Zmiany, jakie weszły w życie od 2019 roku, poza skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, pozwalają na prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w formie elektronicznej.
• Skrócony okres przechowywania akt
1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357), która znowelizowała m.in. ustawę z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.) oraz ustawę z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).
Zgodnie z ogólną zasadą, która wynika z przepisów ustawy emerytalnej, płatnik jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Od 1 stycznia 2019 r. płatnik przechowuje akta przez 10 lat w następujących przypadkach:
- ubezpieczonych, którzy u danego płatnika zostali zgłoszeni do ZUS po 31 grudnia 2018 r. W takim przypadku termin 10-letni oblicza się od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę;
- warunkowo – ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., w takim przypadku 10-letni okres będzie obliczany od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złożył raport informacyjny.
Aby skorzystać z drugiej możliwości, płatnik musi złożyć nowy dokument – raport informacyjny. Treść tego dokumentu została określona w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.
Przekazanie tych danych będzie oznaczało, że ZUS, przyznając świadczenie lub je obliczając, nie będzie mógł żądać tych informacji o wnioskodawcy.
Trzeba podkreślić, że raport informacyjny można złożyć, a tym samym skrócić okres przechowywania akt, jedynie za pracownika lub zleceniobiorcę. Przy czym za zleceniobiorców ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych uznaje także osoby świadczące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
Za ubezpieczonych zgłoszonych do ZUS w latach 1999–2018 płatnik może, ale nie musi składać raportu informacyjnego. Niezłożenie raportu będzie miało ten skutek, że zgodnie z dotychczasowymi przepisami płatnik musi przechowywać akta przez 50 lat. Jeśli jednak chce skrócić ten okres, przed przekazaniem raportu musi złożyć ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Oświadczenie może zostać odwołane, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego. Co więcej, jeśli płatnik złoży pierwszy raport informacyjny, musi złożyć raporty za wszystkich ubezpieczonych. Złożenie wszystkich raportów jest obowiązkowe w terminie roku od złożenia oświadczenia. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy osoba zgłoszona do ubezpieczeń w latach 1999–2018 zostaje z nich wyrejestrowana u tego płatnika po 31 grudnia 2018 r. W takim przypadku raport musi być złożony wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych.
Jeśli płatnik składa raport wraz z wyrejestrowaniem ubezpieczonego, musi mu przekazać:
- kopię raportu informacyjnego;
- dowody potwierdzające wykonywanie w okresie w latach 1999-2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
- odpowiednie pouczenie.
W pozostałych przypadkach informacje o złożeniu raportu ubezpieczony otrzyma także od ZUS wraz z informacją o stanie konta, która przesyłana jest corocznie. Jeśli ubezpieczony utworzył profil informacyjny na PUE ZUS, to informacja zostanie mu udostępniona na tym profilu.
Ubezpieczony ma prawo skontrolować, czy przekazane przez płatnika dane są prawdziwe. Jeśli stwierdzi błędy powinien, zażądać ich poprawienia od płatnika. Jeśli to okaże się niemożliwe – także od ZUS.
• Mniej papieru, ale też nowe zasady prowadzenia kartotek i ewidencji
- Poza skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, zmiany, które weszły w życie z początkiem tego roku, pozwalają również na prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w formie elektronicznej. Dotyczy to również tej dotychczasowej, czyli wytworzonej w postaci papierowej – przepisy wprowadzają bowiem możliwość digitalizacji takiej dokumentacji. Przy okazji tych zmian uporządkowano kwestie dotyczące dokumentacji pracowniczej w kodeksie pracy i przepisach wykonawczych – zmiany, zwłaszcza w obrębie tych ostatnich, są bardzo znaczące. Punktem wyjścia jest wprowadzenie do kodeksu pracy definicji dokumentacji pracowniczej. Pojęcie to obejmuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. W związku z tą zmianą minister rodziny pracy i polityki społecznej 10 grudnia 2018 r. wydał nowy akt wykonawczy – rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Zastępuje ono dotychczasowe rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894). Zasadniczą zmianą wynikającą z nowego rozporządzenia jest rozbudowanie akt osobowych pracowników – docelowo mają się one składać nie z trzech, a z czterech części. Do dotychczasowych części A, B i C (w których gromadzone są dokumenty związane z – odpowiednio – ubieganiem się o pracę, z nawiązaniem i trwaniem zatrudnienia oraz z ustaniem stosunku pracy), dochodzi część D, do której trafią dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub innej, określonej w przepisach odrębnych. Poza tym również dotychczasowe działy akt osobowych zostaną z jednej strony rozszerzone o dodatkowe dokumenty, z drugiej zaś niektóre dotychczas w nich gromadzone zostaną przesunięte do odrębnej dokumentacji. Niezależnie bowiem od prowadzenia akt osobowych nowe rozporządzenie zobowiązuje pracodawców również do gromadzenia, oddzielnie dla każdego pracownika, „dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy”, która obejmuje dokumenty dotyczące czasu pracy, urlopów wypoczynkowych, wynagrodzeń oraz przydziału odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej.
!Przed 1 stycznia zasadą było, że wynagrodzenie wypłacane jest do rąk własnych pracownika, chyba że inny sposób dopuszcza układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to zgodę na piśmie.