• Skrócony okres przechowywania akt
- ubezpieczonych, którzy u danego płatnika zostali zgłoszeni do ZUS po 31 grudnia 2018 r. W takim przypadku termin 10-letni oblicza się od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę;
- warunkowo – ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., w takim przypadku 10-letni okres będzie obliczany od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złożył raport informacyjny.
- kopię raportu informacyjnego;
- dowody potwierdzające wykonywanie w okresie w latach 1999-2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
- odpowiednie pouczenie.
• Mniej papieru, ale też nowe zasady prowadzenia kartotek i ewidencji
- Poza skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, zmiany, które weszły w życie z początkiem tego roku, pozwalają również na prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w formie elektronicznej. Dotyczy to również tej dotychczasowej, czyli wytworzonej w postaci papierowej – przepisy wprowadzają bowiem możliwość digitalizacji takiej dokumentacji. Przy okazji tych zmian uporządkowano kwestie dotyczące dokumentacji pracowniczej w kodeksie pracy i przepisach wykonawczych – zmiany, zwłaszcza w obrębie tych ostatnich, są bardzo znaczące. Punktem wyjścia jest wprowadzenie do kodeksu pracy definicji dokumentacji pracowniczej. Pojęcie to obejmuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. W związku z tą zmianą minister rodziny pracy i polityki społecznej 10 grudnia 2018 r. wydał nowy akt wykonawczy – rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Zastępuje ono dotychczasowe rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894). Zasadniczą zmianą wynikającą z nowego rozporządzenia jest rozbudowanie akt osobowych pracowników – docelowo mają się one składać nie z trzech, a z czterech części. Do dotychczasowych części A, B i C (w których gromadzone są dokumenty związane z – odpowiednio – ubieganiem się o pracę, z nawiązaniem i trwaniem zatrudnienia oraz z ustaniem stosunku pracy), dochodzi część D, do której trafią dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub innej, określonej w przepisach odrębnych. Poza tym również dotychczasowe działy akt osobowych zostaną z jednej strony rozszerzone o dodatkowe dokumenty, z drugiej zaś niektóre dotychczas w nich gromadzone zostaną przesunięte do odrębnej dokumentacji. Niezależnie bowiem od prowadzenia akt osobowych nowe rozporządzenie zobowiązuje pracodawców również do gromadzenia, oddzielnie dla każdego pracownika, „dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy”, która obejmuje dokumenty dotyczące czasu pracy, urlopów wypoczynkowych, wynagrodzeń oraz przydziału odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej.