby zniszczone wraz z nową dokumentacją i pracownik, który po zniszczeniu nowej dokumentacji zwróciłby się o kopię świadectwa pracy obejmującego obydwa okresy (bo poprzednie np. zgubił), nie mógłby go uzyskać.

Kłopoty z ewidencją pracy

Kolejna wątpliwość pojawia się w związku z brzmieniem przepisów przejściowych do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Stosownie do par. 20 ust. 1 rozporządzenia do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy zgromadzonych przed tym dniem stosuje się przepisy niniejszego rozporządzenia, z wyjątkiem par. 2–6. W tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia. W świetle natomiast ust. 3 przedmiotowego paragrafu do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, o których mowa w ust. 1, prowadzonych w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem. Oznacza to, że pracodawcy będą zobowiązani do prowadzenia kart ewidencji czasu pracy dla pracowników według dwóch różnych wzorów.

Paragraf 21 rozporządzenia daje pracodawcy możliwość dostosowania do aktualnych przepisów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy zgromadzonych przed tym dniem do aktualnych przepisów. Nie do końca wiadomo jednak, czy owo dostosowanie musi być kompleksowe, czy też może dotyczyć np. samej karty ewidencji czasu pracy.

Można podejrzewać, że pracodawcy kierujący się przede wszystkim prostotą obsługi procesów kadrowych nie będą zainteresowani dostosowaniem dotychczasowych akt pracowników, których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r., do nowych przepisów. Natomiast kartę ewidencji czasu pracy będą chcieli prowadzić w jednolity sposób dla wszystkich zatrudnionych. Wydaje się, że na gruncie przepisów przejściowych jest dopuszczalne dostosowanie dokumentacji jedynie przez ujednolicenie karty ewidencji czasu pracy, przy jednoczesnym pozostawieniu dotychczasowej wersji pozostałej dokumentacji. Zasadne byłoby, by stanowisko w tym zakresie zajęły Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej lub Państwowa Inspekcja Pracy.